人防办公室档案安全保障体系建设探析
摘 要：人防的建设对国防工作质量具有重要影响，而人防档案的保密工作是人防工作中的基础性工作，这就需要加以重视。在办公室档案中，涉及到我国的军事和国防等多个领域，包含很多较高层次机密内容。这就需要做好人防办公室的档案安全管理工作，而为做好人防档案的保密工作，有关部门就应该构建完善的安全保障体系。
关键词：人防档案；安全保障；体系建设
人防档案可以为人民防空的建设、日常行动等提供相应的信息支持，并且对维护我国的安全具有重要意义。但是在实际进行人防档案的管理时，一些问题逐渐暴露，阻碍了人防档案管理工作的持续发展，并且存在较大的安全隐患。相关部门和工作人员应正确认识到建设安全保障体系的重要性，并采取合理有效的措施。
1 人防办公室档案管理中存在的问题
1.1 基础性设施缺乏完善性
在对人防档案进行日常的管理时，需要借助相应的基础性设施，從而提高管理工作的质量与效率。但是在实际的工作中，往往存在基础性设施不完善的问题，不仅影响到管理工作的正常开展，还对档案的保密性产生不利影响。档案工作属于只用幕后性的工作，具有一定的隐藏性，尤其是人防档案工作。但部分工作人员未能认识到该工作的重要性，对管理工作缺乏有效的认识。欠缺管理意识、安全意识和责任意识，致使工作水平较低。投入的资金严重不足，人员分配缺乏合理性且基础性设施缺乏完善性，不具有健全的网络环境等，都严重阻碍了人防档案管理工作的进步，并严重威胁到人防档案的安全。如部分人防档案馆建筑物老化严重，其中的信息化设施具有较大的滞后性。无法对存放档案的库房进行温度、湿度的控制，致使纸质档案在存放的过程中，出现发霉受潮等问题。监控视频的缺失，致使档案易被盗窃。
1.2 管理人员业务水平低下
在对人防档案进行日常的管理时，需要有专业的管理人员进行，其自身的业务水平对管理工作的正常开展，管理工作的质量、效率等均具有直接影响。因此管理工作人员需要具有丰富的管理经验、专业的管理能力和较高的责任心等，但实际工作中，往往出现管理人员队伍变动频繁，缺乏稳定性等问题。并且部分人防档案馆受编制等问题的影响，出现同一个工作人员身兼数职的问题。管理人员未取得资格认证，自身素质较低，不仅对管理工作产生不利影响，还会影响到档案的安全性。
1.3 保密制度缺乏健全性
在管理人防档案的过程中，需要有相关的保密制度协调开展。该保密制度对档案的安全具有重要意义，并对管理人员的工作行为具有一定的约束性。管理人员需要遵循该保密制度，开展日常的工作。如管理档案的汇编载体等，避免将非涉密资料与涉密资料同时汇编，从而避免出现泄密等问题。
2 人防档案安全保障体系的完善措施
2.1 理论建设与技术研究
在建设人防档案的安全保障体系时，应结合自身的实际情况和需求，对安全科研计划进行研究与分析。并且提高对数字档案的安全保证的重视，提高档案修复技术水平。并研究鉴别电子文件真伪的能力、纸质档案长期保存的能力等，为建设安全保障体系提供技术支持与理论支持。
2.2 建立安全管理体系和制度
结合我国的发展国情和行业要求，人防部门应保障基础性设施的完善性。并加强监控设备的安装，使监控设备、消防系统等覆盖整个档案室，提高档案的安全性。通过监控系统实时对档案室中的情况进行了解，并通过消防报警系统及时发现火情。保障档案室布置合理，避免出现文件乱堆乱放、遗留火种等。纸质档案应避免被太阳光长时间的直射。通过合理有效的安全管理制度，对工作人员的日常工作行为进行制约，并提供相应的指导与参考。
进一步完善档案管理制度和管理办法，例如档案借阅查询制度、库房管理制度、档案工作人员岗位职责、电子档案管理方案等。积极开展档案工作管理升级活动。建立人防档案数据库，加强经常性检查，努力推动档案管理机制创新，提升档案管理水平。再次，要强化业务管理。人防部门要成立人防档案安全领导小组，使档案工作与其他人防工作一起部署、检查、考核，为档案安全管理提供组织保障，建立起一个高效可行的管理体制机制。档案管理人员要主动挖掘档案信息，有效整合信息资源，使档案室不仅成为“信息库”“数据库”更成为“经验库”“谋略库”。人防各业务部门也要增强档案意识，积极主动报送档案资料，规范并遵守档案借阅手续。
2.3 提高涉档人员素质
首先，涉档人员必须提高自身的业务素质和知识素质。不仅要在传统的接受、征集、整理、鉴定、保管等方面巩固基本技能，还应不断学习新技术、新方法，建立多元化的知识结构。其次，涉档人员必须提高政治品德素质。人防作为维护国家安全的重要部门，其档案安全是关乎国家稳定的重要组成部分。因此，在实际工作中，必须保证人防涉档人员始终保持坚定的政治方向，自觉抵御外来诱惑，始终保守党和国家的秘密，防止失泄密事件的发生。再次，涉档人员在平时要做好档案安全的应急演练工作，确实提高对灾难的紧急处置能力。
2.4 走可持续发展道路
档案安全保障体系从构建之初就必须走一条可持续发展的道路，随着信息化时代的发展，档案文件逐渐由纸质文件发展到电子文件，而电子文件易被改动、易被窃取、易于传播、易于消失的特点使档案安全体系建设面临着不可预测的风险和挑战，化解风险离不开传统技术的支持。因此，决不可顾此失彼，必须注重将现代信息技术应用到传统技术中去，保证档案的长期读取。人防档案人员在档案技术转型时期更需要及时更新观念，既要抛弃墨守成规的旧思想，紧跟现代化步伐，运用新理论、新技术来指导和改进工作，又要立足传统技术，确保后人的读取利用。
3 结语
人防档案是一种无可替代的资源，是对历史的记录，并对未来具有借鉴和参考的价值，有利于促进我国的持续发展。随着时代的不断进步，以往所应用的档案管理模式无法更好的满足当下的需求，尤其是人防档案的安全性和保密性需求。因此应结合实际情况，总结影响档案安全的因素，以及人防档案日常管理中存在的问题，进行安全保障体系的建设。确保该保障体系具有较高的实用性，充分保障人防档案的安全。
参考文献
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