17年前，美国麻省理工学院教授尼葛洛庞帝撰写出《数字化生存》一书，描绘了信息技术的宏伟蓝图以及数字时代人们生活方式的巨大变革。今天，他的预言一一变为现实。数字化不仅彻底改变着人类社会的生活方式，也冲击着传统的工作方式。高校档案工作无一例外地受到了巨大的影响，档案工作的对象、方式、内容以及管理思想上都正在发生着深刻的变革。面对数字时代带来的变革，高校档案馆怎样才能顺应时代的潮流，实现高校档案馆的社会责任呢？笔者以为，坚持效率与效果并举，是数字时代高校档案馆的理性选择。
一、效率与效果原则，缘自新公共管理理念
新公共管理（new public management，NPM）是20世纪80年代以来盛行于英、美等西方国家的一种新的公共行政理论和管理模式，也是近年来西方国家规模空前的行政改革的主导思想之一。根据OECD（经济合作与发展组织）的界定，西方国家行政改革的共同内涵包括三个方面，即企业管理技术的应用、服务及顾客导向的强化、公共行政体系内的市场机制及竞争功能的引入。英国著名的行政学者克里斯托夫·胡德（Christopher Hood）则将新公共管理的特征概括为：公共政策领域中的专业化管理；绩效的明确标准与测量；强调产出控制；公共部门内由聚合趋向分化；公共部门向更具竞争性的方向发展；对私营部门管理思想的重视；强调资源利用要具有更大的强制性和节约性。
追求效率是公共行政管理的出发点和落脚点。新公共管理在追求效率方面主要采取三种方法：一是放松严格的行政规制，实行严明的绩效目标控制；二是重视管理活动的产出与结果，关注公共部门直接提供服务的效率和质量，主张对外界情况的变化以及不同的利益需求作出主动、灵活、低成本、富有成效的反应；三是强调广泛采用私营部门成功的管理理论、模式、方法和技术，提高效率，如重视人力资源管理、强调成本——效率分析、全面质量管理、强调降低成本等。
新公共管理的基本理念就是引入现代经济学和私营部门管理的理论，以解决公共部门管理的效率和效果问题。效率和效果是两个不同的概念，效率是关于做事的方式，注重的是目标执行的过程，效果则注重的是结果，或者说达到组织的目标。美国著名的管理学教授斯蒂芬·P·罗宾斯博士解释说，效率是指以尽可能少的投入获得尽可能多的产出。因为管理者经营的输入资源是稀缺的，他们必须关心这些资源的有效利用，因此管理就是要使资源成本最小化。然而，仅有效率是不够的，管理者还必须使活动实现预定的目标，即追求活动的效果。管理者也不能只是关注达到和实现组织目标，也就是关注效果，还要尽可能有效率地完成工作。在成功的组织中高效率和高效果是相辅相成的。
二、追求效率与效果相辅相成，坚持需求导向与效益优先并举
传统的高校档案工作重心是对档案实体的管理与利用，进入数字时代以后，电子文件的广泛应用，已成为势不可挡的潮流，使高校档案工作的内涵发生了许多新的变化，工作理念与工作方式都面临全方位的挑战。在这场挑战中，高校档案工作经历着传统与现代的碰撞，两个关乎数字时代高校档案管理效率与效果的问题，即增量电子文件归档与馆藏存量档案数字化的问题，已清晰地浮出水面，只有科学合理地解决好这两个问题，才能确保高校档案馆既能顺应数字时代发展的要求，又能有效控制管理成本，提高管理效率，增强管理效果。
笔者认为，高校档案馆要解决好上述两个问题，必须以新公共管理理论的效率与效果原则为指导，做到两个坚持：第一，坚持需求导向，兼顾主体需求与社会需求。20世纪50年代，美国著名档案学家谢伦伯格提出文件双重价值理论，他把公共文件的价值分为第一价值和第二价值，第一价值是指对原机关的原始价值，即文件对形成机关工作事务的有用性，体现为行政管理价值、法律价值、财务价值和科技价值。第二价值是对其他机关与个人利用者的从属价值，它是指文件对形成机关以外的其他利用者的有用性，包括证据价值和情报价值（也称研究价值）。第一价值重点满足主体需求，而第二价值则主要满足社会需求。因此，在确定增量电子文件归档及馆藏存量档案数字化范围时，不仅要重点关注高等学校本身的需要，同时也要充分考虑国家和社会对高校档案的需要。
第二，坚持效益为先，兼顾社会效益与经济效益。效益即指实效，每一种效益都有一种量的表现形态，效益最大化，即指获得与付出之间的最高比值。数字时代高校档案工作的效益原则，是最深刻而普遍的社会效益与最经济而实惠的成本效益的统一。按照这一原则，在确定增量电子文件归档及馆藏存量档案数字化范围时，既要充分维护学校历史，最大限度满足高校与社会的双重利用需求，同时也要从经济上考虑是否合算，如果电子文件归档与档案數字化所带来的效益超过所付出的代价时，为此而开展的工作才真正具有意义，否则，将得不偿失，并为此承受人力、物力、财力的负担。
三、增量电子文件归档与存量档案数字化的实践策略
（一）关于增量电子文件的归档策略
随着高校数字化校园建设的推进，电子文件正逐渐取代纸质文件，成为高校信息资源的主要载体和表现形式。面对海量增长的各类电子文件，应该做出如何选择，这是当前高校档案馆面临的棘手问题。笔者以为，要解决好这一问题，必须杜绝两种错误做法：一种是忽略增量电子文件的收集和质量控制，任凭其散存于各职能部门自生自灭；另一种是盲目收集，使海量的电子文件全部“档案化”。两种错误做法均有悖于新公共管理理论的效率与效果原则，前者将导致优质电子文件资源的丢失，使高校档案馆难撇渎职之嫌，而后者则可能造成人力、物力、财力的巨大浪费，使学校蒙受经济损失。为此，高校档案馆必须肩负起数字时代赋予的历史重任，科学合理地确定电子文件的收藏结构与归档范围，从而确保有价值的电子文件转化为档案，维护历史的记忆。
由于目前尚未出台高校电子文件归档范围的相关规范，各高校档案馆的具体做法不尽一致，笔者认为，根据高校电子文件产生的实际情况，应加强对以下五类电子文件的收集归档：