正确处理档案管理工作中的几个关系
【摘要】从事档案管理的人员面临着两个方面的工作：一方面，严格遵守与保密相关的制度，确保档案的安全。另一方面，充分开发利用档案，服务于经济社会的发展。本文就如何处理好这些关系进行了探讨。
【关键词】档案；管理；关系
档案是历史沉淀的财富，保密是档案管理的本质要求。人类社会越是进步发展，作为历史沉淀的档案资源就显得越发重要。作为档案管理工作者，在严格做好保密工作的同时，开发利用好现实中的档案，使蕴含在档案中的巨大社会价值得到充分合理的利用，这就需要处理好与档案保密相关的几个关系。
一、处理好档案保密与档案利用的关系
档案具有保密性，保守秘密是每个档案管理工作者的职责所在和基本要求。在日常工作中，档案管理人员对档案保密工作都较为重视，致使档案工作普遍存在着重保密轻利用的现象。因此在档案管理中引发产生了一些现实问题：大批档案堆积沉睡无人过问，有些很有开发价值的档案长期被束之高阁，得不到充分的利用没有转化为有用的信息，造成档案资源的损失浪费；领导不能及时全面有效地了解本地方或本单位的情况，相关科研人员和人力专家不能有效地利用档案资源从事研究；档案管理人员的积极性和专业性也难以在利用档案的成效中得到体现。存在这些情况和问题，档案部门应改变传统保守的思维观念，对档案管理工作来说，保密与利用两者不可偏颇，都是并行不悖的重要工作内容。保密的目的之一是为了利用，保而不用只会失去保的意义，失去档案存在的价值。因此，要在严格做好保密工作的同时，努力开发利用好现有的档案资源，为领导决策提供有益的参考，为科研人员提供有价值的服务。当然，档案不是无限制地利用，让图谋不轨的人利用会给国家的安全和人民的利益造成危害损失，必须是在保密基础上有利于正能量的发挥利用。
二、处理好档案管理和档案监督的关系
档案利用监督是做好档案管理工作的一项重要措施，档案的保密性决定了在档案利用过程中必须实施有效的监督。档案监督能及时发现并纠正制止档案利用中违反保密原则的各种不良行为，在档案开发利用中保证档案的安全与完整。为达到此目的，需要从以下几个方面完善档案利用监督。在利用中，要根据利用对象的不同目的，掌握其心理和思想动机，加强重点监护。有条件的档案馆（室）还可以安装监控器。对某些为获取凭证而来馆查阅档案的利用者，要防止偷撕或涂改档案；对一些平时养成看书画线或翻书沾口水之类习惯的利用者，要及时提醒。做好档案利用监督，一是勤宣传。经常宣传利用档案的制度与规定，勤与利用者交谈，掌握其利用目的与动机。二是勤观察。随时注意了解每个利用者的动态，置每个利用者于视觉之中。三是勤分析。掌握利用者的情况和利用效果。四是勤落实。通过检查被利用的案卷，督促利用登记制度的落实。五是勤归档。要在利用者离去之前，当面仔细检查翻阅被利用过的案卷和文件，发现问题及时查处，并在利用登记簿上备注说明。
三、处理好档案管理中人与制度的关系
在档案管理中人和制度这两个方面尤为重要。人要靠制度来约束和规范，人是关系到事业成败决定性的因素；制度需要人来建立和完善，制度则是保证工作正常运转的必备条件。二者缺一不可。一方面，要加强档案管理人员队伍建设。档案管理人员是实施档案利用的直接贯彻者，对档案的安全负有直接责任。因此，档案管理人员要爱岗敬业，热爱档案事业，安心本职工作，对工作有强烈的责任心和使命感；要具备档案管理的专业知识，刻苦钻研业务，熟悉所保管范围的档案内容和相关的档案法规，能独立处理档案利用中出现的一般问题，善于总结档案利用工作中的经验，掌握利用工作的规律，不断提高自己的业务水平。另一方面，要加强档案监督管理的制度建设。檔案利用规章制度一般有阅览制度、外借制度、复制制度、归档制度等。根据实际情况，对不同层次的利用人员确定不同的利用范围内容，规定不同的审批手续，使提供利用工作有章可循，确保档案利用不失密、不泄密及文件的完好无损。各项档案利用规章制度的条文应简明而严密，方便并规范使用者，并在实践中不断总结完善。
四、处理好档案的保密与解密的关系
档案保密并确定密级，是为了让档案工作人员根据不同的密级采取不同的管理措施，最大限度地开发利用档案并保证档案的安全。一般来说，档案保密具有时效性。秘密不是一成不变而是有期限的，一旦秘密保管期限到期，便失去了它的保密价值。过去，许多档案管理机关或部门对其所保管的注有密级的档案没有定期解密，影响了档案的开放利用。对划密档案进行解密工作，由原确定密级的机关、单位或其上级机关即可进行。档案一旦解密后，就不能按原有的保密文件管理，而应该按照公开文件进行管理。向社会各界开放的档案，必须是到了规定时限的档案，开放前必须先进行划密解密，把未解密的继续列入控制使用的范围。还要正确区分保管期限和保密期限，二者不能完全等同。确定保管期限的原则是正确分析和鉴别档案内容、历史来源和现实作用，根据需要来确定档案的保存价值，判定档案的保管期限。而保密期限是根据国家秘密事项在一定时间内不能公开、如被泄露将对国家安全和民众利益造成的危害来确定的，它表示该国家秘密事项在其确定的期限内，受国家有关保密法律、法规的保护，产生法律效力的时限。处理好档案的保密与解密的关系，是在保证档案安全的前提下，有效地开发利用档案，更好地服务于经济社会的发展。
【参考文献】
[1]李建勋.信息时代档案学理论研究与实践[M].北京：中国档案出版社，2010.
[2]万国强.中国档案事业的传统与现代化[M].北京：中国档案出版社，2011.