摘 要:声像档案具有图文并茂,形象直观的特点,在档案管理工作中占有重要地位,随着数码设备的普及,医院声像档案发展迅速,但存在收集不完整,制作不齐全,管理不规范等现状,解决声像档案存在问题,就要从多方面配合与支持,明确声像档案收集归档范围,健全声像档案制作要求,集中统一管理,各部门配合齐抓共管,使声像档案发挥其应有的作用。
关键词:医院;声像档案;问题对策
中图分类号:R197.322 文献标识码:B 文章编号:1009-9166(2010)020(C)-0216-02
医院声像档案是指医院在从事各种活动中形成,对医院具有保存价值的照片、底片、影片、录音带、录像带、磁盘、光盘等不同材料为载体,以影像、声音为主,辅以文字说明的历史记录。声像档案以图文并茂、形象直观、信息传播速度快,在医院的医疗、教学、科研和管理活动中的应用日趋广泛,随着医院的不断发展和各类先进的数码设备的出现,医院声像档案呈现快速增长的势头,它以生动形象的视觉和听觉效果向外界传递信息,宣传医院形象、扩大影响力,因此声像档案具有一般文字档案所不能替代的作用,随着声像档案的大量形成,在利用档案提供方便的同时,也暴露出很多问题,直接影响声像档案的保管与利用,因此,必须加强对医院的声像档案管理,使其更好地发挥应有的作用。
一、医院声像档案管理目前存在的问题现状
1、收集不完整,失管现象严重。随着数码技术和设备的普及,工作中产生的照片和影像资料日益增多,而这些资料多存在个人手中,没有形成公有的档案资源。临床的许多科室,拥有各式各类的音像数码设备,对声像档案的形成,除了宣传部门之外,临床部门也自行形成许多声像资料,例如:大型的手术、特殊病例、各类大型会议等,他们自行录像、摄影等,而且随机性强,收集上难以控制。临床部门有些人把在这过程中形成的照片、录音、录像带等声像资料,认为有用的送往各类媒体、报社、电视台等,但这些资料没有及时对拍摄时间、内容及照片、录像数量做好记录,甚至也没有备份,更也没有及时移交档案部门进行规范的整理,形成声像档案,在收集上,档案管理人员的工作往往处于被动状态。这些声像资料即使交给档案部门了,也很不完整。其次,随着人员的变动和机构的调整,个别人在调离工作时,连同自己拍摄的工作照片也带走,认为属于个人知识产权,造成医院声像档案收集不完整,失控和流失,严重影响了声像档案的长久保护和开发利用。
2、记录声像档案不完整,制作不齐全。记录了医院的重大社会活动、各类会议、文体活动和医疗、教学、科研中有代表性事件和反映医院原始面貌的照片、录像等不同载体的声像档案制作不完整,不全面。特别是医院重点基建项目,基建项目的照片和录像,应该包括基建项目开工前的原景、招标会议和活动、奠基仪式以及建设过程中关键环节直至竣工验收的照片的拍摄。但是,往往只是基建工程在开工时或竣工时举办仪式才有对医院基建建设原貌拍摄记录下来,缺少全面从工程的前期、中期和后期等各环节进行拍摄,形成声像档案。
3、归档制度不落实,管理不规范。目前很多医院的声像档案散放在制作声像部门宣传部门或其他业务科室,没有集中管理,声像档案不能及时归档,久而久之,面对一堆照片,没有人能说清来龙去脉。部分照片、底片分家,也不附加文字说明。有些照片说明,不是缺时间,就是缺内容,造成声像档案管理上的不规范,给日后查找利用带来诸多麻烦。由于医院中能形成声像档案的部门许多,出于使用便利,加之声像档案载体材料越来越轻便,许多声像形成部门,不愿将其无偿交给档案部门管理,对声像资料任意处置,致使照片底片损伤或丢失,录像制品也因多次使用,使其中一些珍贵资料内容丢失,加之保管条件差等原因,这部分档案正受到不同程度的损坏。
二、解决声像档案管理问题的几点对策
医院声像档案管理存在问题主要由于各级领导及有关人员对此项工作的重要性和紧迫性缺乏认识。因此,我们抓紧形成档案的各有关部门,把拍摄、收集、保管和利用的管理规范起来,尽量避免和减少声像档案人为的流失,以保证档案内容的齐全和历史记录的完整。
1、从多方面给予支持,做好声像档案收集规范,明确收集范围,长期以来,因为医院声像档案管理的误区及医院声像档案意识的淡薄,使得声像档案的收集不完整,因此,确定基本的收集范围:
(1)公务照片:如院内社会活动,各类会议,领导来院视察,外出参观,上级领导及外单位著名人物来院活动照片;(2)珍贵历史照片:指反映医院各个时期的历史和变迁的照片,包括建筑类、老职工收藏的老照片等;(3)医疗业务照片:医院在医疗、教学、科研成果中技术专项照片,新业务、新技术、典型病例,业务学习,技能比赛,各类讲座和学习班培训等;(4)荣誉类:奖牌、锦旗、获奖证书、感谢信等;(5)重大活动类:院庆、评审、开业庆典、揭幕式仪等;(6)工会组织的各类活动。
2、确保声像档案制作齐全,规范声像档案的整理、分类、编目。声像档案管理的人员要找懂得拍摄技术的人员担任声像档案管理工作。经常深入科室,特别是了解、掌握产生声像档案比较集中的科室情况,及时发现有价值的声像材料并收集,对重要资料打破常规随时归档。杜绝重要声像资料失管现象的发生。对如基建项目类的声像档案,要参与“四同步”中去,对重点基建项目的声像档案收集,档案管理人员必须提前介入,把档案管理渗透到基建建设和管理的全过程,才能对医院原貌的拍摄范围把握准确。对大型的重要活动做好周密的摄影计划,活动结束后,参与录像、摄影人员及时将形成的各类资声像材料向专职档案人员移交。规范声像档案整理,以保持声像档案的有机联系,便于利用为原则进行分类,编目。声像档案管理员对照片档案的底片、正片、文字说明三部分要完整,无论是照片,还是录像材料,文字说明要综合运用时间、地点、事由、人物、背景、摄影要素等。
3、声像档案集中统一规范管理。要健全声像档案的各项规章制度,强化规范管理,对产生的声像材料从收集、整理、归档到移交档案部门统一管理,防止分散流失。对声像档案的日常保管、借阅、利用作明确规定。对数字化声像档案的管理与使用,医院设立统一的数据库,方便各部门使用和下载各类照片及音频、视频资料。明确任何人不得将形成的声像档案据为己有,当声像档案人员岗位变动时,要严格办理移交手续,避免流失。声像档案要实行分级管理,对珍贵的历史资料列为保护范围。声像档案由于其载体由胶片、磁带、光盘等特殊的材料制成的,保管亦比纸质文献更为讲究。因而对保管温度、湿度、包装、存放等方面均有一定要求。避免造成声像资料的过早退化和损坏,影响清晰度,给使用带来困难。
4、各个部门配合齐抓共管。声像档案管理工作的顺利开展,为保留医院原貌和各项活动提供珍贵翔实的历史资料,各职能、临床部门互相配合,齐抓共管。医院组织重大活动,召开重要会议,档案人员应全程参与,负责摄影录像的人员则应积极配合,共同做好各类档案的收集归档工作,以确保重大活动产生声像档案完整、集中统一,对发生的有深远影响的大事件及本单位发生的大事,档案工作人员都要精心安排,有计划、有目的的收集相关声像资料。医院声像档案内容丰富,而且声像档案所起的特殊作用却是其他类型档案无法代替的,集中统一管理可确保其完整、准确、系统和安全,充分利用其特性对医院的宣传作用。
医院声像档案是医院前进和发展的见证者,它不仅可以记载历史,更重要的是反馈信息,提供利用,因此,对声像档案的管理要不断探索,力求使声像档案在医院的发展中发挥更多的作用。
作者单位:广州市红十字会医院助理档案员
参考文献:
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