谈不动产档案管理中的利用和保密
【摘要】不动产与动产相对，特指不可移动的固定财产（或者在移动会造成损失的财产），主要包括土地和房屋。加强对不动产的管理，维护国民的合法利益，必须创新不动产档案管理模式，提升不动产档案管理质量，做好不动产档案管理中的利用和保密工作。本文将分层浅谈不动产档案管理中的利用和保密方案，并提出个人建议。
【关键词】不动产档案管理;利用;保密
不动产档案主要是指房屋、土地等权属档案文件，在不动产档案保管工作中，根据不动产登记档案资料的不同内容，大致可以将不动产档案分成房屋登记档案、土地确权档案、服务档案和其他管理档案等。在信息时代，做好不动产档案管理中的利用和保密工作，必须顺应时代发展趋势，加强工作人员的档案保密管理意识，大力推进不动产档案管理数字化建设，培养高素质档案管理人才。
1、加强工作人员的档案保密管理意识
顺应信息时代的发展趋势，做好不动产档案管理中的利用和保密意识，首先要注重加强档案管理人员的职业保密意识，大力创新不动产档案管理结构及其模式，引导档案管理人员全面优化不动产档案管理流程，细化管理步骤，全面提升档案工作人员的职业素养与档案保密意识。其次，档案工作人员应重视细化纸质版不动产档案资料的立卷归档流程，确保档案内容的完整性。一般来讲，纸质版档案资料的立卷归档工作分为四步：第一，严格审核不动产档案卷宗，认真查看档案内容是否齐全以及页码秩序的正确与否。第二，审查完卷宗之后，立刻编制案卷软封面。具体编制过程是，先调整好案卷，接着重新编制封面，需要注意，封面须包含的不动产档案预立卷时的所编制的卷宗封面内容，并对调整后案卷的具体内容和相关问题的拟写标题进行简单概括。第三，对所有案卷进行归档、封套，并立卷。第四，将立卷后的案卷排列上架，在不动产档案资料接收入库后，交由档案管理部门统一保管。另一方面，档案管理人员应严格禁止其他人员任意查看机密档案，避免档案泄密。
2、大力推进不动产档案管理数字化建设
在21世纪，不动产档案管理工作有五大作用，简单概括为维护国家与国民的合法利益，体现不动产管理工作的规范化与正规化;提升不动产档案管理工作的社会公信力与专业化水平;为产权维护工作提供权威性证明;实现不动产档案管理的现代化与高效化;为不动产管理工作的正常运行提供参考依据。充分发挥不动产档案管理工作的五大作用，则必须大力推进不动产档案管理数字化建设，努力提升不动产档案管理的数字化价值。档案管理人员首先要根据纸质版档案内容，编制完善的数字化档案，确保两种档案的一致性，然后，为所有数字化档案建立统一数据库和档案信息网，并设置好数字化子档案的密码，组建完善的数字化档案管理系统。与此同时，要注重加强对数字化档案内容的保密工作，确保档案信息网站以及管理系统的安全性，避免网络病毒窃取不动产档案机密。
其次，要搭建数字化不动产档案管理平台，运用数字化形式整合档案信息内容，合理分配不动产登记信息和不动产资源，收集好数字数据、电子语言和图片，并构建能实现档案数字信息共享的档案平台。和传统档案管理平台相比，数字化档案管理平台具有三大优点：第一，能够长久保存不动产档案资源，防止档案内容受损，确保不动产档案信息内容的完整性，延长档案资源的保存期，防止信息流失。第二，全面提升不动产档案管理效率，节省人力、物力和财力成本，节约档案管理工作时间，确保档案管理精确率。第三，做好不动产档案管理保密工作，对重要档案文件进行最大限度地加密。
再次，档案管理人员要重视加强不动产档案的智能化安全管理，构建完善的档案资源数据库，做好档案备份工作，防止档案信息流失和窃取问题。与此同时，档案管理人员应着重加强不动产档案管理平台的软硬件设备建设，使数字信息化技术能够更为有效地应用于数字化档案管理工作，提高不动产档案管理利用价值。而且，档案管理人员须加大硬件管理资金投入力度，引进最先进的软件设备，构建严密的不动产档案阅览室。另外，档案管理人员应该综合使用各种先进的杀毒软件，避免不动产档案管理数据库受到病毒侵扰，以此确保不动产档案资源内容的安全性，并在做好不動产档案保密工作的同时充分开发和利用档案文献。
3、培养高素质档案管理人才
全面做好不动产档案管理中的利用和保密工作，必须着重培养高素质档案管理人才。在档案管理人员的职业培训工作中，培训讲师首先要引导他们认真学习《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国房地产管理法》和《中华人民共和国房地产管理法》，熟悉不动产档案管理工作的相关法律法规，避免因法律常识不足而导致不动产档案泄密，依法做好不动产档案管理工作。此外，培训讲师应指导档案管理人员努力提高职业素养，增强档案鉴别能力，熟悉具体工作流程，科学执行党组织和国家政府针对不动产档案管理的方针政策，充分发挥不动产档案资源的价值。另一方面，培训讲师应重视做好档案管理人员的开发需求分析工作，结合不动产管理的发展战略目标，保证档案管理人员的培训开发符合不动产档案管理工作的整体发展目标和数字化建设的发展需求，并对他们进行个人分析，所谓的“个人分析”主要包括个人特征、个人能力和职业生涯规划。其中，个人特征具体是从档案管理人员年龄结构、知识结构、专业结构、性格特征、档案管理风格等方面的分析，个人能力分析包括档案管理人员应具备的档案搜索能力、档案信息整合能力和档案资源开发能力等，职业生涯规划分析就是通过分析档案管理人员对自身岗位的认知和对未来的个人素养发展需要来确定培训需求。
结语：
综上所述，全面做好不动产档案管理中的利用和保密工作，档案管理机构应重视加强工作人员的档案保密管理意识，培养高素质档案管理人才;档案工作人员应重视推进不动产档案管理数字化建设，依法做好本职工作。
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作者简介：
于凤娟，吉林省舒兰市不动产登记中心，吉林舒兰。