自动化办公下对文秘工作的要求
摘要：互联网的飞速发展，新技术已经被大量投入使用，这为秘书工作提供了新的现代化工作手段，在提高他们的工作效率的同时，也给他们带来了相应的影响，这要求秘书能够掌握以使用网络为工作平台的新技术来适应现代社会的发展。这需要突破的不仅仅是文秘工作操作的方便、更多的是改善他们的观念。
关键词：自动化办公；文秘工作；现代化工作手段
中图分类号：C931.46；TP317.1 文献标识码：A 文章编号：1001-828X（2015）009-0000-02
一、相关概念介绍
（一）自动化办公
办公自动化（Office Automation，简称OA）是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式。办公自动化没有统一的定义，凡是在传统的办公室中采用各种新技术、新机器、新设备从事办公业务，都属于办公自动化的领域。
（二）秘书
秘书作为一种职务名称和社会职业，主要职能作用为助手和参谋。中国秘书的相关工作在近几十年里有了快速的发展。秘书部门应该充分发挥参谋助手作用。参谋工作的开展，是不断发展变化的新形势的需要。
办公自动化提高了文秘工作效率，网络改变了传统文秘工作方式，办公自动化及网络反映了当代社会需要的同时，也给文秘工作带来了极大的影响和冲击，办公自动化与网络的发展对文秘工作具有长久深远是影响。
二、自动化办公对文秘工作的积极影响
（一）促进管理工作进行改革
实现办公自动化的过程，同时也是提升管理工作改革的过程。实现办公自动化能实现时间管理的现代化。由于电子日程表与电子备忘录能在短时间里安排好一个在平时要很长时间才能安排好的会议，还可以解决段相同间里多人参加的会议.能让人高效应付大量会议。能及时告知人们不要错过会议和迟到。还可以科学地调配会议室，交通工具等服务设施。办公自动化可以提升管理系统与管理手段的改革。网络使远程办公成为可能，现在许多大型集团性企业由于业务发展的需要，在各地建立分公司，或者由于销售网络的开拓，在各地建立销售网点，相互之间的办公文件可以通过电子邮件传送，商务会谈也可以在网上进行，这可以大量节省办公费用，大大提高工作效率。
（二）提升秘书人员业务素质
办公自动化的使用，使得文秘工作发生了一次巨大的变革，它不仅使得办公硬件水平得到提升，同时，通人与机器等的协调与沟通，更好的发挥出了秘书人员的主导作用，合文秘工作者的自我价值得到进一步体现，使其思想观念也更加先进。同时，秘书还必须具有时间观念、效率观念与竞争观念。办公室运用工具的巨大变革，不可避免地会引起办公室内部组织机构、管理形式、人员素质的巨大变化。秘书如不更新传统的思想观念，不努力地去学习，就不能适应这一历史的变化，而被时代所淘汰。
三、动化办公对文秘工作的消极影响
（一）保密性低
办公自动化将现代化办公设备和计算机网络结合起来，具有很高的数据共享性，这给的保密工作带来了隐患。若办公自动化系统在硬件或软件上缺乏保密技术防范或技术防范级别不够高，防范不够严密，就极易造成办公自动化系统被黑客攻击、侵害，导致电子文件中的信息被恶意增删或修改，办公自动化要处理、传递、存储公文等敏感信息和机密数据，一旦泄露可能会造成难以估量的后果。
（二）对文秘人员的健康带来一定的危害
办公自动化是借助计算机、复印机、打印机等自动化办公设备来实现的。这些先进的办公设备虽然操作便捷，效率高，但是带给办公室秘书人员的负面影响也是不容忽视的，它们往往带有很强的辐射性，秘书人员长时间接触这些辐射性强的电子设备会产生各种疾病，设备的运作产生大量难闻气味可能含有苯、甲醛、氯气等有害气体，散播在办公室的各个角落是办公室人员健康的隐性杀手，天天盯着电脑视力明显的下降，工作量越大眼睛负荷近视度数也会增加。同时，办公室秘书人员因工作的特殊性会长时间保持坐姿，也难免会产生颈椎病、鼠标手、肩椎炎等职业病，对身体健康带来危害。
四、现代办公自动化对秘书的能力要求
（一）提高素质
现代办公自动化的发展不断更新，市场的需求不断提高，秘书人员应强化自己的意识，提高自我素质，及时把握经济运行和市场的需要，认真为领导服务好，使自己能与时俱进。秘书人员应不断提高自身素质，加强工作能力提升，这不仅是在秘书行业中不断前进的动力，也是适应经济社会不断发展的需要。通过办公自动化系统开展秘书工作，以提高为领导工作服务的效率和质量。文秘人员要时刻谨记自己的职业角色。工作的现代化是一个长期的逐步提高的过程。如果秘书工作的技术水平毫无进展或者进步不明显，就会影响整个单位的工作效益。所以办公自动化的发展对于秘书工作的现代化不仅仅重要，而且也对秘书的素质和能力提出了更高的要求。对日常工作要用一颗细腻的心多看、多学、多问，只有通过坚持不懈的努力，工作才能得心应手。一个人的能力可以反映出他的综合素质水平，文秘人员涉及的面广接触的事情复杂，要想把诸多事务处理得体，把复杂关系理顺。就必须加强学习，不断提高自身素质以及各方面的能力
（二）更新思想观念
在思想观念上要充分认识到办公自动化实现的必要性和长远功效。秘书人员必须尽快转变思想观念，跟上形势和时代的发展步伐，要改变过去不合时宜的旧观念，在新的形势下更新观念。要清楚认识自己的工作，严格要求自己，时刻知道自己该学什么该做什么，持续下去就会发现自己成为了一个有思想、有技能、有能力的人。要与时俱进，具备现代办公软件操作等能力，才能为领导处理事物及决策的能力。更要自觉遵守政治纪律和工作纪律，严格按规章制度办事，一丝不苟加以落实。秘书人员应该强化自己的业务技能，使秘书与现代办公自动化有力的结合起来，发挥其应有的作用。秘书从业人员应该增强自己的创新意识，学会独立思考和打破常规。秘书从业人员要应该要有自我实现的目标，要实现自我价值，就应该将自我意识融进角色的扮演中。在角色中体现自我的价值，这不仅是在秘书行业中不断前进的助推器，也是适应经济社会不断发展的需要。