档案外包整理中应注意的问题及对策分析
摘 要：随着企业的不断发展，规模的不断扩大，企业档案的种类是数目在不断的增长，档案管理工作和难度和复杂程度在不断的加大。档案整理和包装的过程中总会遇到各种各样的问题，同时在新时期随着技术手段的不断进步，档案外包整理过程中存在的问题得到一定程度的解决，但是仍然存在一些问题需要引起我们的高度重视。本文主要是在实践的基础上，谈谈档案外包整理中应该注意的问题，并且就其中的问题进行分析之后提出一些对策，希望可以起到抛砖引玉的作用。
关键词：档案管理；外包整理；注意问题；相关对策
近些年来企业的发展十分迅速，其自身的管理制度在不断的完善，其中档案管理作为其内部管理和内部控制的重要手段和措施，在新时期受到高度重视。档案外包整理是档案管理工作的重要内容，随着新时期企业档案数量种类的增长，档案外包整理工作的难度逐渐加大，虽然说新时期档案外包整理工作出现了一些新的理念和方法，但是在实践的过程中由于种种原因最终的质量和效率并不高，制约了档案外包整理工作的质量和效率。这些问题的存在需要我们引起足够的重视，采取相应的措施进行完善和补充，促进档案外包整理工作质量和效率的提高，为企业的发展注入新鲜的活力。
一、档案外包整理的简单介绍
档案外包是指企业根据相关合同或者协议，将企业档案管理工作的全部或者部分委托给外界专业的档案管理机构，来进行档案管理工作的一种新模式。档案外包整理，就是对企业档案进行分类、编号、著录、装订、材料扫描、录入等的外包整理。
档案外包整理是新时期企业进行档案管理工作的新模式和新方法，对于规范企业档案管理工作有着积极的作用。同时减轻了档案管理的压力和负担，为本单位的档案管理工作提供了便利。促进了企业资源整合的效率，提高了企业管理的现代化，对于企业在新时期的全面发展做出了卓越的贡献。
二、档案外包整理中需要注意的问题
新时期我国企业发展迎来新的契机，取得了巨大的成就。其中档案外包整理工作就是其具体表现。但是就目前实际情况来看，我国企业发展迅速，但是忽视了档案管理工作，虽然在新时期也效仿发达国家对档案管理工作进行不断的创新，但是在时间中仍然存在行业竞争混乱、行业监管不当、在出现问题时难以责任到人的问题。同时档案管理外包由于受到资金的限制，在外包的过程中总会出现各种问题，影响了档案外包整理的质量和效率。
三、档案外包整理中存在问题的相关对策
档案外包整理中存在问题是时代发展必然的产物，是企业进步的体现。需要我们对此引起高度重視，认真分析问题存在的原因，从实践入手，不断的找到解决问题的对策。在调查分析之后我认为可以从以下几个方面入手：
四、加大宣传力度，提高重视程度
在新时期企业在发展的过程中，要提高对档案管理工作的重视程度，要充分利用新时期的媒体设备优势，在不断实践的过程中，对新时期出现的档案管理工作出现的新理念和新方法进行全面的宣传，比如说档案外包整理，使相关人员可以全面的认识这一工作，了解这一手段的运行方式，在不断实践的过程中提高工作质量和效率。同时在新时期要提高相关领导的思想觉悟，接受新时期新的理念和方法，从而在实践中提高对档案外包整理工作的重视程度，为期提高必需的人力、物力和财力支持，为此工作的高效开展打下坚实基础。
五、建立相关制度，完善相关机制
无规矩不成方圆。企业的发展离不开制度的支持和约束，档案外包整理工作也是如此，在新时期要全面提高对制度的重视程度。从实践入手，建立相关的制度，为其提供保障机制。同时要完善相关机制，为制度的运行提供保障。充分利用科学的制度和完善的机制，加强监督和管理，保障相关措施得到有效的应用和推广，实现责任追究制度，对权力的行使加以监督和约束，提高工作质量和效率。
六、提高辨别能力，做好保密工作
企业档案是企业发展的见证，是企业的机密内容。在新时期我国档案管理服务行业比较混乱，各种公司良莠不齐，对于企业的选择提出了考验。在新时期企业在选择相关公司的过程中，要选择一些手续齐全，经验比较丰富的公司；选择一些社会信誉比较高，服务质量比较好的公司；选择一些与本企业发展理念相符合，价钱相对合理的公司。同时要做好档案保密工作，严格要求外包公司做好保密工作，严守保密纪律，。做好各个环节的工作，防止企业机密被泄露出去，避免企业利益受到损害。
七、吸取经验教训，签订规范合同
企业档案外包整理的过程中要充分吸取经验和教训，提高外包整理的质量和效率，避免重蹈覆辙。同时在新时期要注意签订合理科学规范的合同，为档案安全提供保障，避免出现不必要的法律纠纷。严格遵守企业的相关规定对档案进行管理；在管理的过程中不可以因为某些原因而对档案进行拆分、删改；对档案进行调整和改变时要与甲方取得联系，在没有得到甲方同意的情况下不可以对档案做出改变；档案整理的过程中要随时接受企业的监督，向企业汇报整理情况等等，以此来提高档案外包整理的安全性，保障档案管理工作保质保量的完成。
八、结语
在新时期企业档案外包整理已经成为一种新的潮流和趋势，在实践中要提高对这一理念的重视程度，不断的将其应用和推广。同时在实践的过程中需要我们吸取经验和教训，结合自身实际情况，充分利用制度等进行完善和规范。此外，在档案外包整理的过程中要高度重视程度，对相关人员进行专业知识技能培训，提高其思想觉悟，严守保密协议，为企业档案安全提供保障，为外包公司的发展提高社会信誉，从而促使外包行业的不断规范和完善，促使企业档案管理工作在新时期实现新的发展。
参考文献：
[1]刘俊.企业档案外包服务及其安全风险防范的实践与探讨——以国泰君安证券股份有限公司档案外包服务为例[J].数字与缩微影像，2015，（01）：41-44.
[2]余建华.档案外包整理中应注意的问题及对策分析[J].城建档案，2016，（09）：100-101.