浅谈人防档案的保密和公开工作
【摘要】本文结合人防档案管理工作的需要，提出了如何做好人防档案的保密工作和对人防档案公开工作的具体要求。
【关键词】人防档案保密公开
人防档案工作有关国防、军事等多个领域，档案文件涉密较多、层次较高。人防档案的保密工作是人防重要的基础工作之一，在新的形势下，为推进人防现代化建设，做好档案保密工作是一项艰巨又紧迫的任务，倘若在人防档案文件尚未解密之前就泄密出去，将造成很大危害。但是，当前，信息公开和政府依法行政是新形式下的要求，具有保密性的档案信息要有选择的适当的公开，这也是对现实工作有着积极的引导作用，对外提供利用与社会利益密切相关的人防档案文件，其选择性和开放程度是公开还是保密的关键点，这关系到人防档案信息利用的实现和人防档案自身价值的实际体现。若因遴选错误而造成人防信息的失密或泄密，会危及社会的稳定，损害国家与公众的利益，所以信息保密与开放利用有很强的政策性，有很强的安全保护的要求。人防档案的价值实际上就是档案的利用价值，这是档案能满足社会需求的具体表现。当档案的信息性或原始记录性能够满足社会某个方面的需求时就实现了档案的价值。能够发挥人防档案的作用，就充分体现出人防档案的自身价值，这就是说人防档案的作用就是人防档案的价值。江泽民同志就曾提出：革命战争年代，保密就是保生存、保胜利；和平建设时期，保密就是保安全、保发展。怎样处理好人防档案保密与利用之间的关系，怎样解决好人防档案保密安全管理之中所存在的问题，怎样使人防档案无时无刻处于可控范围内，这是值得我们探讨和研究的一个重要课题。
一、做好人防档案保密工作
确定档案的密级，可以有效地使档案工作人员对照不同的档案密级而采用不同的办理对策，这样就可以最大限度地提供与应用人防档案。要根据等级处理人防保密档案，保密档案的等级根据《中华人民共和国保密国家秘密法》的相关规定，被划分为“秘密”、“机密”和“绝密”三级。
1、创建体制，保障人防保密档案的安全性。人防单位要根据《中华人民共和国保密国家秘密法》，与相关涉密人员尤其是核心涉密人员签署保密协议，就是为信息公开的做好保密工作的一个好方法。根据协议内容，使涉密人员明确自己所承担的保密义务以及失密、泄密的责任追究。在签署保密协议后，就具有相应的法律效用。这将大大的增加了对相关涉密人员行为的约束力，强而有力的为人防单位的保密工作提供法律保障，保障了档案的安全性。
2、依据必要性，掌握人防档案密级变化。人防档案在整个保管的过程中，其密级是根据文件贯彻的情况和时间的推移变化的，不是没有一点变化的。密级基本的变化是升密、降密、和解密。在这之中升密是极少数的情况，并且是暂时的；大多数的密级的变化，总趋势是降密，直至解密。
3、对照原则性，划分人防保密档案期限。人防保密档案的保管期限要根据国家有关的法律法规则来区分，根据《国家秘密保密期限的规定》中规定：除有特殊规定外，绝密级事项不超过30年，机密级事项不超过20年，秘密级事项不超过10年。保密期限在一年及一年以上的以年计，在一年以内的以月计。
4、合理分类，完善人防保密文件材料归档体制。遵照有关档案办理规定，应统一办理人防保密档案文件材料归档工作，除了人防单位的各类保密文件外，还包括多种《应急预案》等。人防单位的领导更要起到表率作用，要以身作则，，并严格要求涉密人员遵守人防档案保密办理规定，以确保各类档案完整，齐全，无破损地归档，还要规范电子文档类和文件类材料，并移交完整的档案明细，任何个人也不能将其据为己有，坚决做好保密工作。
二、做好人防档案公开工作
1、要妥善处理好档案保密与利用之间的关系。保密和利用是对立统一的辩证关系，想要做到“保而不死、用而不乱”，实现真正的资源共享，切实有效地防止利用过程中发生失密、泄密事件，将人防档案处于可控的范围之内，只有正确处理人防档案的利用与保守国家秘密之间的关系，积极去寻求两者间最佳的结合点。只有这样才能做到既能维护档案安全保密又能充分发挥人防档案的价值。人防档案工作者既要树立热心服务的思想，又要树立牢固的保密观念。片面地强调保密，就会丧失保密工作本身的意义，人防档案管理工作也就失去了活力和生命力。若缺乏档案保密观念，无视涉密档案的秘密性，无限制地扩展开放档案利用的范围，也会给国家的利益和安全造成危害。因此档案的利用，一定是在保密的基础上利用，使档案资料在可控的范围、地点、时间内合理地发挥自身的作用，掌握人防档案价值的时效律，就要求涉密人员正确判断不同档案的时效性，要适时地提供利用，以免因错过最佳的开发利用时机而使档案丧失部分或全部价值。
2、要合理建立的人防档案开放与利用的审核机制。俗话说“没有规矩不成方圆”，首先就要建立对拟开放人防档案进行审批和审核制度。要严格根据相关规章制度，组织相关人员，认真地逐页审核实行开放的人防档案，并向有关部门提出档案开放审批意见。坚决不对外开放那些未经开放审批、审核的人防档案，坚决维护公民权益、国家利益，严防有损国家安全的不宜公开的档案被公开利用。其次要建立对拟在网络中实行公开的档案信息进行审批和审核的制度。对上网档案、文件要严格进行审查核实，防止将那些应当保密的各类档案和文件上传到非涉密网络上，以免造成不良的社会影响，以确保人防档案信息安全。
3、要全面强化人防档案应用利用时的监督措施。第一是在档案馆（室）内应安装摄像监视器，严格对档案利用过程实行动态管理；第二是无论任何个人和单位要查阅涉密人防档案时，必须说明查阅的理由并出具有效的行政介绍信。原则上涉密档案不得借出，必须在档案室内查询阅览，只有这样才能确保人防档案的安全保密性，也维护了人防档案的齐全完整性；第三在合理借阅人防档案的同时一定要做好人防档案利用的登记工作。档案室的登记本上应对借阅人、所查询人防档案的卷次、借阅数量和借阅目的等进行详细记录；第四是在整个人防档案应用利用过程中坚决不允许擅自复制涉密档案。必须仔细填写利用申请单，申报请相关领导批准后，由人防档案管理人员定点复制，并且造册登记，严格控制复制份数，在档案使用结束后要确认收回，要视复制件同原件一样保存。档案管理人员应在利用者离开档案室之前，认真检查被利用案卷内的相关材料，这样便于及时发现撤换、涂改、损毁、抽取等违章情况。
作者简介
房磊，（1968.12-），女，辽宁省朝阳市人，现职称：副研究馆员，学历：本科，研究方向：档案管理.