浅谈如何做好人事档案的保密工作
人事档案记载着工作人员的自然情况、文化专业、政治历史、职务工资、奖惩、培训等，是工作人员工作业绩、工作经历的体现。人事档案的保密工作是人事档案管理的一项重要内容，贯穿档案收集、整理、利用、保存各个环节，是维护档案安全的重要手段。人事档案管理部门保管着大量人员人事档案材料，涉及了个人资料，有很多涉密内容。一旦出现泄密，不但造成个人隐私的泄露，还将影响人事部门的公信力。因此，保密工作始终都是人事档案管理部门的重要职责，必须加强大力宣传，提高管理素质，并通过设施建设、制度完善、推进改革，从而实现人事档案工作的安全、科学、有效管理。
1 加强人事档案保密宣传教育
一是加大《保密法》宣传教育工作。要让所有人员明确知道哪些是属保密范围，包括国家秘密及企业的商务、技术、管理等秘密。要经常性地组织员工观看保密案例，让员工知道保密的重要性以及泄密行为的危害，如何堵住泄密的渠道，教育和要求工作人员做到不该看的不看，不该听的不听，不该说的不说，不该传的不传，让自觉遵守国家和企业的保密制度，履行保密职责成为机关、企事业的一种良好风气。二是要大力开展人事档案管理工作的宣传，努力营造全社会关心人事档案，自觉支持人事档案管理的良好氛围，提高大家对人事档案工作的知晓率。可通过建立档案管理轮流参与制度，在保证专职管档人员的情况下，在一个部门、单位内部，每年由非档案部门人员参与档案的管理工作，了解档案管理的法律法规及管理的运转流程，增强对档案工作的理解和支持。
2 努力提高人事档案管理人员的整体素质
一是要做好人事档案管理人员的基础工作。要注意加强干部档案工作队伍建设，选择政治上可靠、作风正派、责任心强的人员从事档案工作管理工作。各管档单位应该明确一名领导分管，同时按规定配备档案管理人员，而且必须是中共党员、中专（高中）以上文化程度，保证档案员的素质。档案保管人员要自觉维护档案的保密，持之以恒、洁身自好，不受任何利益的诱惑，时刻警惕。二是要做好管理人员的学习培训。作为档案工作人员，要注重自身专业水平的提高，通过自学、参加培训等方式，熟悉档案工作的各个环节和基本要求，努力掌握科学管理的原则和方法，提高工作效率，提高档案质量。积极探索新的管理模式，使档案工作更科学、更实用，为不断进步发展的社会提供有利的资源。通过举办各种不同层次、类型的档案人员培训班，来更新观念、更新知识，提高业务水平。包括通过组织对国家有关的法律法规（尤其是《保密法》和《档案法》的）学习，要贯彻落实《保密法》，在广泛宣传、提高认识、大力协调的基础上，树立保密观念，增强法制意识。三是要做好管理人员待遇的落实。人事档案管理是一项艰巨的重要工作，要提高管理人员的荣誉感和责任感，使之能全身心投入管理工作之中。在繁杂琐碎、枯燥单调的工作中保持高度的责任心，减少工作中的失误和差错。
3 切实加强人事档软硬件建设
一是加强人事档案库房管理。人事档案库房管理是人事档案保密管理的重点，在档案工作上要舍得投入，档案工作经费落实到位，特别是对档案的档案保管和档案信息化建设等方面所需费用要予以重点保障；要按标准按要求建设好规范化的档案室、档案柜，搞好通风、采光、防盗、防虫、防潮、防火等配套保护措施，有条件的可以添置空调、电脑、扫描仪、监视器等设备，进一步提高档案管理信息化水平，确保档案利用安全，档案资料不丢失、不损坏，又保证档案信息不失密、不泄密。应注意的是，不是任何一间办公室都可以用作库房的。二是加强人事档案管理信息化建设。人事档案是人才信息资源库，要合理利用各种资源，使其最大限度地发挥作用，必须把先进的科学技术手段应用于人事档案管理，以达到提高工作效率和延长人事档案寿命的目的。软件建设主要是完善保密管理及制度建设。信息化是当今社会发展的一大趋势，它对人事档案工作提出了新的要求，那就是尽可能地运用当代科技新成果和管理新手段，提高人事档案工作的效率和水平，以尽快实现人事档案信息化管理。在档案日常工作方面尽量实行微机化操作，利用计算机、扫描仪等现代化设备，将文字、图片等资料变成数据资料，使干部档案信息化，建立起完善的干部人事档案数据库系统，利用干部档案日常管理软件进行档案编目、检索及日常的传递、借阅、材料催缴、查询统计等工作，保证干部档案信息的实效性、真实性和正确性。在注重保密的前提下，利用信息化技术，探索新的方法，对档案进行合理、灵活地开发利用，充分挖掘信息作用。
4 完善人事档案管理保密工作制度
一是要明确职责。人事档案管理人员的职责，就是要维护人事档案的完整与安全，这既是人事档案保管工作的基本任务，也是人事档案保管工作的目的。人事档案保管工作就是做到档案保管得完好无损，不因各种不利因素而使档案损坏。二是要完善《收集制度》。建立人事档案材料收集网络，明确收集的范围和要求，让制度使人事档案内容充实，更全面地反映一个人的情况。三是要完善《鉴别归档制度》，明确鉴别的内容和归档的要求，对材料进行有效的鉴别，及时存真去假、查漏补缺。对已经破损的档案，要及时抢救。同时，档案排架要整齐规范，有规可循，有目可查。四是要完善《保管保密制度》，采取切实有效的措施，减少人为因素的破坏，保障人事档案的安全，延长使用的寿命。五是完善《查阅制度》，明确人事档案利用的方式和方法，以保证人事档案的安全性和真实性。具体工作中要坚决做到做到“五不查”、“四不借”“三不转”，即：无《干部档案查借阅呈报表》不查，非利用单位范围的不查，非正式党员干部不查，本人及亲属的档案不查，审批手续不全不查；未经领导批准不借，非特殊需要不借，手续不全不借，本人及亲属档案不借；个人带档不转，没有调动通知不转，接收单位不明不转。特别是针对人才流动与档案转递不同步，人才不合理地流动，造成“人档分离”越来越多的现象，要严格按照管理权限，对不在本单位的人员的档案必须妥善处理，该转递的要及时转递，有效避免“人档分离”情况的发生。
5 不断推进人事档案管理保密工作改革
一是要加强档案材料的收集工作，确保归档材料的完整、可靠。建立健全材料收集工作的协调机制。二是加快人事档案的规范化、现代化建设。规范人事档案的内容、分类、档案用品标准，对人事档案材料的归档范围、时间要有明确具体的要求，将侧重点放在反映干部员工工作能力、工作业绩等档案材料上。三是完善人事档案管理的法律法规，提高人事档案的利用效益。因此，要从人才的开放性和流动性的实际出发，同时兼顾人事档案工作的保密性，改革传统人事档案管理制度，修订和完善现行人事档案管理的法律法规。四是不断提高人事档案管理人员的素质。随着时代的发展，社会的变化，科技的创新，人事档案的管理方式也发生了巨大的变化。管理人员再也不是以前那种只管整理、查询的档案人。而应该是既懂档案专业知识的又会运用现代化方式管理的复合型人才。人事档案工作人员应有紧迫感和使命感，实现复合型人才的档案管理人员的转型，这是实现社会化、信息化的必要条件，也是推动档案事业发展的关键。人事档案是专门档案的一种，其记录和反映了人员经历和德才表现等情况，是全面地考察人，选贤举能、知人善任的重要依据。因此，在人事档案管理中，务必做到人事档案管理工作的规范化、科学化、现代化，来增强档案管理工作的活力和生命力，使人事档案的管理工作有着更进一步的发展，为人事档案保密工作打下坚实的基础。