档案部门开展口述档案，在拓展其社会服务功能、促进档案资源整合、弘扬优秀传统文化方面发挥着重要作用，因此建立口述档案是档案部门的一项责无旁贷的工作，它包括访谈对象的确定、受访者背景资料的查阅、访谈提纲的制定、访谈器材设施的准备、正式访谈、访谈内容的整理(抄本的制作)、分析及保管利用。面对这样一项长期且艰巨的任务，不能急于求成，任一环节都很耗时且急需口述档案研究者认真核证。
口述档案的整理
口述档案的建立并不是采访结束后就大功告成，访谈者面临的新任务就是对访谈内容的整理(即口述档案的整理或抄本的制作)、分析、诠释及保管。访谈过程中形成的音频、视频或文字记录仅仅是毛坯，还须通过整理才能形成真正意义上的口述档案，整理的好坏直接影响着口述档案信息资源的利用。口述档案的整理可按以下步骤进行：
1 抄本的制作
访谈过程形成的音频、视频等声像记录对存储介质有依赖性，一旦发生意外，访谈记录极有可能受到破坏，另外有些研究者喜好选择抄本开展工作。为此，须及时将访谈过程中形成的声像记录逐字逐句转录成文字稿，即制作抄本。
(1)抄本的格式以问答式为主
原始性为档案的属性之一，因此建立口述档案时，抄本的制作格式应尽可能按照访谈过程中提问及回答的先后顺序，即采用问答的形式整理。与其他格式的抄本相比，问答式的优势在于再现访谈情境，体现抄本的原始性及访谈者与受访者间的互动性，能够保留比较丰富的口语形式和口语信息，便于通过文本分析验证访谈逻辑。但是问答式抄本的缺点在于有时断句不完整造成语意不连贯。
(2)抄本制作者的选择
访谈内容反映了受访者对访谈主题或历史事件的看法，对日后口述档案的价值分析有着直接的影响，因此抄本的制作者应持有谨慎而认真的态度。抄本的制作看似简单，实际非常繁重。因为抄本的制作非常耗时，平均每l小时的访谈大约需要6～8小时的抄本制作时间，同时还有更费时的监听编审工作，须回放或重播声像记录，检查声像内容与抄本是否一致。抄本制作者重任在肩，因此成功的抄本需要一位专业的、有高度责任感的抄本制作者。选择抄本的制作者时，一般可考虑如下人选：①专业的抄本制作者。在经费充足的前提下，请专业的抄本制作者不失为良策。他们既有口述档案经验，又有很快的领悟能力及打字速度。②访谈者。除受访者外，访谈者是对访谈内容及访谈情景最熟悉的人，因此往往是整理访谈记录的最佳人选。③新闻传媒专业或相关专业的学生。围绕口述档案工作，构建学生资源站。先让学生按照声像记录初步完成抄本的制作，然后再由访谈者仔细核对，在档案馆人手紧张的条件下，从人力上确保口述抄本的顺利完成。
(3)抄本制作不得任意删减受访者原意
抄本不同于文学作品，也不同于新闻报道，制作者首先必须充分理解受访者的言语要义，对访谈中含混不清的语音，需前后回放，直至听清。对实在难以听清的词语，应做好标识。访谈中涉及的历史事件背景、内容、人物姓名，访谈者应尽可能多途径了解或核实相关资料，以免曲解受访者原意，绝不能不清楚时就放弃或索性等待受访者后续的校核，否则受访者会质疑访谈者的诚意及口述档案交给访谈者的安全性，进而可能影响后续合作。其次必须尊重和保留受访者的原意，不用制作者的语言进行概述或删减。即便受访者谈及的事件背景、内容与所查核的资料不一致或访谈中出现前后不一致的情况，制作者也不应按自己的主观意愿或所了解的客观事实进行修改，应保留受访者的原意，同时做好标识，以便后续与受访者核对。
(4)尽量保留口语信息、口语形式及非语言行为
制作抄本时，还应尽量保留访谈过程中受访者的口语信息与口语形式，以及受访者的一些肢体语言、表情等非语言行为。制作者要及时记录或观看摄像记录，在抄本中做好注释，这不仅可以渲染访谈过程的现场，而且对口述档案的分析和研究具有一定的参考价值。从声音记录转换为文字记录时，总会出现口语信息的流失，即便采用问答式抄本，虽然能够保留较为丰富的口语形式和口语信息，但是从口语到文字的转换，不可避免会造成口语信息的流失。为降低这一现象的不利影响，可利用语言学领域的分支一话语分析中使用的记音方式，详细地记录访谈过程中受访者的语言特征，如停顿、犹豫等，但是这种口述文本更费时，对’没有受过语言学训练的抄本制作者构成较大的挑战。
2 抄本的校核
老人是历史的见证者，访谈中他们对重大历史事件提出自己的看法，讲述不为人知的史实。在访谈过程中，由于老人年龄较大，面对摄像镜头时稍带紧张，难免会对部分事件发生的具体时间、地点，涉及的人物等产生模糊或错误的回忆；还有一些老人虽然亲历了一些重大事件，但不很健谈，所以口述抄本的原始稿整理好后须请受访者校核和补充，进而丰富口述档案的内容，提升口述档案的准确性。也许有人会质疑事后再给受访者校核，能否保持口述档案的原始性。受访者可能会删去某些访谈内容，也可能会增加访谈中未提及的内容——这种情况确有可能。但即便如此，访谈者也须将抄本交给受访者校核，因为他们是访谈话题的主角，不能剥夺他们的审核权。此外，档案部门最好留存一份抄本的原始稿。
口述档案的分析
口述档案收集、整理完后，口述档案的建立就进入了最后的环节，即分析和研究。这一环节研究者不仅需要查阅大量的档案或文献资料，而且需具备社会学、史学、逻辑分析、统计学等多门学识，难度确实大，从而致使部分口述档案的研究工作仅停留在对访谈资料的收集、整理与保管，未能对口述档案信息资源进行有效分析提炼。笔者认为，只有对口述档案信息资源进行深入分析，才能整合口述档案的信息资源及提升口述档案的史料价值。口述档案的分析包括对访谈内容的核证、分析与诠释。
1 考证与核实
相对于纸质档案或文献资料，口述档案需要考证、核实分析的成分更多，因为口述档案是一种回忆式的收集档案资料，因此在研究口述档案时要采取审慎的态度，做到“大胆假设，小心求证”“大胆征集，审慎运用”。
在考证、核实口述档案时，经常利用纸质档案、文献资料等多途径比对。当口述档案与纸质档案或文献资料矛盾时，口述档案研究者就需深入挖掘，决定究竟哪一方更为准确。但如果不能进一步核证而难以取合时，暂以纸质档案或文献资料为准。在核证口述档案时，如果无法通过现有的纸质档案及文献资料比对，而现有的受访者对同一事件或同一人物的意见存在分歧时，不妨适当拓宽采访范围，合理确定采访对象，接着对访谈内容进行比较分析及对受访者的经历、接受教育程度、个性等因素进行剖析，最后下结论。如华南理工大学档案馆反映该校组建时期第一任校长的馆藏纸质档案及文献资料非常少，为此在启动口述档案之初采访了一些组建时期的老教师、老教授，采访中他们对首任校长的看法存在差异，接下来就需要访谈者必须对存在的差异进行比较分析，剖析产生差异的原因，然后再对该校长的性格特征进行归纳。
2 分析与诠释
口述访谈是口述档案研究者出于研究、挖掘历史、弥补断层记忆等目的而开展的，收集与整理好访谈内容或抄本，并对口述档案的历史性与准确性核证后，研究者还需将所有访谈内容或抄本展开，进行多角度剖析、归类、探究，对关键信息进行梳理，提炼受访者口述背后的核心理念，思考如何将众多个案的共性与个性有效串联起来，对问题进行梳理与探索，进而实现口述档案研究的逻辑框架与核心概念认识上的突破。
分析口述档案时，研究者首先要明确建立口述档案的预期目标，接着反复观看摄像记录或阅读访谈内容或抄本，再对访谈内容进行比较分析，留同存异，萃取精华。以华南理工大学为迎接校庆60周年而开展的“口述华工”为例，建立口述档案的目的非常清晰，即回顾办学历程、办学理念、培养目标、提练华工的精神及华工的特色文化，讲述老华工的故事。研究者就38位老华工对华工的回忆与叙说内容进行比较分析，发现受访者对华工的办学历程、培养目标及办学理念等问题，看法较为集中，对华工人的精神和华工特色文化的解读，则呈现波动，但异中有同，究其原因，精神和特色文化都是长期积淀的产物，比较抽象，具体到受访者的认知，则受他们的经历、思想情感、价值观等因素影响，38位老人的共识则展现了华工人的主流精神，已为大家所公认和接受。
此外，在分析口述档案阶段，口述档案的研究组成员更应强化团队合作的意识，定期分享、探讨每位受访者及研究成员观点或结论，最后形成对人物、事件、历史较为全面的理解。
总之，口述档案整理与分析进展的质量，直接关系着口述档案的信息资源能否有效利用，口述档案的研究者需理性面对这项工作的挑战，尽可能为今后的研究提供翔实的史料知识与便捷的利用平台。 档案部门开展口述档案，在拓展其社会服务功能、促进档案资源整合、弘扬优秀传统文化方面发挥着重要作用，因此建立口述档案是档案部门的一项责无旁贷的工作，它包括访谈对象的确定、受访者背景资料的查阅、访谈提纲的制定、访谈器材设施的准备、正式访谈、访谈内容的整理(抄本的制作)、分析及保管利用。面对这样一项长期且艰巨的任务，不能急于求成，任一环节都很耗时且急需口述档案研究者认真核证。
口述档案的整理
口述档案的建立并不是采访结束后就大功告成，访谈者面临的新任务就是对访谈内容的整理(即口述档案的整理或抄本的制作)、分析、诠释及保管。访谈过程中形成的音频、视频或文字记录仅仅是毛坯，还须通过整理才能形成真正意义上的口述档案，整理的好坏直接影响着口述档案信息资源的利用。口述档案的整理可按以下步骤进行：
1 抄本的制作
访谈过程形成的音频、视频等声像记录对存储介质有依赖性，一旦发生意外，访谈记录极有可能受到破坏，另外有些研究者喜好选择抄本开展工作。为此，须及时将访谈过程中形成的声像记录逐字逐句转录成文字稿，即制作抄本。
(1)抄本的格式以问答式为主
原始性为档案的属性之一，因此建立口述档案时，抄本的制作格式应尽可能按照访谈过程中提问及回答的先后顺序，即采用问答的形式整理。与其他格式的抄本相比，问答式的优势在于再现访谈情境，体现抄本的原始性及访谈者与受访者间的互动性，能够保留比较丰富的口语形式和口语信息，便于通过文本分析验证访谈逻辑。但是问答式抄本的缺点在于有时断句不完整造成语意不连贯。
(2)抄本制作者的选择
访谈内容反映了受访者对访谈主题或历史事件的看法，对日后口述档案的价值分析有着直接的影响，因此抄本的制作者应持有谨慎而认真的态度。抄本的制作看似简单，实际非常繁重。因为抄本的制作非常耗时，平均每l小时的访谈大约需要6～8小时的抄本制作时间，同时还有更费时的监听编审工作，须回放或重播声像记录，检查声像内容与抄本是否一致。抄本制作者重任在肩，因此成功的抄本需要一位专业的、有高度责任感的抄本制作者。选择抄本的制作者时，一般可考虑如下人选：①专业的抄本制作者。在经费充足的前提下，请专业的抄本制作者不失为良策。他们既有口述档案经验，又有很快的领悟能力及打字速度。②访谈者。除受访者外，访谈者是对访谈内容及访谈情景最熟悉的人，因此往往是整理访谈记录的最佳人选。③新闻传媒专业或相关专业的学生。围绕口述档案工作，构建学生资源站。先让学生按照声像记录初步完成抄本的制作，然后再由访谈者仔细核对，在档案馆人手紧张的条件下，从人力上确保口述抄本的顺利完成。
(3)抄本制作不得任意删减受访者原意
抄本不同于文学作品，也不同于新闻报道，制作者首先必须充分理解受访者的言语要义，对访谈中含混不清的语音，需前后回放，直至听清。对实在难以听清的词语，应做好标识。访谈中涉及的历史事件背景、内容、人物姓名，访谈者应尽可能多途径了解或核实相关资料，以免曲解受访者原意，绝不能不清楚时就放弃或索性等待受访者后续的校核，否则受访者会质疑访谈者的诚意及口述档案交给访谈者的安全性，进而可能影响后续合作。其次必须尊重和保留受访者的原意，不用制作者的语言进行概述或删减。即便受访者谈及的事件背景、内容与所查核的资料不一致或访谈中出现前后不一致的情况，制作者也不应按自己的主观意愿或所了解的客观事实进行修改，应保留受访者的原意，同时做好标识，以便后续与受访者核对。
(4)尽量保留口语信息、口语形式及非语言行为
制作抄本时，还应尽量保留访谈过程中受访者的口语信息与口语形式，以及受访者的一些肢体语言、表情等非语言行为。制作者要及时记录或观看摄像记录，在抄本中做好注释，这不仅可以渲染访谈过程的现场，而且对口述档案的分析和研究具有一定的参考价值。从声音记录转换为文字记录时，总会出现口语信息的流失，即便采用问答式抄本，虽然能够保留较为丰富的口语形式和口语信息，但是从口语到文字的转换，不可避免会造成口语信息的流失。为降低这一现象的不利影响，可利用语言学领域的分支一话语分析中使用的记音方式，详细地记录访谈过程中受访者的语言特征，如停顿、犹豫等，但是这种口述文本更费时，对’没有受过语言学训练的抄本制作者构成较大的挑战。
2 抄本的校核
老人是历史的见证者，访谈中他们对重大历史事件提出自己的看法，讲述不为人知的史实。在访谈过程中，由于老人年龄较大，面对摄像镜头时稍带紧张，难免会对部分事件发生的具体时间、地点，涉及的人物等产生模糊或错误的回忆；还有一些老人虽然亲历了一些重大事件，但不很健谈，所以口述抄本的原始稿整理好后须请受访者校核和补充，进而丰富口述档案的内容，提升口述档案的准确性。也许有人会质疑事后再给受访者校核，能否保持口述档案的原始性。受访者可能会删去某些访谈内容，也可能会增加访谈中未提及的内容——这种情况确有可能。但即便如此，访谈者也须将抄本交给受访者校核，因为他们是访谈话题的主角，不能剥夺他们的审核权。此外，档案部门最好留存一份抄本的原始稿。
口述档案的分析
口述档案收集、整理完后，口述档案的建立就进入了最后的环节，即分析和研究。这一环节研究者不仅需要查阅大量的档案或文献资料，而且需具备社会学、史学、逻辑分析、统计学等多门学识，难度确实大，从而致使部分口述档案的研究工作仅停留在对访谈资料的收集、整理与保管，未能对口述档案信息资源进行有效分析提炼。笔者认为，只有对口述档案信息资源进行深入分析，才能整合口述档案的信息资源及提升口述档案的史料价值。口述档案的分析包括对访谈内容的核证、分析与诠释。
1 考证与核实
相对于纸质档案或文献资料，口述档案需要考证、核实分析的成分更多，因为口述档案是一种回忆式的收集档案资料，因此在研究口述档案时要采取审慎的态度，做到“大胆假设，小心求证”“大胆征集，审慎运用”。
在考证、核实口述档案时，经常利用纸质档案、文献资料等多途径比对。当口述档案与纸质档案或文献资料矛盾时，口述档案研究者就需深入挖掘，决定究竟哪一方更为准确。但如果不能进一步核证而难以取合时，暂以纸质档案或文献资料为准。在核证口述档案时，如果无法通过现有的纸质档案及文献资料比对，而现有的受访者对同一事件或同一人物的意见存在分歧时，不妨适当拓宽采访范围，合理确定采访对象，接着对访谈内容进行比较分析及对受访者的经历、接受教育程度、个性等因素进行剖析，最后下结论。如华南理工大学档案馆反映该校组建时期第一任校长的馆藏纸质档案及文献资料非常少，为此在启动口述档案之初采访了一些组建时期的老教师、老教授，采访中他们对首任校长的看法存在差异，接下来就需要访谈者必须对存在的差异进行比较分析，剖析产生差异的原因，然后再对该校长的性格特征进行归纳。
2 分析与诠释
口述访谈是口述档案研究者出于研究、挖掘历史、弥补断层记忆等目的而开展的，收集与整理好访谈内容或抄本，并对口述档案的历史性与准确性核证后，研究者还需将所有访谈内容或抄本展开，进行多角度剖析、归类、探究，对关键信息进行梳理，提炼受访者口述背后的核心理念，思考如何将众多个案的共性与个性有效串联起来，对问题进行梳理与探索，进而实现口述档案研究的逻辑框架与核心概念认识上的突破。
分析口述档案时，研究者首先要明确建立口述档案的预期目标，接着反复观看摄像记录或阅读访谈内容或抄本，再对访谈内容进行比较分析，留同存异，萃取精华。以华南理工大学为迎接校庆60周年而开展的“口述华工”为例，建立口述档案的目的非常清晰，即回顾办学历程、办学理念、培养目标、提练华工的精神及华工的特色文化，讲述老华工的故事。研究者就38位老华工对华工的回忆与叙说内容进行比较分析，发现受访者对华工的办学历程、培养目标及办学理念等问题，看法较为集中，对华工人的精神和华工特色文化的解读，则呈现波动，但异中有同，究其原因，精神和特色文化都是长期积淀的产物，比较抽象，具体到受访者的认知，则受他们的经历、思想情感、价值观等因素影响，38位老人的共识则展现了华工人的主流精神，已为大家所公认和接受。
此外，在分析口述档案阶段，口述档案的研究组成员更应强化团队合作的意识，定期分享、探讨每位受访者及研究成员观点或结论，最后形成对人物、事件、历史较为全面的理解。
总之，口述档案整理与分析进展的质量，直接关系着口述档案的信息资源能否有效利用，口述档案的研究者需理性面对这项工作的挑战，尽可能为今后的研究提供翔实的史料知识与便捷的利用平台。 存入我的阅览室