房屋档案的查询和利用管理工作
摘 要：随着我国经济的快速发展，房地产事业发展十分迅速，房地产事业的发展为房屋档案的管理赋予必要性和重要性。随着我国国民的法律观念及物权意识的不断提升，对房屋档案的查询和管理工作越来越重视，并不断加大对房屋档案的管理力度。房屋档案是处理房地产经纪及各类刑事案件的重要依据，无论是对房地产的建设工作还是房产的投资决策，房屋档案都必不可少。本文结合房屋档案利用管理的现状，对其管理对策进行分析和探讨。
关键词：房屋档案；查询管理；利用管理
1 房屋档案管理概念及特征
房屋档案是对房产的各种信息进行登记，房屋档案不同于其他类型的档案，其专业性极强，且涉及产权、法律及测绘的方方面面，内容十分复杂。房屋档案可以作为有效的依据来对民事纠纷进行解决。房产建设中由于工程的复杂性，会出现经济纠纷，要合理进行纠纷的处理，房屋档案可以起到辅助作用，为案件的处理提供参考依据。在房地产商的投资决策中，房屋档案起到重要的参考作用。房地产商在对开发区进行实地考察的时候，需要以房屋档案为依据，对房产进行精确的成本核算，从而成为开发的依据。由于房产的建设涉及到资金问题，容易与贪污受贿案件相关联，对房屋档案的查询不仅仅有立案，对于案件的侦破和处理起到辅助作用。
2 房产档案查询信息化利用中存在的问题
房产档案信息化在提高查询利用工作的效率方面确实带来了诸多便利，也减少了对纸质档案的依赖，然而由于一些历史原因、技術原因造成目前的查询系统还存在一些缺陷与不足，导致无法保证百分百的查全率和查准率。
2.1 档案数据杂乱是根本原因
目前各个时代的档案信息录入存在诸多差异。第一，身份证信息杂乱。由于个人身份证号码发生过调整，造成前后时期身份证号码格式不同。有的身份证号码信息甚至缺失，又或者用以军官证、户口本、护照等其他信息代替。而目前的查询过程中，除了核对姓名、身份证号码，暂时还没有其他条目信息可以取代。第二，姓名中的生僻字用代号代替。之前的信息录入时，对生僻字把关不严造成随意用其他符号代替，容易造成查询不到相应的准确信息。第三，房屋坐落信息的不统一。时代在发展，房屋坐落名称的写法、变化较大，查询不便。第四，电子影像资料的不完整。大批量的集中数字化扫描很容易造成一些工作失误，如扫描质量差、关联条目错误、大幅面资料无法扫描等问题，导致即使查询到相应电子档案也无法看到清晰的影像资料，仍旧需要调阅实体档案。
2.2 系统建设是客观原因
档案查询要求的是根据查询条件查找影像的档案信息，而非业务数据，这是有本质区别的。根据档案形成的一般规律，尚处于业务办理环节的只能称之为现行文件而非档案资料，故查询利用中不能用流程数据代替档案信息。
3 如何有效的做好房屋档案查询和利用管理工作
3.1 如何做好房屋档案的公开查询工作
房屋档案的查询工作在房屋档案的管理中，占有非常重要的地位，也是其工作最为主要的方面。只有能够快速、准确的做好查询工作，才能更好的完成房屋档案管理工作。
信息化高度发达的今天，房屋档案的录入工作，几乎都是在计算机上完成，不仅是电子详情表格，包括电子图片、指纹录入等电子影像全部输入完成，极大的便利了查询工作。在查询的过程中，电子表格的记录存在的最大弊端就是信息不够灵活和完整，也可能导致损坏。因此必须是纸质资料和电子资料相结合的档案管理工作，才能保证最为全面、无误的房屋档案管理。
在纸质资料和电子资料相结合的管理过程中，管理人员必须要及时完善资料，修补损坏的旧资料，及时更新，同时在电子资料做补充，确保所有信息都是最新、最全的资料，这样在人员查询的过程中，才能确保资料的完整性。
在查询环节，管理人员也需要做好秩序的疏导和权限的开放。对于某些关系到业主核心信息的部分，做好隐私保护，做到既满足客户需求，又保护业主隐私。通过完善查询流程，查询必须携带身份证等有效证件，做好查询登记工作，以此避免重大的失误。
3.2 如何做好房屋档案的利用管理工作
房屋档案的利用范围非常广泛，利用人群也很多样化。不管是做为司法机关等进行判决和查询的重要依据，还是普通民众在进行房产租赁、买卖、抵押、租借等与房屋相关交易过程中的主要凭据，房屋档案都是最主要的依据。这一依据，可以为司法机关、地产交易提供极大的方便和有效的凭证。
在司法机关的判断过程中，房屋的所有权以及各种关系，都成为其判断依据，特别是对贪污腐败、偷税漏税等有着重要作用。近年来很多贪腐案件的侦破，都离不开对房屋的审查，房屋档案的合理使用发挥着巨大的作用。
在进行房产交易中，房地产公司对于档案的管理程度，以及所在区域的购买情况，都可以作为交易凭证，判断公司的好坏。同时普通民众在租赁、购买房产的过程中，也能对房屋的所有权进行准确的判断，谨防上当受骗。
同样的，不管是作为司法机关还是普通民众的依据之一，档案管理人员对于需要使用房屋档案的人员，都需要进行严格的审核，做好档案管理的安全工作以及更新工作，保护好业主的合法权益，为房地产事业的良性发展贡献力量，也为房产公司设立良好的企业形象。
4 结语
房屋档案管理是做好房地产后勤保障、服务最重要的一环，特别是在房地产不断发展的今天，意义重大。档案查询和使用极大的便利了民众对于房屋所有权等信息查询的便利，也利于民众选择优秀的房产公司，共同塑造良好的房地产市场环境。在房屋档案查询和使用的管理过程中，一定要做到信息明确，公开、透明，针对不同的需求，提供更好的服务。在法律允许的范围内，做好房屋档案的管理工作，利国利民。相信通过合格的房屋档案查询和使用管理工作，未来的房地产市场将更加繁荣、持续、良性发展。
参考文献
[1]贺蓉.汾阳市房屋产权档案管理工作面临的困难及对策分析[J].办公室业务，2018（3）：81-82.
[2]王艳华.计算机互联网与档案馆档案信息资源共享问题的相关思考[J].计算机产品与流通，2018（5）：1-1.
[3]黄世鹄，农静琦，韦勤鸿.不动产登记档案信息化建设中存在的问题与对策研究[J].中国管理信息化，2018（12）：164-165.