摘 要：机关档案室工作，是机关工作的一个重要组成部门，是提高机关工作效率和质量的重要条件。做好档案的利用工作，充分发挥档案的作用，是机关档案室工作的一项重要任务。随着机关建设建设的需要，不仅要求我们做好档案的日常借阅工作，还要根据本机关和下属单位的工作需要，积极主动地编写一些必要的专题参考资料。近几年来。我们根据本机关的利用情况，编写了《专题文件登记薄》、《基础数字汇编》、《机关年度大事记》、《机关组织机构沿革》、《历届会议简介》、《河南省历届运动会简介》等参考资料，利用效果较好。下面就档案室参考资料编写工作谈几点初步认识。
关键词：机关档案；参考文献
中图分类号：D630 文献标识码：B 文章编号：1009-9166（2011）0020(C)-0346-01
一、编写参考资料或检索工具，都必须在熟悉档案室的家底，了解机关工作需要的基础上进行，档案人员要对档案资料“如数家珍”，做到了解档案，熟悉档案，能快速找到档案。知道档案室存放了多少档案，都有什么类型的档案，存放的位置及大体时间，都要有一个大致的了解，除了在档案收集、整理、鉴定、保管等方面下功夫外，应着重做好档案的编目、检索、编研工作，编制较适用的检索工具，建立健全检索体系和档案文件汇编等参考资料。只有这样，才能找出利用工作的规律，主动地为党、政领导和业务处室服务。必须要以高度的责任心，刻苦钻研业务知识，提高文化水平，为编写参考资料工作创造良好的条件。
二、编写参考资料工作要坚持实事求是的原则，如实地反映历史的本来面貌。档案职业道德要求档案专业人员必须维护档案和历史事实的原貌，既不能任意篡改和歪曲档案的内容和特征，也不允许主观臆断随心所欲的鉴别档案。无论在什么情况下，都要实事求是，坚持据实立档，据实用档，尊重历史，忠于职守，维护党和国家档案的历史真实面貌，同一切篡改档案、歪曲历史的行为作斗争。例如，在写五十年代国家体育总局推行的“劳卫制”时，在充分肯定成绩的同时，也提出了劳卫制带来的负面影响，由于运动量过大，损伤了学生的身体，领导在弄清了编写大事记的原则、目的、要求和意义以后，按实事求是的原则定了稿。
三、编写参考资料工作，关键是要取得领导和群众的支持，档案工作作为机关单位的一项重要工作，必须有领导的重视，才能使这项工作顺利开展；主管领导一般不仅仅是档案部门的主管领导，往往分管几个口、多个部门。领导对档案工作的价值和认识程度，决定着他们对档案工作的态度，从而在很大程度上决定着档案工作的发展。在实际工作中一是要积极主动地向有关领导汇报档案工作的形势和动态，使领导和各业务处室了解档案工作，并积极支持和协助做好这项工作。档案部门应积极主动、抢抓时机，向主管领导汇报档案工作开展情况、取得的成绩和存在的问题，以取得领导的重视与支持。档案部门的重要工作和活动，要争取主管领导参与，以便领导全面地了解档案工作。二是把编写出来的参考资料主动地送给领导和各处室审阅，征求他们的意见，使编写的资料切合实际，便于利用，并满腔热忱地为利用者服务。实际工作中应突出一个“勤”字，即勤请示、勤汇报、勤动脑，不失时机、千方百计地争取领导的关注与支持；勤动手，经常把工作情况、计划思路形成材料上报领导。例如有一次，机关大楼的水管爆裂，负责人急于要找机关大楼的水电结构图，我们利用自己编制的专题文件登记薄，没用一分钟的时间就把建筑档案找了出来，使问题得到了解决。这位负责同志高兴地说：“真没想到档案工作还这么重要，这么有用啊！”他到各处室里给我们宣传，扩大了影响。
四、编写参考资料工作，是机关档案室的一项长期的基础业务工作。对兼职或专职的档案工作者来说，要在不误其他工作的前提下，下定决心，克服困难，坚持下去。在各项工作中，要统筹兼顾，合理安排，把编写参考资料工作纳入工作日程，有计划、有目的地进行。当前要在广大档案干部中提倡如下作风，一是发奋自强，档案干部要有强烈的事业心和责任感，有高度的敬业精神，工作要勤勤恳恳，兢兢业业，要积极进取、自强不息。二是求真务实，要真抓实干、讲实话、办实事。三是无私奉献，档案干部要热爱档案事业，树立全心全意为人民服务的思想，不计名利、不患得失、艰苦奋斗。
通过几年来的实践，我们认识到，机关档案室工作是党和国家档案事业的基础和起点。编写参考资料工作是全面衡量和考核机关档案工作优劣的一个尺度。档案基础工作的好坏，直接影响到编写工作的质量，而编写工作也能促使档案基础工作的加强，二者是互相促进的。编写参考资料，不仅使利用者不必直接去翻阅分散的大量档案，就能满足需要，同时也有利于保存档案的原件，避免档案受损失；机关档案向上一级档案馆移交后，参考资料还可以便于日常工作的查找和利用。今后，我们要进一步摸索经验，努力为开创档案室利用工作的新局面而奋斗。
作者单位：河南省体育局