面向过程管理的科研项目管理信息系统的设计与实现
摘要:本文通过项目管理体系的分析,并结合科研项目管理的特点,对科研院所项目过程管理模式进行了研究,规划了 “面向过程管理的科研项目管理信息系统”的整体架构,描述了基于事件驱动的系统构成模块设计原理。通过系统的实际应用,指出加强科研项目的过程国立是提高科技研究水平、促进科技进步的重要保证。
关键词:项目管理 科研管理 过程管理 管理信息系统
0 引言
科学技术对经济发展、社会进步以及国家综合国力的增强有着巨大的作用。科研项目作为科学技术活动的主要形式,在科技发展中扮演着非常重要的角色。面对如此重要而且投入与影响逐年增加的科研项目,人们要求对其进行科学有效的管理。
项目管理开始于20世纪50年代,由美国军方创造的“计划评审技术”(PERT)开创项目管理的先河;同期,杜邦公司提出的“关键路径法”(CPM),也用于研发、生产控制和计划编排,结果大大缩短了完成预期任务的时间。后续又发展了工作分解技术(WBS)、蒙特卡罗(Monte Carlo)模拟技术和挣值(EV)分析技术,最终形成了一门关于项目成本、时间、人力、质量等资源控制的管理科学。
进入21世纪以来,随着知识经济的来临和高新技术产业迅速发展,项目管理尽管已逐渐应用于所有的商业和教育、军事、政府等其他组织,但从项目管理发展的历程,不难看出,项目管理的最初起源于科研项目的管理与实践(例如:著名的阿波罗登月计划、曼哈顿计划等都是采用项目管理的理论和方法而取得成功的经典案例)。这是由于,一方面,科研项目的研究与开发作为知识经济的重要基础,在社会发展的过程中发挥着举足轻重的作用;另一方面,科研项目是科学研究活动的基本单元,科研项目管理是科研与生产、市场相结合的重要过程,是提升经济效益、社会效益和自身的核心竞争力的关键要素。
在我国,科研实力和科研水平的竞争已成为研究型单位之间的主要竞争力之一。而科研活动同样是以科研项目为中心,以科研管理为纽带,科研管理的范围广,涉及科研投入、科研过程、科研产出、成果应用转化、科研评估和科研交流等许多方面。与此同时,科研项目获资助数历来被作为衡量科研单位科研实力的重要标志之一,在原有基础上项目数量和资助经费增长也常用于反映承担单位科研水平的发展趋势。这种状况导致科研工作者尤其是科研管理人员把更多的精力集中于争取项目的立项评估以及项目结题和研究成果鉴定上,而对于科研项目实施的过程管理不足[1]。
本文在对科研项目管理研究的基础上,设计并实现了基于过程管理的科研项目管理信息系统,并对其关键你哦快进行探讨,其中,第2节对项目管理知识体系及过程管理进行描述,第3节阐述了我国科研项目特点及管理过程,第4节在对通用的、项目管理软件进行分析的基础上,提出了基于过程管理的科研项目管理信息系统的架构并对关键模块进行了描述,第5节简要描绘了系统的应用前景。
1 项目管理知识体系与过程管理
1.1 项目管理知识体系
项目管理知识体系(Project Management Body Of Knowledge, PMBOK)由项目管理协会(Project Management Institution,PMI)提出[2]。PMBOK总结了项目管理实践中成熟的理论、方法、工具和技术,包括一些富有创造性的新知识。PMBOK把项目管理知识划分为九个知识领域:整合管理、范围管理、时间管理、成本管理、质量管理、人力资源管理、沟通管理、风险管理和采购管理。
随着技术的发展与项目管理需求的不断变化,PMI也对PMBOK在不同时期下的版本进行了相应的变更,在保持原有的5个项目阶段的前提下,将项目管理过程组由PMBOK2000的39个[3],到2004版本的44个[4],直到最新的2008版调整为42个[5],表1中详细地列出了PMBOK2008中项目管理过程阶段与知识领域映射之间的映射关系。
1.2 项目管理的过程
PMBOK2008对过程定义有清晰的描述:“过程是为完成预定的产品、成果或服务而执行的一系列相互关联的行动和活动。”[4]并定义了五大类的过程,具体描述如下:
①启动:启动是一种认可过程,用来正式认可一个新项目或新阶段的存在。②计划:定义和评估项目目标,选择实现项目目标的最佳策略,制定项目计划。③执行:调动资源,执行项目计划。④控制:监控和评估项目偏差,必要时采取纠正行动,保证项目计划的执行,实现项目目标。⑤结束:正式验收项目,使其按程序结束。
每个管理过程包括输入、输出、所需工具和技术。各个过程通过各自的输入和输出相互联系,构成整个项目管理活动。
1.3 项目管理的过程管理
众所周知,任何项目实施都离不开上述的五个过程。这五个过程有清晰的依赖关系,如图1所示。
在项目完成之前,往往需要吩咐实施各个过程及所含的每个子过程(任务)。各个子过程(任务)可能在同一过程内或跨越不同过程。从图1中,可以看到,从项目的整体来看是依照P(Plan)→D(Do)→C(Check)→A(Action)的顺序进行,深入到每个过程内部的子过程中,仍然是将PDCA作为过程进行的重要原则。
PDCA循环,是管理学中的一个通用模型,最早由休哈特(Walter A. Shewhart)于1930年构想[6][7],后来被美国质量管理专家戴明(Edwards Deming)博士在1950年再度挖掘出来,并加以广泛宣传和运用于持续改善产品质量的过程中。
PDCA循环是能使任何一项活动有效进行的一种合乎逻辑的工作程序(如图2所示),特别是在质量管理中得到了广泛的应用。P、D、C、A四个英文字母所代表的意义如下:
①P(Plan):计划。包括方针和目标的确定以及活动计划的制定;②D(Do):执行。具体运作,实现计划中的内容;③C(Check):检查。总结执行计划的结果,分清对错,明确效果,找出问题;④A(Action):行动(或处理)。对总结检查的问题进行处理,修订错误;正确的继续执行,直至目标。
尽管,PDCA最初的提出是为了实现全面质量管理的目标,但随着时间的推移,其思想已经慢慢的渗透到项目过程管理中。
2 我国科研项目特点及管理过程
2.1 我国科研项目特点
国家科技计划是政府组织科学研究和技术开发活动的基本形式,我国科技计划的制定一般由政府科技主管部门负责组织。目前国家工信部、国家发改委、科技部、国家自然科学基金委等推出多项国家级(重大)科技计划,计划以项目申报为中心。
国家科技计划按照研究性质分类:①应用开发主导型:如科技攻关计划、星火计划、成果推广计划、技术创新工程、科技型中小企业创新基金等。②高技术研究发展型:如高技术研究发展计划(“863”计划)、火炬计划等。③基础研究型:如国家自然科学基金制、国家重点实验室计划、基础性研究重大关键项目计划(攀登计划)等。④试验与发展项目
我国的科研项目的主要特点有:研究任务明确、实现路径清晰、研究的创新性(基础性研究应体现对新知识体系的贡献,应用于开发研究应体现出技术的先进性和潜在的效益)、研究结果不确定以及结果评价的专业化等。
2.2 我国科研项目的管理过程
科研项目由于存在技术的演进性与成果的继承性,结合项目的生命周期,在项目的整个过程被明确划分为五个阶段:启动过程、规划过程、执行过程、监控过程、收尾过程[4]。结合科研项目开发的特点结合项目管理实践,可以把科研项目过程管理的过程划分为以下阶段见图3