浅谈档案馆如何做好档案利用过程中的保密工作
摘 要：档案是人类文明在历史发展中的重要产物，是人类的宝贵财富，人们通过对档案进行利用，挖掘其潜在价值，获得了无数的知识信息，档案的利用为人类未来的社会发展做出了巨大贡献。档案利用工作是一项服务社会、造福人民的重要事业，然而在浩如烟海的各类档案中，有相当一部分是涉密档案，既要做到保密，又要能在保密的同时发挥其利用价值显得十分困难。所以，在对档案的利用过程中，正确处理好档案的保密和利用工作至关重要。
关键词：档案利用；安全性；保密工作
近年来，档案工作越来越受到国家的重视，已经从冷门行业逐渐成为现代化建设不可或缺的力量。通过对档案的开发与利用，使得档案能充分发挥其宝贵价值，更好的服务社会。为了做好档案利用工作，正确处理档案的保密与利用关系的问题，应加强利用过程中的安全和保密工作，使档案能够更好的服务社会，本文从三个大点探讨了如何做好档案的利用和保密工作。
1 做好档案利用工作的内容
档案利用工作的内容包括两个方面：一是对档案进行接收、整理、收录、管理工作和库房的日常管理工作；二是帮助档案利用者在专门的档案利用工作系统查找、利用档案信息，满足其利用需求，这是档案潜在利用价值得以实现的直接手段，体现了档案管理自身的重要价值。档案利用工作最基础的就是做好档案入库出库等相关管理工作，并根据社会需求收集整理有价值的档案馆藏，满足更多大众。在服务档案利用用户的过程中，须熟悉本馆馆藏档案的相关信息和内容，了解每份档案的性质和分类，及时的分析和发现各类档案信息的特点，把握好社会对档案信息利用需求的发展规律，为档案用户提供及时准确的咨询服务和所需的档案及档案信息加工材料。
2 做好档案的保密工作
（一）正确处理好档案保密与利用的关系
自觉保守国家机密是档案管理工作人员的职责，也是每个公民应尽的义务。在日常管理工作中，档案管理人员除了对档案的保密管理要做到尽职尽责外，还需对档案进行充分利用，努力实现其潜在价值，如何正确的处理好档案的保密和利用工作将是档案工作的一项重要课题。目前，大多数档案馆存在重保轻用、利用不足的普遍现象，导致大量有价值的档案得不到充分挖掘和体现，造成了档案资源的浪费。很多档案管理领导不能及时全面的了解到档案工作的情况，合理利用档案资源，档案得不到有效利用，管理领导的管理价值也不能得到充分发挥。要正确处理档案的保密和利用工作的关系，进一步转变传统观念，保用相协调，不偏颇一方；建立健全档案利用范畴制度，严格全面的规定好各类档案的利用范围，利用时间，利用地点等，在合法的范围内，将档案利用率提高，实现其利用价值。
（二）做好档案的密级划分和开放审查工作
一是做好密级划分。根据《保密法》规定，保密档案分为“绝密”“机密”“秘密”三级。档案的开放范围是根据该档案的密级来决定的，档案的价值能不能被挖掘，最大限度地提供利用档案，取决于档案密级的界定。同时档案密级的确定，档案工作人员能对不同的密级配置不同的管理措施，方便提供利用。档案的密级可能随时跟随时间形式而改变，一些可以完成解密的文件须立刻处理，所以档案保密工作的时效性要求档案工作人员做到与时俱进。做好档案密级的划分要严格按照《保密法》的规定来进行，对于达到解密的文件须经由原确定密级的机关、单位或其上级机关进行。二是做好开放审查工作。档案开放审查工作是档案工作的重要环节，科学合理地划分、判定档案的开放程度，控制使用范围能更好的利用档案。首先是初审工作，根据国家标准规定，逐件审查开放期限内的档案，对它的开放程度与控制使用范围进行初步判定。然后是中审，由政策水平和业务能力较高的同志，对第一轮初审中未能判定开放与控制使用范围的档案进行重点审查，以确定其范围。最后是终审，由相关领导根据初审和中审的情况进行最后的综合分析、审查，做出最终决定。
（三）做好档案库房保密工作
科学的库房管理，是维护档案安全，做好保密工作的基础。要严格按照国家规定的库房管理制度，完善各项设备设施，档案管理工作人员须做好每日的库房检查工作和库房的温湿度等设备设施的检查记录；对于库房里的消防措施，每天检查填写消防检查记录，确保消防设施的可用性。库房内，做好进出库房记录，除工作人员外，无关人员一律禁止进入（特殊原因须经相关领导批准）。
3 做好档案利用工作
（一）建立健全档案的接收制度
档案利用首先要做好基础的接收工作，只有把基础打牢，才能在下一步工作中得到提升。一是要进一步提升开放档案的质量。采取科学系统的分类和整理方法，让档案案卷达到排列合理、类目清晰、分类科学，方便档案利用者检索查阅；二是要优化检索工具。优化适时调整检索工具，以骨干型（目录检索）检索为主，基础型（标题检索）检索为辅，叙述型（文字检索）检索工具穿插运用，提升检索工具途径的多元化；三是对重要珍贵档案的修复和拷贝留底。采取拍照、拓印、抄录等多种方式将珍贵档案进行副本复制，对于损坏的物质档案进行技术修复，副本的存档既能方便查阅，又有利于原件的保存。
（二）严格遵守档案利用制度
对借阅的档案进行登记记录，所有档案利用者的查借阅都须出示单位介绍信和身份证证明，档案借出经领导批准后按时返回，违者追究责任。鉴于目前的档案资料数字化改革，非必要的情况下，都以查阅电子档案为主，不轻易调出原件，以确保对档案原件的更好管理保存。严格管理电子档案的拷贝复制，如有需要，须经双方单位主要领导同意，签订保密责任书后通过保密U盘或光盘在保密电脑上进行转换拷贝，禁止在有互联网的电脑上打开浏览，以确保文件的保密性。
（三）加强从业人员素质建设
档案管理人员是档案利用制度的直接执行者，对档案的安全与否负有直接责任，须做到高素质严要求。高素质具体体现在以下三点：一是职业道德素质。对档案职业性质的正确认识，以及高度的政治责任心和对档案事业的热心，始终保持全心全意为人民服务的精神追求；二是文化素质。具备分析解决问题的能力，面对档案利用工作中出现的问题，能利用自身文化素质总结经验并得出问题对策，及时解决；三是专业素质。从事档案的工作人员必须具备专业的档案知识和相关档案法律法规，以便更好的开展工作。严要求体现在：一是严格貫彻执行档案利用制度。对于档案利用制度规定的规章制度必须严格执行，及时学习落实国家和上级部门下发的各项规定和要求；二是严于律己。档案工作者要时刻自检自查，严格遵守规章制度和职业操守，做好份内的工作。三是严格监督管理。档案利用监督工作是做好档案利用保密工作的一项重要措施，可以有效地避免在档案利用过程中发生的问题，做到及时纠正。
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作者简介
吴可可，女，馆员，云南省普洱市宁洱县文物管理所，发表文章2篇。