摘要: 本文结合笔者工作实践,介绍了高职教学管理中PDCA模式的应用流程,说明高职教学管理中采用PDCA模式,能够解决当前高职教学管理中存在的许多问题,促进高职教学管理向科学管理的理念延伸,实现高职教学管理工作良性循环和教学管理水平不断提升。
关键词:高职;教学管理;PDCA模式:应用
中图分类号:G642文献标识码:A文章编号:1003-2851(2010)02-0055-02
一、前言
高职教学管理是一项涉及面非常广泛的系统工程,在管理工作实践中会遇到各式各样的问题,有些问题的解决可以一次完成,而有些问题的解决必须循序渐进,逐步完成。同时,对高职教学管理有一个持续不断改进的要求,即高职院校要不断强化自身的教学管理,不断提升教学管理水平,促进高职教学质量的持续提高。
目前,不少高职院校的教学管理存在不少的问题和困难,诸如不了解教学管理工作是一个不断改进和提高的过程,单凭经验使具体工作停留在一次操作上;感觉对管理项目计量困难、执行目的性差;因存在一些局限问题而造成管理的整体综合效果不高等。这些问题都严重妨碍了高职教学管理不断迈向新的水平。如何解决上述问题,使高职教学管理工作落实到位,并能最大限度地发挥广大教师教学的积极性、主动性和创造性,持续提高教学质量,这是摆在广大高职教学管理者面前急待研讨和解决的问题。
高职教学管理的目标,就是要使教学各项工作达到最优化,以保证教学质量的持续提高。在实施全面质量管理的ISO9000标准中,总结出PDCA循环模式(本文简称PDCA模式),它遵循反复“实践-认知-提高”的不断循环和螺旋上升规律,具有规则严谨,程序规范,层次多样的特征。笔者总结近几年的实际工作经验,认为在强化高职院校的教学管理中,PDCA模式是一种行之有效的方法,它充分体现了规范化的管理程序,其科学性、规则性、机动性和灵活性完全适用于高职院校的教学管理。如果我们在高职教学管理中采用PDCA模式,并且运用正确恰当,必将能够解决当前高职教学管理中存在的许多问题,促进高职教学管理向科学管理的理念延伸,实现高职教学管理工作良性循环和教学管理水平不断提升。
二、PDCA模式的内容和特点
(一) PDCA模式的内容
PDCA模式分为四个阶段和七个步骤。
这四个阶段的是:(1) 计划阶段P:包括制订方针、目标、计划书、管理项目等;(2) 执行阶段D:即实地去干,去落实具体对策;(3) 检查阶段C:对策实施后,评价对策的效果;(4) 处理阶段A:总结成功的经验,形成标准化,以后按标准进行。对于没有解决的问题,转入下一个轮PDCA循环解决。
上述四个阶段包含七个步骤:其中计划阶段分为四个步骤:第一步骤:分析现状、找出存在问题,确定目标;第二步骤:分析影响质量问题的各种原因;第三步骤:从影响质量问题的各种原因中找出主要原因;第四步骤:针对影响质量的主要原因,拟定措施计划。
执行阶段是第五步骤:即执行措施,实施计划。检查阶段是第六步骤:检查效果,发现问题。处理阶段是第七步骤:进行经验总结,把成功的经验肯定下来,纳入标准;同时,将本循环中遗留的问题提出来,以便转入下一轮循环去解决。
PDCA循环就是按照以上四个阶段和七个步骤,不停顿地周而复始地运转。
(二) PDCA模式的特点
(1) PDCA循环四个阶段缺一不可,先后次序不可颠倒并紧密衔接,连成一体。
(2) 周而复始、循环不停。管理工作日复一日,年复一年不停的运转。
(3) 大循环套小循环的组成结构。PDCA循环是由许多大大小小的循环组成。例如:一个高职学院的教学管理工作就是一个大的PDCA循环;领导班子建设、职能部门和系、部的组织建设、管理体系的制度建设、教职员工的思想建设、工作人员的作风建设等就是小的PDCA循环。其中上一级的循环是下一级循环的根据,下一级循环是上一个循环的贯彻落实和具体化,各循环之间相互协调,相互促进。
(4) 螺旋式的提升。PDCA循环周而复始地运转,每一次都不是在原有水平上的循环,每一次都有新的内容、新的目标。每循环一次,就解决一些问题,管理工作就上一个层次,就象螺旋一样不断上升。
(5) 标准化的运转。基于ISO9000标准的要求,PDCA循环必须围绕标准而运转,及时总结经验,肯定成绩,修正错误,以便在下一次循环中扬长避短;同时在循环的过程中,将行之有效的措施和对策上升为新的标准,这样才能保证循环正确、健康的运转。
三、PDCA模式在高职教学管理中的应用流程
上述PDCA模式的基本原理、阶段和步骤,特别是其面向过程的方法模块,完全适用于高职教学管理实际运作。因为高职院校的教学管理工作体现了管理活动的全过程,这就是PDCA模式描述的不断循环和螺旋提升的过程。实践证明,采用PDCA模式的共性过程来规范高职教学管理的具体个性,是完全可行和有效的。现在结合笔者的工作实践,依照PDCA模式的四个阶段和七个步骤,介绍PDCA模式在高职教学管理工作中的具体应用流程:
(1) 第一阶段:策划阶段
第一步:根据高职院校教学管理工作的目标,分析教学管理工作的现状,找出存在的问题。具体是根据学年、学期的总体性目标、阶段性目标和过程性目标,广泛开展调查研究,全面收集反映教学管理工作状况的数据和资料。要特别注意找出教学管理工作目标中未能实现的项目或过程,并尽可能采用量化的数据来说明教学管理工作中需要改进的方面。还要注意对异常的数据进行分析和处理,以便及时发现问题和排除错误的判断。
第二步:分析问题的成因。这些成因包括基础性保证因素、观念性保证因素和职能性保证因素等。具体可以运用上一步采集的第一手数据和资料,召开各种形式的会议,集思广益,找出导致问题出现的各种原因,并逐个分析论证。
第三步:确定主要原因。导致问题出现的因素往往是很多的,而主要因素总是起关键性作用,要解决问题必须从主要矛盾入手。针对第二步的结果,我们要经过分析论证找到主要因素,为下一步工作打下基础。例如在进行教师测评中,年轻教师实际阅历少、经验不足是主要问题:中青年教师教学态度的好坏、科研能力的强弱是主要问题;老教师知识更新不及时,知识老化现象是主要问题等。
第四步:是本策划阶段的输出,要制定出文件化的“改进控制准则和方法”。对于已经建立了“文件化教学管理体系”的部门,其输出的形式可以是“工作计划”,在此计划中应确定相应的改进途径、方法和过程控制要求。例如针对教师测评,对于年轻教师,制订“以老带新”计划;对中青年教师制订“科技创新”计划:对老教师制订“进修及自我知识更新”计划等。
(2) 执行阶段
第五步:执行阶段,这最重要和最关键的一步。为此要对所有相关的人员进行思想教育,明确目标,强化责任心,督促各项措施的落实,努力实现策划阶段所确定的目标。例如要求年轻教师在一年内要做到熟悉教材,讲课流畅,明确每一节课的重点及难点,特别是要强化实验动手能力;要求中青年教师通过考核加强科研能力的提升;要求老教师在一定时期内进行内外培训,进行知识更新等。
(3) 检查阶段
第六步:检查工作效果。对照“改进控制准则和方法”检查各项措施的具体落实情况以及是否达到预期目标。通过检查,可以了解实施过程中哪些工作项目已经圆满完成,哪些工作项目还需继续完善;成功的经验有哪些,不足和教训又是什么。要将检查所获得的数据、资料汇总分析,形成检查报告。这是承上启下的一步,既总结过去,又为下一步工作提供信息依据。
(4) 处理阶段
第七步:总结经验教训,巩固成绩。经过检查后,已经弄清了实施过程中的成功经验和存在的问题。要把确认为是行之有效的好经验、好做法总结提炼,上升为“标准”,以便在今后工作中贯彻执行。对于制订的标准过高或过低,可以根据实际情况进行修改,使之符合高职教学管理的实际环境。要把存在的问题加以归纳整理,记录备案,防止以后犯同样的错误,并对问题涉及的单位或个人进行奖罚,以维护管理工作的严肃性。
最后要做的是对本次循环中存在的问题重新分析原因,制定新的解决方案,以便转入下一轮PDCA循环中去解决。这样本次循环的第七步就能顺利地过渡到下一轮循环的第一步,从而形成一个完整的PDCA循环管理体系。
四、必须注意的几个问题
根据笔者的工作实践,总结了PDCA模式在高职教学管理中应用时必须注意的几个问题如下:
(1) 按照ISO9000标准的要求,高职院校首先要有一个“建立、实施、保持和持续改进教学管理体系”的总体思路,即有一个总体的教学管理目标和方针;然后是系统地识别教学管理运作所需要的各个过程;进而对这些过程实施和加强PDCA模式的管理。
(2) 要采用各种行之有效的方法将高职教学管理工作中需要的所有过程加以充分识别,并识别每个过程的输入、输出以及相关的活动,确定各个过程之间的相互关系,合理安排这些过程的工作程序。这一步十分关键,因为如果连过程都没有办法识别清楚,那是无法采用PDCA模式来进行教学管理的。
(3) 为使这些已识别出的过程达到预期的目标,必须对这些过程给出过程控制的准则和方法,并要形成文件,进而采用PDCA模式对这些过程加以管理。
(4) ISO9000标准的基本要求是管理的全员性、全过程性和全方位性。在高职教学管理中,全员性要求与高职教学管理工作有关的所有人员都要参与,并要从教学管理工作的各个环节、各个方面入手,做好计划,实施检查、落实、处理等管理工作,如果缺少某一个环节,PDCA循环就会达不到预期的效果。全过程性要求要对高职教学管理工作中的各个计划过程、实施过程、评价过程、反馈过程等进行管理,由于这些过程之间是环环相扣,相互影响和相互作用的。因此缺少一个过程就会造成PDCA循环的中断。全方位性要求高职教学管理工作从内到外、从内容到形式、从手段到目的等都要加以管理,因为这是教学管理工作内在要求所决定的。
笔者近几年的工作实践证明,由于采用了PDCA模式进行高职教学管理,基本消除了以前光有制度,不抓落实的状况;也基本解决了对管理项目计量困难、执行目的性差的现象;全体教职员工逐步形成了按规章制度办事,你追我赶的好趋势,教学质量明显提高;教学管理向着科学管理的理念延伸,教学管理工作进入良性循环,教学管理水平得到不断提升。
参考文献
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