浅谈如何正确处理机关档案保密与利用工作的关系
机关档案是指各级机关部门在工作中形成的对国家、社会和机关各项业务工作有查考价值的文字、图标和声像等不同形式的历史记录，它是机关工作的组成部分，是提高机关工作效率和质量的必要条件，是维护机关历史真实面貌的一项重要工作。机关档案是有密级的，包含了大量涉密文件、科技成果、经济数据等资料，关系着国家利益和国家安全，具有重要意义。
保密工作是机关档案工作中的重要环节，正确处理机关档案资料的利用与保密工作之间的矛盾至关重要，需要在档案保密工作中付诸一系列措施。
1 加强制度建设，完善档案保密工作管理
加强机关保密工作制度是完善档案保密建设的客观要求，加强对档案法制的深入学习与舆论宣传，熟悉国家《保密法》，严格遵守《国家工作人员十条保密守则》及其配套法规，依法履行保密义务，并以此作为机关档案制定各项制度的依据，能让档案管理者与使用者受到教育，知晓档案法规，明确法律责任与违法行为界限，继而强化全员的保密意识，增强保密法制观念。机关保密制度的建立可以从管理与利用两方面着手：
1.1 规范机关档案管理制度
日常机关档案工作中，应该建立相应的保密制度，管理人员对秘密档案材料应严加管理，严格传递，涉密文件未经批准，不得擅自扩大利用范围，以确保档案的安全；一切秘密文件、电报、档案、资料、录音带、录像带和领导同志的笔记、信件等必须严加保管；收到密件要认真核对、登记，及时送领导阅批，或按保密规定妥善处理，阅批文件要认真做到“人离文入柜”，“人离门上锁”；定期检查、清理、清退、销毁文件，销毁文件要执行登记、审批、监毁制度，秘密文件的成文草稿或多印件，视同正式文件登记、保管、归档或销毁。
1.2 完善机关档案利用制度
机关档案利用除制定查阅制度、利用规章、外借制度、复制制度外，还要根据实际情况，对不同层次的使用人员确定不同的使用范围，规定不同的审批手续，使提供利用工作有章可循，在大力开展档案利用工作的同时，确保不泄密及文件的完好无损。各项档案利用规章制度的条文应严密而简明，便于执行，并在实践中认真加以总结，不断积累、充实和完善，有效地规范和约束档案建设及使用管理中的工作行为，使档案使用管理始终沿着健康的轨道发展。
2 明确工作职责，提高档案管理人员的素质
保守档案机密是每个机关档案管理人员的神圣职责。工作人员必须严守党和国家的秘密，遵守保密守则，严格按照《保密法》要求开展档案工作，增强保密意识，防止失泄密事故发生。负责档案管理的工作人员，是利用制度的直接贯彻者，对档案的安全负有直接责任，必须具备较高的素质。
针对在原来档案管理过程中不少工作人员容易出现的保密意识淡化、现代保密技术运用不熟练等问题，我们需要采取一系列措施来强化提高机关档案工作人员素质。
2.1 重视机关档案工作人员政治素质的培养
机关档案工作人员要有高度的政治责任心和全心全意为人民服务的精神，热爱档案和档案事业。这就要求机关档案工作人员树立正确的世界观、人生观、价值观，提高政治鉴别力和政治敏锐性，恪守档案工作纪律，严守党和国家的机密。
2.2 加强党员工作人员业务素质培训
档案人员要具备专业知识，熟悉所保管的档案内容，熟悉档案法规。档案人员应有较高的、相应的专业知识，即不仅学习掌握档案学理论知识，还要熟悉与档案工作相关的科技知识，如社会学、情报学、统计学、心理学、传播学及现代化设备的操作技术。
2.3 着重培养档案管理者的职业素养
档案管理者应能总结和分析利用工作中的经验与问题，从中掌握利用工作的规律。此外，还要有敏锐的工作能力和观察能力，善于独立处理利用中出现的一般问题。所以机关档案人员不但要继承传统档案工作的理论与观念，还要有研究、探索档案工作发展中出现的新情况，利用先进技术解决新问题，丰富和发展档案工作的理论与实践。
档案人员对档案的保密安全负有义不容辞的责任。因此，档案保密工作好与坏，档案管理人员的素质是个关键。档案管理人员要有严谨的工作作风和高度的保密意识，经手的事情件件有头有尾，手续清楚，特别是在档案利用过程中，不仅要严格履行审批登记手续，而且要防止“无形”储存在头脑中秘密的泄露。所以档案人员无论在什么场合，都应做到守口如瓶，万无一失，把保守国家秘密作为自己的神圣职责和应尽的义务，同时这也是政治和纪律素质的最直接体现。
3 正确对待档案的利用问题
我们在享受公共档案信息知情权、使用权的同时，依法履行对秘密信息的保密是责无旁贷的义务。在现实工作中，机密档案应该保密，但保密的目的就是为了利用，是有时间、地点、范围限制的利用，保而不用不但会失去保的意义，更会失去档案的价值。当然，利用必须是在保密基础上的利用，无限制的利用会造成危害。所以，对档案工作者来说，保密与利用两者都十分重要，决不可偏废。在严格做好保密工作的同时，应正确处理好档案保密和利用的问题，从而使档案资料得到合理使用的同时，避免负面作用的发生。
3.1 加强绝密档案的日常使用管理
绝密档案的调阅、移出、销毁等应严格按规定手续办理，必须经指定领导人审批，认真履行登记、签字手续，任何人无权擅自调阅。绝密档案使用完毕后应及时清对、检查，发现失密、泄密问题，应及时查明原因，进行补救。
3.2 规范档案利用者的使用范围
档案利用者传阅秘密文件、资料要严格实行签收制度，按规定范围单线传阅，不得横传，随时挂号销号，及时催阅；不得擅自翻印、摘抄转载、公开引用。严格按照相关手续借阅文件，阅读完毕的文件、资料随时退还机要、秘书人员或承办人，密码电报及绝密文件要当天退还机要室；要懂得复印国家秘密文件、资料，必须办理审批手续，复印件要同原件一样妥为保管。
4 高标准做好档案利用中的监督保障工作
档案利用监督是做好档案利用过程中保密工作的一项重要措施，它能有效地发现并制止纠正档案利用过程中不利于档案保密的各种不良行为，从而做到既能利用档案，又能保证档案的完整与安全，是解决档案利用与保密工作矛盾的有利保障。具体说来，档案在利用过程中，监督者要根据不同的利用对象的不同目的，掌握其心理和思想动机，加强重点监护；有条件的档案馆室还可以安装摄像监视器；对某些为获取凭证而来馆查阅档案的利用者，要防止撕破或涂改档案。做好利用监督，还要做到三勤：一是，嘴勤，勤于宣传利用档案的制度与规定，勤与利用者交谈，掌握其利用目的与动机；二是，眼勤，勤于观察动态，将每个利用者于视觉之中；三是，手勤脑勤，勤分析利用者的情况和利用效果，勤检查被利用的案卷，勤督促利用登记制度的落实。要在利用者离去之前，仔细检查翻阅被利用过的案卷和文件，发现问题及时查处，并在利用登记簿上备注说明。对于损毁档案较为严重的违法行为，应及时报告有关领导，以便及时查处，挽回损失。
总之，我们要在档案工作中不断地积累经验，根据本机关特点制定各种档案管理中的保密制度和监督措施，加强工作人员的各项素质。在严格做好保密工作的同时，更要切实完善工作职能，使档案得到充分合理的利用。
[责任编辑：王静]