自1840年鸦片战争后的百余年间，沈阳市作为主战场或战备区，经历过甲午中日战争、日俄战争、抗日战争、解放战争等数次大规模战争的洗礼，大批珍贵清代、近代历史档案资料屡遭劫难，多数被毁或流落异国他乡。1906年沈阳开埠后，沈阳的门户对外打开，外国使领馆、银行、公司、口岸通商办事处、教会、医院、学校等机构纷纷设立。这些机构在日常工作运转中，特别是与清廷政府衙门、北洋政府、民国政府的交往过程中，形成了一定数量的档案资料，这些档案资料大部分被其形成机构离境时带回国内。尽可能地把散存在国外的档案资料收回，填补城市历史记录的一些空白，是我们档案部门应该承担起来的重要责任。近几年，我们认真对沈阳散存在国外的档案资料进行了分析，决定重点从英国、美国、日本、俄罗斯人手，开展境外档案资料的征集。2010年1月14日-20日，我们开始了第一次国外档案征集之旅，先后在英国大英图书馆、英国档案馆、伦敦大学亚非研究学院进行沈阳历史档案资料的收集。
大英图书馆
大英图书馆是世界上最大的学术图书馆之一。它由前大英博物馆图书馆、国立中央图书馆、国立外借科技图书馆以及英国全国书目出版社等单位所组成。它立足于英国，服务于全世界。大英图书馆历史虽然仅200余年，但其藏品可以上溯到3000年前，来自世界各地。每天至少接待读者1000名。
11月15日，我们档案征集小组一行四人来到大英图书馆，大英图书馆中国馆馆长葛翰先生热情接待了我们，葛翰先生首先带领我们参观了大英图书馆的馆藏展览，在这里我们看到了许多中国历史的藏本，我们非常惊叹大英图书馆的馆藏。参观完展览，葛翰先生陪同我们一起与中国馆的吴芳思博士及大英图书馆国际业务部经理凯特·芬利森女士在中国馆小会议室进行业务交流，双方互换了礼品并合影留念，同时将我们沈阳市档案馆编著的《家庭档案管理概论》《老结婚证书》《老毕业证书》等书籍赠予英国图书馆中国馆留存。随后，我们在大英图书馆查阅了此前预约的相关档案资料，并进行了复制拍照。葛翰先生还协助我们查找到了有关沈阳19世纪初期的影像资料及地图，我们也进行了复制拍照。时间过得飞快，从上午九点半我们进馆到我们结束工作出来已经过了六个多小时，葛翰先生的热情，加上我们第一天投入工作的兴奋，我们竟然忘记了吃中饭，当我们结束工作返回宾馆的路上，我们还都沉浸在大英图书馆丰富的馆藏和工作人员热情服务的感受之中，丝毫没感觉到累和辛苦。
英国国家档案馆
英国国家档案馆收藏着自11世纪以来英国中央政府各重要部门的档案文件，从1086年的《末日裁判书》到1996年的政府公文，其馆藏档案上架排列总长度已达近500公里。其中1800年以前的档案藏于伦敦市中心档案馆街的老馆，它建立于1838年，可谓历史悠久。而1800年以后的档案则藏于伦敦西南郊的丘园，这座新式建筑建于1977年，位于泰晤士河畔风景如画的皇家花园附近。这里库藏档案长度达110公里，近现代历史档案皆藏于此，并且还不断接收新档案入库，所以，位于丘园帕斯金街的这所建筑日渐成为英国国家档案馆的主体。
11月17日我们来到位于英国伦敦西南郊丘园的英国国家档案馆，步入档案馆院内，我们首先被风景如画的英国档案馆外景所吸引，进入档案馆，更是被这里工作人员热情周到的服务，管理程序的规范所感染。英国国家档案馆不仅具有现代化的建筑，其内部的硬件构成也堪称世界一流。在这里，不论是走廊、目录大厅、阅览室、办公室还是门厅，各处布满了馆内监视系统的显示屏，抬头即可见到从第一号到最后一号阅卷台工作实况的滚动画面，阅卷者时刻都在被监视中。在阅卷大厅与库房间见不到装满档案的手推车，而是由一个个封闭档案盒组成一条全自动的档案运输线从阅卷柜台直达库房各层，调、还档案卷宗全通过它来进行，既安全又保密。
早上到了英国档案馆后，用了40多分钟的时间填表、回答问题、拍照、办理借阅卡，办理查档所填写的注册手续就要21个步骤，这让我们难以想象。这里管理非常规范严格，但服务非常周到，但当我们步入查阅大厅又让我们感受到了它对利用者的开放和自由，在这里通过安检进入查阅大厅，你有充分的自由去查询你所需要的信息，你可以在不破坏原件的原则上，采取不同的手段获取你所要查询的信息，着实让我们感受到真正的公共服务水平。我们获得了借阅卡后，迅速地到档案保管箱拿到了英国档案馆事先给我们准备好的档案。穿过安检通道，越过放有几十个八角阅览桌的阅览大厅，来到英国档案馆为我们提供的单独的查阅档案房间。我们一行四人两人一组，边查阅、边拍摄。整整一天的时间，我们都在不停地查阅拍摄。下午三点半，我们拜见了英国国家档案馆商务部部长克里斯·马比和英国国家档案馆家庭档案专家奥黛丽·柯林斯，双方就档案交流合作和家庭档案管理进行了充分交流，我们诚挚邀请英国国家档案馆家庭档案专家奥黛丽·柯林斯女士到我们沈阳市档案馆参观指导。等我们离开英国档案馆的时候，早已过了下班时间，几位保安人员正在等我们离开下班，我们为此表示了歉意。
伦敦大学亚非研究学院
伦敦大学亚非研究学院成立与1916年，是伦敦大学的下属学院。它是英国唯一一所专门研究亚洲、非洲的高等教育机构。亚非研究学院图书馆的藏书超过100万册，涉及4000种语言。它是世界上最重要的亚、非和中东研究图书馆之一，吸引了来自世界各地的学者。该图书馆的目标是拥有世界各地出版的重要的关于亚、非两洲人文与社会科学的作品。目前图书馆有许多印刷珍品、手稿和重要的档案与地图收藏。
11月18日下午和19日上午我们征集小组两次到亚非研究学院图书馆进行查阅，经过我们的积极沟通，我们终于在伦敦大学亚非学院全文复制了清乾隆皇帝1743年赴盛京(沈阳)拜祭祖陵时所做的(《盛京赋》的法文版、满文版。在我们心喜终于在回国之前完成拍摄复制任务的同时，我们也深深地感受到国外对于社会历史记录的重视，无论在那都会让你感受到记录历史的责任，这也正是我们中国档案人的责任，我们要通过自身的努力，不断宣传档案工作，为公众提供更全面、更有价值的档案信息，提高整个社会的档案意识，让更多的人来重视档案的收集、留存，才能使我们的社会记录得以传承，才能保证我们的历史记录不再流失。 我们在英国征集档案的时间仅仅4天，在短暂的时间里，大家克服困难，日夜兼程连续作战，圆满完成了预定任务。一是翻拍了1743年清乾隆皇帝做的《盛京赋》法文版、满文版图书600多页；二是翻拍照片73张，其中有1906年盛京城的珍贵照片13张；三是翻拍了英国驻沈领事馆记录的反映沈阳市1920年到1927年间政治、经济、文化、交通等方面的档案资料近500页；四是翻拍了清末东北地区及盛京的地图4幅；五是翻拍库克谋克教(沈阳)游记7页。这些档案资料都是我们沈阳市档案馆所没有的，有些是十分珍贵的，对于我们研究沈阳市的历史有着重要的参考价值。
首次国外档案征集之行，由于我们做了大量的准备工作，通过网络查找到了许多征集线索，为此次征集工作的圆满完成提供了保证。首次国外档案征集收获颇多，但也感到了这方面工作存在的一些问题：
一是档案馆档案专业外语人才稀缺，国外查档期间翻译及档案后期整理环节薄弱利用互联网对国外档案资料进行搜索，要求相关工作人员在有一定外语水平的基础之上，还要对沈阳历史有着相当的了解。因为历史知识越丰厚，越可以通过不同的关键词搜索出更多的沈阳历史档案资料。除此之外，相关人员还要具备较高的档案业务能力以准确鉴定档案资料的价值，要了解沈阳市档案馆馆藏以判定所搜索到的档案资料是否在我馆馆藏范围之内。像这样集档案、外语、历史知识于一身并熟悉我馆馆藏资料的工作人员十分稀缺。同时，在国外查档期间，与查档机构负责人的沟通也是一个十分棘手的问题。目前，我们都是在外办专职翻译的协助下完成此项工作的，但因外办工作人员对档案知识和历史知识的不熟悉，词不达意的情况难免出现。另外，从国外征集回来的档案资料，其中一部分为国外机构驻沈期间形成的外文材料，对这部分资料的整理和翻译工作也是一个需要协调和解决的实际问题。
二是我们对国外查档环境缺乏足够的了解，对突发事件和计划外情况预计不足出国查档前，我们做了大量准备工作，查档计划慎之又慎。在查取内容、查档路线、翻拍工具甚至是国外电源专用插排等每一个细节都进行了反复斟酌，力争利用短暂的几天时间尽可能多地查取到最有价值的档案资料。可是自以为计划的天衣无缝的查档之旅都会出现一些小插曲。在英国国家档案馆，我们发现事前所准备的档案条目并不是想象中的文件级目录而是案卷目录，有的案卷目录根本无法准确反映案卷内容，而且每人每次调档卷数目都是有限的，短时间内根本无法判定其价值并完成翻拍任务。
三是我们对自身及国外馆藏档案资源深入研究不够，征集底数不清。档案馆自身要加强对本馆馆藏档案的研究工作，使档案征集人员能够全面掌握本馆馆藏情况，并从现有馆藏资源中分门别类地整理出沈阳曾设涉外机构的相关档案资料。也可有目的性的加以编研，将整理和编研成果作为出国查档的馆际交流材料，通过档案交互展览、档案实体交换的形式，同时还要组织人员加强对国外档案机构的调研与沟通，及时掌握国外档案网站更新的动态，尽可能全面地了解其相关馆藏内容，有针对性地筛选出有效信息进行整理和加工，并与国外档案机构建立常规性联系，为日后赴国外征集档案奠定良好的基础。此外还要注意加强国内有相关工作经验的兄弟部门之间的交流与合作。我们在这次出国查档的前期准备和查取过程中，也发现了国内一些其他城市的历史档案资料，希望这些信息可以通过一定的途径进行交流与汇总，达到互通有无的目的。
针对沈阳市档案馆的馆藏情况，下一步我们要采取多种手段加强与海外档案部门的联系，通过互联网络建立与各国档案部门的关系，查询记录沈阳历史的信息资料，交流工作成果，互相交流往来，宣传沈阳历史。继续争取外办的大力支持，通过外办的渠道，建立到海外征集档案的常态通道，—方面征集到更多的沈阳历史记录，另一方面也可以让我们走出去，学习更先进的管理经验。与国内涉外历史研究机构取得联系，交流沈阳涉外档案资料的线索。还要加强海外征集档案的整理翻译工作，对有价值的档案资料要通过媒体进行宣传报道。