对人防工程档案管理中的保密工作的探讨
［摘要］ 人防工程档案的保密工作是一项非常重要的工作，人防部门涉及军事、国防等领域，故对档案保密的要求也越来越高。为了更好地做好人防工程档案的管理工作，笔者从建立高效安全的人防档案保密制度、加强对人防工程档案保密工作的管理、加强对人防工程档案管理工作人员的素质培养3个方面，对人防工程档案的保密工作进行探讨。
［关键词］ 人防；工程档案；保密
doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2011 . 23. 025
［中图分类号］G271 ［文献标识码］A ［文章编号］1673 - 0194（2011）23- 0051- 02
１建立高效安全的人防档案保密制度
在人防档案管理中，有些管理辦法过于宽松，且管理制度不完善，使得人防档案存在很多的安全隐患。例如，借阅制度的不完善， 虽然有些有制度，但也只是形式［１］。归还不及时、丢失、缺损的现象也时有发生。这完全不能达到人防档案高保密性的要求。历史的经验教训告诉我们，人防档案保密制度应该达到《保密法》的要求，同时还需要增加新的内容进行完善，建立高效安全的人防档案保密制度。在这基础上还应主动接受保密部门和上级的监督指导，同心协力做好人防档案涉密文件的清查和鉴定。严格分清档案的保密性与非保密性，将能开放利用的档案整理出来， 并分清哪些限制在一定范围内利用， 哪些还不能提供利用， 为建立人防档案管理的保密制度奠定坚实基础。
２加强对人防工程档案保密工作的管理
２．１ 人防工程档案保管中的保密工作
（1）做好人防工程档案库房管理中的保密工作［２］。人防工程档案的库房管理是档案保密工作的重点，要做好人防工程档案库房的保密工作应做到如下几点：一是在建立人防工程档案库房时应按照国家的规定单独建立。二是库房应与办公室、阅览室分开。三是档案库房必须要由专人负责管理，并制定严格的库房管理制度，做好库房的管理工作。
（2）加强对人防工程绝密档案的管理和保密。为保证国家机密的安全，管理好相关绝密档案，应做到如下几点；一是应将人防工程绝密档案和非绝密档案分开保管，并设立硬件设施确保绝密档案的安全。二是要求人防工程绝密档案的管理人员素质要高。要求每个绝密档案管理人员都能承担应尽的责任和义务，做好绝密档案的保密工作。三是加强对人防工程绝密档案的日常活动管理。绝密档案的移出、销毁、调阅等都必须严格按规定手续来办理，杜绝在此过程中泄密。
（3）严格履行人防工程档案工作人员的职责。人防工程档案工作人员的职责［２］，就是要保护档案的安全和保证档案的完整，安全就是要保证工程档案不在日常活动中泄密和丢失，完整就是保证工程档案不被弄乱或损坏。
２．２ 人防工程档案在利用中的保密工作
（1）做好人防工程档案在利用中的监督工作［２］。在利用人防工程档案时，监督工作可以从如下几个方面来具体实施；一是制度的建设。利用人防工程档案的规章制度有借（查）阅制度、复制制度等，依据实际的情况，对于不同层次的利用人员规定其不同的利用范围，规范相关人员的利用权限。二是队伍的建设。因为人防工程的档案管理工作人员要对档案的安全负责，所以都必须具有较高的素质。三是监督的措施。为了做好人防工程档案的利用监督，应加强宣传利用人防工程档案的规定与制度，多观察动态，使每个利用者都在自己的视觉范围中，多分析利用效果和利用情况，多对被利用的案卷进行检查。
（2）正确处理好人防工程档案利用与保密的关系。人防工程档案的管理工作存在利用不足、重保轻用的现象，因而产生一些弊端：一是使得人防工程档案不能得到充分的利用。二是人防工程档案管理的领导人员对档案的情况了解得不够全面，不能将档案充分利用。三是人防工程档案管理人员的管理价值不能在利用档案的效果中体现。
２．３ 人防工程档案开放中的保密工作
（1）做好人防工程档案的审查工作。审查工作是档案开放前的一项重要工作，其工作任务是区分和判定档案的控制使用范围与开放性。对这项工作主要可分3步进行：一是初审，要求人防工程档案管理人员参照标准，对开放期限内的档案进行逐件审查，初步判定开放与控制使用范围。二是中审，由具有较高政策水平和业务能力的同志，着重审查初审中没能判定是否具有开放性的档案。三是终审，由相关领导，对初审和中审的情况进行分析、审查，最终决定是否对人防工程档案进行开放。
（2）做好人防工程档案的解密工作。将保密档案进行档案等级划分，依据《保密法》规定，划分为“秘密”、“机密”、“绝密”3级。确定档案保密的等级，根据不同的等级对档案采用不同的管理方法，尽可能地多提供利用档案。
（3）做好人防工程档案开放前的基础工作［３］。一是提高开放的人防工程档案案卷的内在质量。在原有基础上，进行系统整理归类，达到分类科学、编目清楚、排列系统、组卷合理的要求。二是建立健全档案编号，达到适应开放后管理与检索的要求。三是编制检索工具。编制基础性、骨干性、叙述性检索工具，实现检索途径的多元化。
（4）准备好副本。对重要的案卷采用抄录、照相、复印等形式进行复制，搞好档案副本的保存。
３加强对人防工程档案管理工作人员的素质培养
档案的管理和利用都是由人来操作的， 良好的硬件条件和完善的制度也是人来利用的， 因此提高人防档案管理工作人员的业务水平和素质就显得越来越重要。这也是目前加强人防档案管理工作见效最快和成效最高的方案。管理方法高效化、科学化是提高档案保密性的重要方法，但管理人员的松懈是档案工作保密性、安全性的最大问题所在。因此我们必须加强对人防工程档案管理工作人员的素质培养：一是要培养人防档案工作人员的政治素质， 要求有为人民服务的精神和高度的政治责任心，热爱档案管理事业；二是要培养人防档案工作人员业务素质， 要求具备过硬的专业知识，熟悉所要保管的档案内容，熟悉档案相关法律法规。近几年来， 随着大学的扩招、培训班的开办等，只要重视对人防工程档案管理工作人员的培养，提高档案工作人员的业务素质也越来越容易，但是要让人防工程档案管理工作人员提高法治的意识和敬业的责任心则需要慢慢来培养。
主要参考文献
［１］庄桂清．地方人防档案管理中的保密问题［Ｊ］．陕西档案，２００６（５）．
［２］房磊．浅谈如何做好人防工程档案的保密工作［Ｊ］．兰台世界，２０１０（z１）．
［３］张文荣．对人防档案的几点思考［Ｊ］．黑龙江档案，２００６（６）.