浅谈干部人事档案的保密与管理
【摘要】干部人事档案是记录个人记录、工作情况及奖惩情况的重要史料，通过人事档案能够全面了解干部，是干部选拔和录用的重要标准。近年来，社会经济发展迅速，为了能够顺应当前时代的发展需求，各大企业加大了人事制度改革，将人事档案管理作为人事改革的重要工作内容，加强人事档案保密和管理，对充分发挥人事档案的效用具有重要作用。
【关键词】干部人事档案；保密；管理
由于干部人事档案中记录了大量的个人经历、业绩及表现等方面的内容，对干部晋升和调动提供了参考意见，确保了干部选拔的公平性，提升了干部工作的积极性。干部人事档案管理是企业管理工作的重要组成部分，要求档案人员需要意识到加强人事档案保密及管理工作的重要性，结合人事档案管理要求，采取强有力的措施，做好档案保密及管理工作。
一、干部人事档案的保密工作
（一）确保档案室环境的保密性。档案室里面存放了企业员工的档案资料，档案里面记录了大量的个人信息，是个人史料的集中记载，对人日后的择业及工作发展都提供了较大的参考依据，对提升档案管理效果，强化档案管理质量具有重要作用。因此，档案室是企业的机密性部门，需要确保档案室环境的保密性，除了档案管理人员外，企业人员不得进入档案室内部。档案室的设置也有一定的要求，不能将档案室设在最底层或最顶层位置，运用两室分开方法，主要分为办公区及档案存储室。档案存儲室中禁止无关人员随意出入。档案室门窗要加固，安装保险柜、保险所及防盗门，档案室的钥匙由相关人员保管，杜绝一切根源上的泄密及窃密现象的发生。另外，存放档案的柜子要集中做好防潮、防火、防蛀工作，确保档案室配置的科学性，维护档案管理的安全性。
（二）确保计算机网络运行的安全性。随着科学技术的快速发展，传统的档案管理方式既会浪费管理时间，又增加了档案管理人员的工作量，为了满足档案日益增加的发展趋势，将计算机网络运用人事档案管理，提升了档案的管理效率，确保了档案的科学化管理，降低了档案管理人员的工作量。但是计算机网络技术自身的安全性较差，一些不法分子利用计算机网络的劣势，开展信息窃取工作，导致人事档案信息常会出现篡改等情况，严重影响人事档案管理效果。因此，需要加大对计算机网络的管理力度，加大计算机网络信息保密管理工作，将涉及重要个人信息的计算机交由专业的人员进行管理，并做好安全防护工作，定期做好保密检查，加大病毒预防及处理，做好计算机系统保密工作，确保计算机网络运行的安全性。
（三）提高档案管理人员的保密意识。想要加强人事档案保密管理，还要使管理人员的保密意识得到提高。具体来讲，就是要加大档案保密重要性的宣传，从而使人员认识到自身需要承担对人事档案进行保密的责任和义务。在此基础上，管理人员才能积极参与档案保密管理工作，进而避免档案泄露的情况。为此，还要定期组织管理人员进行有关档案保密的法律法规的学习，同时进行丰富活动组织以实现档案保密知识的宣传。而在人员对档案保密的认识得到不断加深的基础上，则能完成保密责任感的树立。此外，还应组织档案管理人员参加保密培训，即对人员保密技能进行培养。在这一过程中，还要列举实例加强档案管理人员的培训，以便使人员能够通过实践学习掌握更多的保密技能。
（四）加强人事档案信息数据库保密。随着档案管理的信息化发展，能否加强档案信息数据库的管理，将直接对人力资源管理效果产生影响。借助人事档案信息数据库，不仅能通过提高人员管理效率完成人力资源优化配置，并且也能够降低档案资料的磨损率。但在這一过程中，还要加强档案信息数据库的保密工作，以免干部人事信息遭到泄漏。因为在档案信息数据库中，信息能够被轻松编辑、修改和复制，从而给数据信息的保密带来困难。针对这一情况，管理人员还应加强对数据库保密的认识，以便更好地开展档案信息管理的保密工作。具体来讲，就是管理人员应避免将数据库服务与外部网络连接，如互联网和局域网等。同时，应进行数据库访问权限的设置，以确保数据库只能由管理人员进行数据录入、修改和删除，其他部门人员只能进行数据阅览，外人则无法进行数据获取。
二、干部人事档案的管理工作
（一）确保档案管理制度的科学性。干部人事档案作为国家档案的重要组成部分，为了提升干部人事档案管理效果，确保档案管理各项工作的高效实施，需要制定出合理有效的干部人事档案管理制度，对档案管理权限及管理方法做出详细的规定，为档案管理各项工作的开展提供坚实的基础，为如何开展管理工作提供依据。另外，还需要加大对档案审批制度、登记制度及统计制度的规定，结合目前人事档案的管理要求，对不同的档案管理者做好不同的档案审批管理，对阅档过的档案进行详细的记录，阅档记录的内容主要包括姓名、时间、用途及阅档者签字等。管理部门人员需要肩负起档案管理的重任，做好档案汇总及总计工作，严格按照阅档的时间顺序，将档案装订成册，集中管理。干部人事档案不得外借，如有特殊情况，需要向有关部门领导告知批准签字后才可拿出，并要在规定的时间按时归还。对于泄漏档案秘密的人员，要追究其法律责任。
（二）提升档案管理人员的专业素养。为加强干部人事档案的管理工作，还要使管理人员的专业素养得到不断提升。因为，人员是否具有较高的专业素养，直接关系到档案管理规定能否得到全面落实。为此，还要加强管理队伍的建设，筛选出具有较强责任心、事业心、档案管理能力和丰富档案管理知识及经验的人员，以确保档案管理工作能够得到顺利开展。而这样的档案管理人员不仅能够固守档案保密的观念，还能找到档案查阅、使用和保密的契合点，所以能够使档案资料得到最大程度利用的同时，避免档案信息遭到泄漏。此外，这样的人员不受利益驱使进行档案信息的泄漏，并且能够做到不随意进行干部信息的传递和复制，因此能够为档案管理工作的开展提供保障。
（三）加强档案管理的监督和检查。在干部人事档案管理方面，为及时消除档案保管的安全隐患，还要加强档案管理情况的监督和检查。为此，上级部门还应定期开展档案工作的监督、检查工作，以便为档案管理工作的开展提供科学的指导，进而使各种档案管理规定得到切实落实。同时，还应建立监督、检查机制，从而使档案管理人员能够明确自身职责，并在高标准和严要求下较好地开展档案管理工作。而针对在监督、检查中发现的问题，则要责令管理人员进行整改，并及时进行整改结果的跟踪，以推动人员档案管理水平的提高。此外，针对表现优异的档案管理人员，则要给予一定的奖励，进而有效推动档案管理工作的发展。
（四）做好档案的鉴别和审核。档案的鉴别和审核是档案管理工作的重要组成部分，对提升档案管理效果及质量具有重要作用。干部人事档案主要是用来记录干部个人信息、工作情况、奖惩情况的重要史料，要求档案上的内容要具有较强的真实性，不可弄虚作假。在日常的档案管理过程中，要求档案管理人员需要肩负起档案管理的重任，对档案进行集中的分类及整理，做好编目归档、装订及修补清理等工作，给日后查找档案提供较大的便利。另外，在记录档案过程中，必须要确保所记录上面信息的真实性，做好档案的鉴别和审核，对于档案记录中错误的信息，要及时做好纠正工作，避免档案虚假记录情况，确保档案的安全性和完整性。
三、结论
对于企业来讲，干部人事档案的管理具有一定的重要性，所以企业还要加强档案的保密与管理工作。为达成这一目标，企业还要从环境、人员、机制等各方面采取相应的措施，从而使干部人事档案的保密工作更好地开展，继而使档案管理水平不断提高。
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