论现代企业制度下的商业秘密管理
摘要《中华人民共和国反不正当竞争法》自1993年颁布至今已有十余年,其中有关商业秘密的规定早已人所共知,但从整体来看,我国公民的商业秘密意识较之于发达国家而言仍较为薄弱。特别是世界贸易组织在保护知识产权的trips协议中,也对商业秘密作出了详细而完整的规定,所以,当中国结束了漫漫十五年的入世征程后,完善商业秘密的保护便成为了与世界接轨的重要一环。就企业而言,保护好企业的商业秘密同样至关重要。本文在对部分企业走访了解中发现,虽然部分单位已将商业秘密保护工作纳入日常工作体系,但保密状况却并不尽如人意。一些单位的保密措施缺乏规范,制度不够合理;部分员工保密意识薄弱,保密积极性不高,一旦发生泄密事件,后果可能不堪想象。
关键词现代企业制度 商业秘密 监督 人才
中图分类号:F272.9 文献标识码:A 文章编号:1009-0592(2010)06-202-02
一、商业秘密保护的必要性
第一,面对开放的市场,握有并保护好企业的核心竞争力成为促进企业可持续发展的重中之重;第二,许多公司实现上市,如果出现任何泄密事件,都可能引起投资者对公司价值的质疑,丧失投资者的认可,降低公司资信;第三,部分企业虽已转制,但国有控股的身份仍让他们或多或少地掌握一些国家机密的部分内容,而国家机密与公司商业秘密的保护并不重合、并不矛盾。
二、商业秘密保护的目标及原则
(一)目标
第一,保护好公司的重要信息,防止为其他竞争对手获取;第二,保留住公司的涉密人员,防止人员畸形流动带走公司商业秘密;第三,利用好现有的重要信息,为公司创造出更大的价值
(二)原则
第一,保密工作应结合ISO9000的标准化认证体系,由公司各部门协同完成;第二,保密工作的落实必须能够调动公司全员参与保密工作的积极性与自觉性;第三,保密措施的推行不能妨碍公司员工使用信息的便利性;第四,保密规章应符合并最大限度地利用现行的法律法规。
三、商业秘密保护的具体措施
在此,我将从完善制度、改善管理、加强监督三个方面着手提出相应的解决方案。
(一)完善制度
依法办事的前提应是有法可依、有章可循。只有当制度以成文模式固定下来,才能成为具体操作的依据,而部分企业目前正是缺乏相应的保密制度。制定企业内部一套完整的保密制度理应成为万事之基。
1.明确概念
(1)界定商业秘密的内涵。根据我国《反不正当竞争法》的规定,商业秘密是指不为公众所知悉、能为权利人带来经济利益、具有实用性并经权利人采取保密措施的技术信息和经营信息。作为法律上的界定,由于其着眼点在于普遍适用性,不可能求全责备、面面俱到,因而缺乏针对性在所难免。究竟哪些内容需要或者可以界定为企业内部的商业秘密,国家法律实际上已将私法领域内的自治权赋予给了各个单位。作为企业行政应首先确定本公司的秘密范围,在这一问题上不存在同行业的对照比较,即使同行业的其他单位将某一事项排除在保密之列,也并不妨碍该公司对之予以保密;其次要确定商业秘密等级,可以参照国家《保密法》的有关规定,依次分为绝密、机密、秘密三档;最后要确定保密期限,期限届满后,该消密的要消密,避免保密资源的浪费。
(2)界定涉密人员的范围。涉密人员范围越宽,泄密可能性就越大。在不影响工作正常开展的前提下,涉密人员越少越有利于秘密的安全性,即使发生泄密事件也不能迅速查找源头,追究责任到人。
为便于操作,各企业可根据实际运作情况,先将界定权下放给各基层单位(部门),由各基层单位(部门)根据业务需要各自拟定保密范围,并上报公司总部,由公司保密委员会等相关机构将内容整合后,统一公布。
2.规定流程
企业应将工作流程逐层细化、统一规范并用制度加以固定。公司除应建立审批审核制度、备案查询制度外,应着重采取以下措施,即对各部门、各工序进行分割封锁、权利分设、秘密分解。其中,市场、技术、财务三者相分离尤为重要。与此同时,应注意以上措施的施行绝不能损害一线员工接触资料的方便性,在一定的岗位,一定的职责、业务范围内该知道的一定要知道,绝不能因保密而阻碍其正常工作的开展,也绝不能过多增加相关人员的工作负担,这就需要在保密与公开之间寻找一个平衡点,实际上也是一个概念界定问题。
3.拟定保密合同
根据《劳动法》的规定,允许企业与员工签定保密合同。所以公司不妨根据本单位情况预先拟定保密合同,明确保密责任,制定离岗离职脱密措施,规定竞业禁止及泄密惩罚措施。只要合同内容符合国家立法的目的,不与相关法律相抵触,都将受到法律的保护。
综上,与其亡羊补牢,不如未雨绸缪。只有制度无懈可击,才能有效杜绝规避行为的发生。
(二)改善管理
虽说商业秘密保护的起点与归宿是个法律问题,但相对于具体的公司而言,其实质却在于“管理”二字。只有当公司整体管理档次提升了,商业秘密保护才算真正启动;反之,也只有商业秘密保护措施完善了,公司才能通过以点带面,完善自我管理。从这一辨证统一的意义上说,依靠法律完善制度,其本身也正是改善管理的重要体现。
1.规范运作
一个企业的运作是体制与机制的结合。体制相对稳定,机制应当灵活。为加强保密管理,不妨从制度着手,采取以下措施:
(1)公司各部门应协同作战、齐抓共管、分工不分家。部分将保密工作纳入日常管理的单位惯常做法往往是将保密管理职责归于一个部门或一个行政机构,但事实上保密工作所涵盖的事项绝非一个部门有限的人力、物力、财力资源所能驾御的。公司上下应达成共识,即保密管理是公司各部门的共同职责,即使决策层指定某一部门负责,这一部门起到的作用也仅仅是“统筹”而非“通管”。
(2)公司应通过形式多样的宣传教育,将保密措施渗透到企业文化之中,用注入了保密观念的企业文化去潜移默化地引导认识、统一思想、提高员工素质。公司可以不定期开展一些保密知识讲座,举办知识竞赛、座谈会,充分利用宣传橱窗、公司报刊等内部媒介,既可正面宣传、刊登保密工作方面的先进事迹,也可反面教育,通报重大失泄密事件的处理决定。
(2)硬件上,公司应设置专门的机要重地,禁止非机要人员随意进入,并单独划拨保密经费,配置高科技安全装置;软件上,可以通过设定程序,制约计算机信息系统的存储、提取和使用资料的范围,保管好自己业务范围内的重要信息。同时,单位可通过组建数据库汇总全公司所有备份信息,一方面利于信息的采掘和再利用,另一方面也利于查找资料间的关联性,为新产品的开发,优惠措施调整幅度的确定提供参考依据。
(4)公司应实行人员的备份。在关键岗位上采取双职制,即通常所说的A、B角。就这一论点,部分单位认为,转制后,作为一个企业而言,效益与利润是衡量企业竞争力至关重要的标准,某种程度上说效益与安全难以兼顾,为了安全,设定A、B角,势必造成人力资源的浪费,在运作正常的情况下,只会增加无谓的劳动力成本,要效益就必须敢于承担一定的风险。笔者对这一观念并不认同,事实上,效益与安全并不矛盾,不妨变通地来认识A、B角。一个岗位上的B角,同样可以成为另一个岗位上的A角,只要保证在突发事件中,岗位上的空缺能有人迅速递补上,避免工作中断,那么设定A、B角的方案便起到了物超所值的效用。
(5)公司应将业务水平高,特别是政治素质好、热爱公司的员工选拔到一线,委以重任,并与之签定保密合同,明确各自权利、义务。在签定保密合同这一点的操作上,也有人提出过质疑,作为决策层,他们生怕造成这样一种印象,即企业行政一方是在利用员工对工作的需求,而使员工非自愿签定保密合同,从而在员工心中产生一种弱势群体的被欺压感,不利于企业与员工之间建立互信关系。只要企业能在保密合同中真正做到兼顾双方利益,给员工留有协商余地,笔者相信,一般员工还是能够正确权衡企业需求与个人利益的。