记录和记录管理程序 1 目的
为规范HSE记录的标识、收集、归档、保存、查阅和处理，以及为证实HSEMS运行活动符合标准的要求，特制定本程序。
2 适用范围
本程序适用于公司 HSEMS 运行过程中形成的各种 HSE 记录的编制、发放、标识、流转、贮存、检索、保护及销毁等各环节的管理。
3 职责 3.1 安全环保部负责HSE记录的登记、标识、查阅、贮存及处理。
3.2 人事行政部负责公司培训记录的归档、保存。
3.3 各部门负责本部门 HSE 记录的管理，并指定专人进行安全记录的收集、整理、登记、标识、保管和归档。
4 工作程序 4.1 HSE记录主要包括：检查、监测、培训、审核、信息交流、事故处理、应急等与HSEMS运行要求相关的记录，以及管理评审、内部审核等过程中所要求的记录。
4.2 HSE 记录格式与形式 4.2.1 除 HSEMS 文本中已有的记录外，各部门认为需要建立的 HSE 记录其格式由本单位自行设计。
4.2.2 HSE记录可以采用: 文字、图表、卡片、录音带、录像带、磁盘、光盘、胶片、照片等媒体形式。
4.2.3 记录格式借用或换版，以清单形式列举新老记录格式的对应关系。
4.3 HSE 记录的标识及填写要求及更改 4.3.1 HSE 记录应有明确标识。内容包括：编号、记录名称、记录单位、责任人、保管地点、保管期限、记录日期等。
4.3.2 HSE 记录的填写应数据真实、准确、字迹清晰,不允许有空格，空格处须打封闭线。
4.3.3 为保证 HSE 记录的客观可追溯性，记录填写后一般不允许更改，确属笔误需修改时，应由填表人划双线修改，严禁使用涂改液。
4.3.4 记录中如超过三处涂改，须重新填写。
4.3.5 记录填写严禁使用铅笔。
4.3.6 记录格式有更改的需求是，应填写《记录表格更改申请表》，审批后更换。
4.4 OHS 记录的收集、归档和查阅 4.4.1 各部门应指定人员对 HSE 记录进行收集整理，并妥善保存。
4.4.2 安全环保部按照HSEMS文件编号管理的相关规定，对各种记录合理编号。
4.4.3 HSE 记录管理人员要根据 HSE 记录的要求，按形成的时间和顺序号装订成册，归档保存。
4.4.4 HSE 记录的放置应便于查阅。
4.5 HSE 记录的保存 4.5.1 安全环保部负责公司级别各项HSE记录的归口管理，并按HSE记录分类保存。
4.5.2 各部门的责任人应对本部门相关的HSE记录进行分类保存，防止损坏和丢失。
4.5.3 所有HSE记录均需存放在专用的文件夹及文件框内，不得散落； 4.5.4 记录贮存中不得有缺页、破损情况； 4.6 记录销毁与作废 4.6.1 HSE 记录保存除部分文件单独规定外，保存时间一般不应少于 3 年。对超过保存期限的 HSEMS 记录，由安全环保部负责填写《文件销毁登记本》着手销毁。该《文件销毁登记本》要作为长期保存文件存档、备查。
4.6.2 因法律、法规或公司发展确需保留的 HSEMS 记录，安全环保部填写《文件销毁登记本》，并经部门经理审批后，方可进行保存。
5 相关文件
无 6 相关记录 6.1 记录一览表
6.2 记录表格更改申请表