浅谈做好档案工作应当注意的几个问题
【文章摘要】
随着改革开放和社会主义市场经济的不断深入，档案工作的特点也有了新的变化，人们对档案工作也越来越重视。因此，在新时期、新形势下如何做好档案管理工作，成为人们普遍关注的问题。本文着重分析了做好档案工作应该注意的几点事项。
【关键词】
档案管理；注意事项
0 引言
档案存在于我们工作、生活的各处，是一种依据、一种证明。档案可以为经济的发展、社会的稳定以及事业的进步提供真实可靠的信息，对于企事业单位的健康发展起着至关重要的作用。同时，档案也是机关工作以及生产建设等方面的科学参考依据，是进行科学研究的重要资料，它的存在，对于人们认识世界、改造世界起着十分重要的作用。因此，加强对档案的管理并做好档案工作显得尤为必要。
1 强化队伍建设，全面提高从业人员的政治素质和业务水平
首先是提高档案人员的政治理论水平政治态度及职业道德。这就要求档案人员要认真学习马列主义、毛泽东思想和邓小平建设有中国特色的社会主义理论，要与时俱进，加强政治纪律，提高政治鉴别力和政治敏锐性，要在涉及档案工作的路线、方针、政策等重大原则问题上同党中央保持高度一致，恪守档案工作纪律，贯彻执行《档案法》，严守党和国家的机密，热爱档案事业。
其次是提高档案人员的业务素质。档案人员应具有较高的、相应的专业知识水平和业务实践能力，即不仅学习掌握档案学理论知识，还要熟悉与档案工作相关的文化、理论与科学技术，比如文史知识、社会学、统计学、现代化设备的操作技术等。档案人员不但要有继承传统档案工作理论的观念，还要有研究探索档案工作发展中出现新情况的意识，利用先进技术解决新问题，丰富和发展档案工作的理论与实践。
再次是恪守档案管理人员的职责。作为档案管理人员，要定期对档案进行查看。首先要保持档案的完整性，确保档案的安全，即保证档案无因人为原因造成破损，档案内容以及实体不被他人窃取。一旦发现档案有破损的情况，要及时对其进行修复。其次，要保证档案有序排列，规范整齐，按照档案的类型及大小进行排列，保证档案方便查阅。再次，要将档案集中保管，不可将档案分散开来，造成档案管理不便甚至是档案丢失的情况发生。档案的保管工作十分重要，对于管理人员来说可能比较辛苦，但是这是一份光荣的职业，因此档案管理人员要持之以恒，努力完成本职工作，时刻保持警惕，确保档案的安全与完好。
另外要注意发现和培养适应现代化管理的人才。随着社会的发展，科学技术的进步，档案工作的任务、工作环境、服务对象、管理方式都发生着变化，现代技术也广泛应用到档案工作中，需要人去操作、去管理。因此，各级领导要敢于大胆使用具有专业理论知识和专业技术特长的年青干部，发挥他们的聪明才智，大胆启用。另一方面由于档案工作连续性强，许多工作，特别是基础业务和规章制度建设，需要档案人员较长时间的学习.积累经验，才能逐渐适应或逐步完善，因此，必须抓紧做好档案干部的稳定工作，促进档案工作的持续稳定发展。还要加强现有人员的继续教育，以适应目前的现代化档案管理工作。
2 要突出做好档案保管过程中的保密工作
保护国家机密不外泄是每个公民的责任和义务，尤其是对于档案管理人员来说，更是一种神圣的职责。档案管理工作人员确实对于档案的保密工作尽职尽责，但是也由此产生了一些弊端，很多档案由于长时间被束之高阁，发挥不了其应有的价值，久而久之就变得一文不值，加上有些领导不能及时全面的对这些档案进行查阅，导致了档案的浪费，档案管理人员的管理价值也没办法在利用档案的过程中得以体现。档案的保密工作确实十分重要，但是对档案的保密是为了更好的加以利用，否则档案的保密工作也变得毫无意义。档案的利用应建立在保密的基础上，即在正确的时间、地点以及合理的范围内使用档案，这样才能体现出档案存在的价值。
档案的保密重点之处在于档案的库房管理。对于有条件的机关单位来说，档案的库房应设置在单独的建筑内，由专人管理。但是有些单位不具备条件，把库房设置在办公楼内，需要注意的是，这些在办公楼内的库房不应设在办公楼的最底层，而且应该与办公室与阅览室区分开，库房的门窗要采取一定的加固加密措施，防止档案被窃取。另外，应该制定严格的库房管理制度，并有专人对库房进行管理与保护，禁止一切无关人员进入库房，这样才能保障档案的保密与安全。
3 做好档案利用中的监督工作
3.1 采取科学合理的监督措施
在利用档案的过程中，为了安全起见，档案室要安装监控探头，以方便对于利用者的实时监督。作为监管人员，要在利用者入馆前向他们交代清楚利用档案时应遵守的规章制度与注意事项，并与他们交谈，根据不同利用对象的不同目的，有的放矢的开展监督工作。对于那些有不良习惯的来馆查阅档案人员，管理者要对其进行及时的提醒，以防止在档案上留下划线或是口水等记号，保证档案的整洁。在利用者查阅完档案后，应提醒他们及时将档案交回，管理人员要仔细查看被查阅被利用过的文件，检查其是否有缺失或是破损的现象，一旦发现问题，要立刻查出，并在利用登记簿上备注说明。对于那些被严重损毁的档案，应该向相关领导报告，追究利用者的责任，并尽快对档案进行修复，以挽回不必要的损失。
3.2 建立健全的档案利用制度
档案的利用具有一定的规章制度，一般包括阅览制度、复制制度以及外借制度等。管理人员要针对不同的利用对象，确定不同的利用范围，规定不同的审批手段，保证利用档案的工作有制度可依。值得注意的是，档案利用制度的内容应该简洁明了，便于执行，同时还要严谨，没有漏洞。在以后的实践中，要总结经验和教训，不断充实档案利用制度的条款，使其更加完善，更好的服务于档案的保密工作。
4 结论
综上所述，档案管理工作是十分重要的环节。随着社会的发展进步，档案的数量逐渐增加，档案的内容也日益丰富，档案的管理与利用之间的矛盾也日渐突出出来。因此，要进一步规范对于档案的管理工作，加强对于档案管理人员的业务培养，不断提高他们的综合素质，并在档案管理的过程中融入现代化的管理技术，使档案工作得以更好的进行。
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