摘要：档案作为历史的宝贵资源和信息资源，在企业的发展中发挥了重要作用。随着网络技术的快速发展，为档案工作的现代化管理提供了良好的发展契机。本文通过对电子信息技术在档案管理应用与科学发展进行了论述，并提出了电子信息时代档案管理工作急需解决的问题。
关键词：档案管理；现代电子信息技术；应用
Abstract: as a historical archives the precious resources and information resources, in the development of enterprises has played an important role. With the rapid development of network technology, for the modernization management of archives work is a good opportunity for development. This article through to the electronic information technology in the archives management application and scientific development were discussed, and put forward the electronic information age file management problems needed to resolve.
Keywords: file management; Modern electronic information technology; application
中图分类号：G271文献标识码：A 文章编号：
前言
档案信息化源于现代档案事业发展的需要。昨天的文件已成为今天的档案,今天的电子文件将会成为明天的数字档案。档案信息化推动了档案管理的深刻变革。电子记录归档保存、馆藏档案数字化以及档案信息网络化服务已成为社会发展的主流趋势。档案馆作为社会信息资源系统的一个重要组成部分,正面临着信息化时代的巨大挑战。档案工作不再延续大量的手工操作,而是借助于计算机实现结合手段。档案的收集、整理、保管和提供利用的传统方式不仅难以适应快节奏、高效率社会发展的多元化利用要求,而且也难以保障信息化时代档案信息的收集、管理和永久保存工作的有效开展。因此,档案工作者需要转换思维方式、改变传统观念,在传统档案管理模式上探索如何创新。
一、电子文件的概念及其主要特点
电子文件是指由计算机直接产生并处理的、以计算机硬盘存储、磁盘和光盘等物理存储介质为载体的所有相关文件。电子文件是数字化信息技术的产物，它在计算机中形成并得到处理，其信息形态是数字化的，其归档后即形成电子档案。它主要包括文本文件、程序文件、图形图像文件、数据库文件等。电子文件与纸质文件相比很大区别，主要表现在以下几点：
一是电子文件对设备的依赖性。电子文件的形成和各种处理均是在计算机等设备的支持下完成的，与传统直观的纸质文件不同。
二是电子文件具有非直读性，需借助计算机设备才能进行阅读与利用，离开计算机等设备，电子文件既看不见也摸不着。
三是电子文件信息与载体的可以从一个载体转换到另一个载体，其内容信息却不发生任何变化；可以实现计算机信息化网络共享和传输，而不像纸质文件一样，受时间和距离的影响较大。
四是电子文件资源共享的方便快捷与信息的不安全性。电子文件的保存主要与保存设备或介质存放环境的温(湿)度、防磁性以及计算机存储系统本身的安全性能有关；而纸质档案保存条件和环境主要与保存场地的要求有关。
五是电子文件的可转换性。电子文件可随时转换成为纸质文件。
二、电子文件管理与传统档案管理的不同
电子文件管理与传统档案管理的不同之处如下：
其一，电子文件产生后，可在允许的情况下进行随时更改，并最终存贮于计算机、磁盘或光盘中，采用档案管理信息数据进行代替，它的整个管理过程与计算机系统密不可分。电子文件进行归档，可以采用磁盘、光盘或移动存储工具进行移交，也可以通过网络进行，其整个接收管理过程有可能是交错进行的；而传统档案工作全部以纸质文件材料为工作对象，进行纸质文字信息存储，文件的归档立卷工作是档案管理流程的起点，也是文档工作和档案管理的结合点，文件形成付诸实施后，由各工作部门收集初始文档进行立卷，并交由档案部门管理，其管理过程相对滞后。
其二，电子文件由于其电子文件信息与载体可分离的独特性，它可以通过计算机系统进行迅速、有效、多层次的程序，不同的用户可以根据自己的需要，利用办公自动化系统对电子文件进行自由组合分类，其工作时间和效率将会大大提高；而纸质文件必须进行手工操作分类整理，其时间、效率同电子文件相比要大打折扣。由此可见，随着电子文档管理的运用，在文档整理、分类、建册和应用方面有着传统纸质文档管理所无法比拟的优点。
其三，根据传统的档案价值鉴定理论，文件应根据其凭证价值和参考价值确定保管期限。而电子文件制作方便，信息和数据可不断地进行修改和补充，将产生比以往更多的文件；此外，鉴定电子文件保存价值的方法、内容、标准将发生变化，原有的档案价值的理论分析范围也会扩大，难以划定同定的保管期限。因此可见，电子文件的鉴定、管理方法还有待进行更深层次的探讨和实践。
三、企业档案管理采用电子化信息技术的优点
采用电子化信息技术对企业档案进行管理具有以下优点：
一是企业档案接管由后到前。传统的企业纸质档案的接收管理工作，通常是存企业各项工作完成后，由相关工作部门整理、分类，完成对档案管理部门的档案移交。在文档的收集、整理过程中，不需要档案管理人员参与，他们更多的是对移送的档案资料进行检查和分类指导；而在电子环境中，电子文件、电子图纸会随时产生，要求企业档案工作者不能坐等档案的最后形成与归档，档案人员他们必须存产生电子文件的源头行使档案的监督与指导职能，积极参与文件的形成与保管过程，使用专门的档案信息接收管理平台，实施电子档案信息的收集与管理，控制并维护档案信息资源的有效性、可靠性和实时性。
二是企业档案载体由慢到快。企业对计算机系统和网络实施全程管理后，将实现信息数据的适时交换和处理。在企业的各项管理活动中，由于电子文件快捷的办文进度和传递速度，将逐步取代纸质文件；电子图纸因其具有快捷、准确、方便等特点而被大量使用，通过计算机辅助设计可使图纸的设计、存储、查询和修改变得既快捷又方便，同时，电子档案管理会使各工作部门的工作效率大大提高。
三是企业档案分类由繁到简。随着企业计算机管理系统的应用，原有传统档案(包括文书档案、产品档案、会计档案、基建档案、人事档案等)的分类方法将被企业信息集成系统中各个管理模块及流程设置所取代。计算机管理过程中企业的档案分类更能贴近企业的生产、经营、管理等各方面状况，分类也将更详细、更科学、更规范。一份完整的档案信息储存在计算机网络多个子管理系统中，企业各部门可以依照各自工作目标随机设立和调整档案管理类目，各个企业的档案信息分类也会因地制宜，各有特色。