摘 要：新世纪，我国高等教育改革与发展方兴未艾，如何使档案工作适应高校管理体制改革的需要，人的素质是关键因素。全面提高档案工作人员的素质，不仅是新形势下高校发展的客观要求，也是高校档案管理队伍自身建设的内在要求。只有不断提高档案工作人员的素质，改进管理手段和方法，推动高校档案工作朝现代化、科学化和规范化方向迈进，才能充分发挥档案的应有作用，为我国的高等教育事业贡献力量。
关键词：档案 人员 素质
新世纪，我国高等教育改革与发展方兴未艾，如何使档案工作适应高校管理体制改革的需要，人的素质是关键因素。全面提高档案工作人员的素质，不仅是新形势下高校发展的客观要求，也是高校档案管理队伍自身建设的内在要求。只有不断提高档案工作人员的素质，改进管理手段和方法，推动高校档案工作朝现代化、科学化和规范化方向迈进，才能充分发挥档案的应有作用，为我国的高等教育事业贡献力量。
档案工作人员的素质是指档案工作者在岗位上所必须具备的知识、技能及各种基本素养等的总和。档案工作人员综合素质的高低直接影响着档案业务工作的效率、水平和质量，对档案工作整体效能的发挥有着无可替代的作用。因此，本文对新形势下高校档案人员素质的现状和应具备的素质作一探讨，以供交流。
一、现阶段高校档案人员素质的现状
改革开放二十多年来，各高校建设均取得了前所未有的成就，在档案管理工作上，学校的档案意识在增强，各部门对档案工作的重视程度有了一定提高，不但专业档案人员队伍在逐年壮大，而且档案人员的素质也在不断提高。如今各高校的档案人员中，大专以上文化程度的人数已达一定比例，本科以上学历的人数也在逐年增加，这无疑为高校档案事业的发展注入了生机。但从整体上看，目前高校档案人员队伍的文化程度和专业素质还不能适应新时期档案工作的需要，特别是进入21世纪以后，熟悉档案内容，能进行档案信息深层次研究和开发的人才仍显得十分匮乏。
由于历史性原因，高校档案人员素质建设仍存有一些不容忽视的问题，其主要表现在：
（一）档案人员职业道德建设亟待加强
大多数档案人员工作积极，态度端正，但也有相当数量的档案人员事业心不强，职业情感淡漠，奉献意识与敬业精神欠缺，不注重职业道德修养，业务上不精益求精，缺乏知识更新的主动性与参加科研、技改活动的自觉性。有些档案人员甚至档案意识不强，平时工作懒散，到年末归档时搞突击，严重影响了档案工作的顺利开展。
（二）档案人员依法治档意识不够
高校档案工作人员存在法制观念不强，对相关法律条文不熟悉，依法治档意识不够，造成制定的档案管理规则制度不符合相关的法律法规的情况，没有积极运用法律来收集、管理和利用档案的问题。
（三）档案人员缺乏创新意识
档案馆（室）工作由于长期不被领导重视，办公经费紧张，很少有外出培训的机会，与外界接触少，出现了视野狭隘化、素质降低化的现象；再加之档案人员学习时间少、晋升困难、待遇普遍较低，一些原本素质不高的老档案工作者只能固步自封、得过且过，工作能力几十年得不到提高；一些新档案人员虽然有学历、有闯劲，但对于封闭的工作环境、陈旧的管理模式和不被重视的处境感到压抑，对前途感到迷茫，因而其中许多人想方设法离开档案部门，造成档案人员素质结构封闭化、老龄化、低素质化的趋向。观念无法更新，视野无法拓宽，缺乏创新意识，档案管理工作上层次上台阶更无从谈起，恶性循环的结果，使档案工作如履薄冰、举步维艰。
（四）档案人员业务素质不高
1.档案专业技术人员偏少。几年来，高校档案专业人员队伍和文化水平虽普遍有所增加和提高，但档案专业人员仍极其贫乏，毕业于档案专业学校的人员寥寥无几，专职档案人员中具有档案专业技术职称的人数占总人数的比例还是偏低。许多人认为档案部门是一个无竞争性、“清闲养人”的地方，因而在档案馆（室）的人员安排上走“关系”，图清静舒适者有之，无学历和工作能力、“老实本份”者有之，机构改革被分流无法安排者也有之……诸如此类。所以很多学校的档案工作人员不同程度地存在着文化素质不高、知识面窄、思路不开阔、管理能力不足、分析处理问题水平欠缺等问题。很多档案人员比其它部门人员素质都低一个档次，造成档案馆（室）规章不全，档案材料收集不齐全，案卷整理不规范，档案资料鉴定能力弱，案卷标题拟写不准确，计算机网络不会使用，管理工作质量不高，监督不力，积累了较多的问题，形成了较多的历史欠帐，给档案的科学化、标准化管理带来很多的不利因素。由于队伍当中的年龄结构趋于偏高，学历层次又相对较低，使得这支队伍在数量上虽能充其数，但在质量上还不能适应当今高校档案工作的开展，影响档案工作的质量。
2.复合型的档案管理人才严重缺乏，极大地影响了高校档案的信息开发和编研工作。学校领导中认可档案资料只可简单重复查考的人较多，把档案作为一种信息资源，通过整理、改进、加工能产生经济效益和存在知识价值的较少，因而对档案人员编研、信息的再开发利用和创新比较忽视，对档案人员进行业务研究和提高其开发资源水平、工作水准的要求不够迫切，影响了档案人员在这一领域的开拓。集中体现为档案馆（室）长远发展规划缺乏，人才层次结构培养机制不明确，继续教育跟不上，对外合作意识不强，利用档案资源尤其是科技档案中的信息源创造经济效益的信念淡薄，把档案馆（室）视同保密室，对于扭转档案脱离于现实和市场经济的局面极为不利，成为档案依托现代科学进行创新工作的严重羁绊。
事实表明，如果不加强人才的培养，不提高档案干部队伍的素质，高校档案馆（室）的功能将受到很大制约。那么，对于当前这一趋势，档案人员应该具备什么样的素质呢？
二、新形势下高校档案人员应具备的素质
作为一个合格的档案工作人员应具备一定的理论水平和政治素养，懂得党和国家关于档案管理方面的政策，懂得档案工作的基本理论、原则和方法，具备一定的工作能力和文字表达能力，面对校园网建设和信息高速公路的飞速发展，高校档案人员还需要具备现代化信息管理技术。
（一）职业道德素质
良好的职业道德是保障高校档案工作稳步发展的前提。档案工作者的职业道德就是必须坚持四项基本原则，认真执行党和国家有关档案工作方针、政策和积极贯彻《档案法》；要以为经济建设、为社会大众服务为中心树立服务意识；明确为各项研究和日常工作服务的指导思想，坚持原则，恪守准确、迅速、保密的工作方针，严守秘密；努力钻研档案业务、不断提高业务技能、精通业务、勤恳敬业；热爱档案事业，忠于职守、安心本职工作，埋头苦干，不为名利，甘于清苦、乐于奉献；树立改革创新精神，搞好档案工作基本建设，坚持勤奋、扎实、细致的原则，遵循为事业服务的宗旨，扩大档案使用效益等。档案工作既辛苦又默默无闻，常常替他人作嫁衣，很难出头露面，正如江泽民同志所讲的“ 做档案工作的同志，一般说来，都是不出人头地的，都是兢兢业业、默默无闻地在那里工作。”这就要求档案人员有一种兢兢业业的工作态度，甘为人梯的奉献精神，放眼长远的大局意识，不计较个人名利得失的宽广襟怀，树立长远的目标，保持良好的心态，才能做出优异成绩。
（二）法律素质
随着信息技术的发展，档案规则的创新，会涉及越来越多的法律规范，高校档案工作人员应熟悉相关的法律法规，提高法律意识和运用法律的能力，增强法制观念，自觉在工作中运用法律知识来收集、整理和利用档案，真正做到收全、管好和用活档案；既要收集“有效”档案，又要销毁“无效”档案，真正优化馆藏；既要保证公民的档案利用权，又要避免违反规定利用档案，真正做到依法治档。
（三）信息素质
信息素质是一种发现信息，开发、利用信息以及解决信息问题的能力。判断一个人信息素质的高低，不能看其掌握信息量的大小而要看他对信息操作和使用能力的强弱。
高等教育改革为档案工作的发展带来了历史性的机遇，高速发展的信息技术给档案工作注入了新的内涵，现代信息技术的应用给传统的档案管理模式带来了挑战。首先，信息的载体形态从纸质逐渐向电子介质过渡，许多有价值的信息不一定以正式出版的形式出现，而是以各种各样的形式存在于人们的日常交流中；其次，用户的信息消费更趋智能化、个体化、多样化。近几年，由于现代信息技术在高校档案工作中的广泛应用，计算机已成为档案管理自动化工作非常重要的工具，它替代了传统的手工操作，从而更加迅速准确地完成档案信息的收集、加工、传送处理、检索贮存和管理等过程，实现档案管理现代化、自动化。因此，档案部门提供给利用者的不再只是纸质档案，而是大量的电子文档。档案管理人员不再整天忙于收集、整理、进库取卷等繁琐低效的工作之中，而是负责将丰富的档案信息予以数字化，并通过专用网络向社会传播档案信息，大大提高信息的开发与利用效率，同时还实现了档案信息资源共享，扩大档案信息的利用范围。
档案工作者要面对现代档案管理对个体的挑战，除了必须熟知档案管理的业务知识和具有熟练的工作技能，同时还应具备计算机应用和网络应用的知识和能力，掌握现代化管理知识，采用现代化管理方法、技能和手段改造传统的档案管理方式。档案管理人员必须熟悉和掌握复制、缩微以及计算机等现代化技术知识，才能对档案信息进行电子化、数字化的有效控制与管理，才能迅速有效地收集信息、完整安全地保护信息、及时准确地提供信息、最大程度地运用信息，使利用者在短时间内跨地域、跨时间、跨学科、跨内容地寻找到所需的信息。这样才能真正做到以档案信息建设为核心，以网络化管理为基础，以实现档案信息资源共享为目的，真正实现档案资源的信息化，实现档案工作的价值。
（四）创新素质
江泽民同志曾指出：“创新是一个民族进步的灵魂，是国家兴旺发达的不竭动力”。高校档案人员的创新意识、创新精神、创新能力是改变档案工作局面的关键所在。新工作的开展需要一种创新的视野和思路，档案工作人员要时刻关注国内国际同领域最新动态，密切跟踪档案工作的发展，不断进行知识的补充、更新，深入研究高校改革中档案工作出现的新特点、新情况，及时跟踪对照学校管理工作的实际，善于用丰富的专业知识指导实践，切实果断地作出相应的管理措施，解决疑难问题。同时，要在实践中总结经验，把实践知识向理论知识升华，加强新知识、新技术在工作中的应用，不断总结新情况、新问题，有所扬弃，完善和发展档案学理论，以便使自己的工作有所创新，不断开拓进取。
墨守陈规、裹足不前、面对新问题持观望态度只会使高校档案的步伐远远落后于高校其他部门的发展，如目前许多高校图书馆的发展速度就远远快于档案馆的发展。高校档案管理必须将创新和继承有机结合起来，既要积极向档案信息化迈进，又要严格地在档案安全的基础上依照档案工作的特有规律有重点、分层次地进行开放利用。在社会主义市场经济的建立和发展中，高校档案工作者要克服“看门守摊”的因循守旧、自我封闭的旧思想，摒弃“皇帝女儿不愁嫁”等旧观念，从根本上转变观念，解放思想，开拓创新，保持一种全面开放的思维，树立信息产品是商品、信息能创造价值的新观念。在埋头苦干、默默奉献的同时，应当多一些敏捷和睿智，多一些胆魄与果断，创新高校档案服务机制，主动找婆家、找市场，积极参与市场竞争，要根据信息市场的需求优化服务措施，提高服务质量，开发含“金”量高的档案信息，使档案工作产生一定的经济效益，提高档案工作的自身价值，才能真正促使高校档案工作的进一步发展，不断适应高校改革发展的需要。
（五）业务素质
档案工作是一门业务性较强的科学，也是一门管理科学，既具体又繁杂。档案人员的业务素质高低是做好档案工作的关键，档案人员的业务素质包括全面的档案基础理论知识，档案保护技术学、文献编纂学、目录学、文书学、专门档案管理等专业知识，外语功底和由此拓展的诸如行政管理、财务管理、基建管理等管理技能，以及协调能力、写作能力和教学能力等等。
虽然档案工作不要求每一个工作人员都掌握上述完备的知识结构，但尽可能多地涉猎对于档案工作者来说，将受益匪浅。只有厚积才能薄发，扎实的知识功底无疑是管理工作上水平的基础，而熟练地运用现代科技手段管理档案资料无疑会缩短劳动时间，减少无效劳动，提高质量和工效，从而保证高校档案管理水平的提高。
档案材料是在学校各部门各项工作、活动中形成的，材料的形成分散、形成的时间分散，因此档案人员要有敬业精神，要作有心人，要了解学校管理的全过程，了解各部门的职能及工作程序、工作规律，收集齐全档案资料，并注意把好材料的质量关。
档案人员要熟知档案工作的环节，养成认真条理的工作作风，作到收集全、鉴定准、分类清、装订合理、保管有序，提供利用及时。
档案人员还要掌握各门类档案、各种载体档案的管理方法，在务实基础上促进创新，努力成为一名掌握科学的、先进的工作方法，一专多能的档案工作人才。
档案人员要具备较强的协调能力，在实际工作中，档案的齐全完整与档案人员协调能力的强弱密不可分。档案人员为了切实做好档案工作，不可避免地要与学校所有部门和有关人员打交道，如何才能得到各方面的支持，除有关规章制度的约束外，更主要的是要发挥档案人员自身协调能力，通过积极主动的沟通达到各部门档案管理的协调统一。
档案人员要具备组织文字材料的写作能力。档案人员有一部分工作直接与文字打交道，要有较高文字书写能力和较强的文字系统概括能力，有了一定文字修养水平，才能胜任档案工作。如学校档案的文件汇编、大事记、全宗介绍、组织沿革、检索工具、科研汇编、数字汇编、校志、年鉴等，没有一定的语言文字、写作知识是很难完成这些材料的编写的。档案人员的书法水平也不能忽视，因为档案人员要书写目录、著录、标引等，如果所写的这些文字使他人难以辨认，其效果就必然受到影响。
档案人员还要具备一定的教学能力。今天的在校大学生，毕业后很多将成为公务员和文员，他们既是档案的利用者又是档案的形成者，是与档案关系最为密切的一个社会群体。在高校，图书馆专职人员为大学生开设与图书利用相关的《文献检索》课的现象十分普遍，越来越多的高校的档案人员也为大学生开设了档案课。档案人员长期与档案打交道，实践促真知，拥有的档案知识在某些方面甚至会超过档案专业教师，实行档案管理与教学一体化，是普及大学生档案知识的有效手段。
作为一名现代高校档案工作者，在当今人类知识急剧增长的时代，注意拓宽自己的视野，善于捕捉新的知识信息，不断丰富、更新自己的知识结构，全面提高自己的综合素质，以适应时代对高校档案工作者的要求。
笔者在此对高校档案工作人员素质问题的认识虽然浅陋，但期望借此能对档案管理工作水平提高起到抛砖引玉的作用，也企盼与档案界的广大同仁在“科技兴档”的发展道路上互相砥砺，携手并进。
参考文献：
［1］刘伟兰.论新时期高校兼职档案人员素质.徐州师范大学档案馆.
［2］游功学.对当前档案人员素质问题的几点思考.新疆农科院.
［3］赵淑琴.论新时期高校档案管理人员业务素质要求.中国民航飞行学院档案馆.