记录管理程序1 1 目的为证明满足质量要求的程度或为质量体系运行的有效性提供客观证据，对记录进行控制。2 2 范围本程序适用于对相关记录和技术记录的收集、分类、编目、保存和清理。3 3 职责3.1 实验室负责检测原始记录表格的设计，经由技术负责人批准，质量管理部负责记录表格的存档。3.2 技术负责人负责检测报告格式的提出，经由公司总经理批准，质量管理部负责存档。3.3 质量负责人负责相关记录表格的提出，经由公司总经理批准，质量管理部负责存档。3.4 形成记录的责任人负责记录内容的真实性和规范性。3.5 档案管理员负责记录的收集、分类、编目、归档、保管及清理工作。4 4 程序4.1 记录的分类4.1.1 质量管理体系运行中形成的记录为质量记录。（1）内部审核和管理评审记录；（2）纠正、预防和改进措施的记录；（3）人员培训和考核记录；（4）申诉/投诉处理记录；（5）质量管理体系文件控制记录；（6）服务和供应品的采购记录；（7）合同评审记录等。4.1.2 检验技术运作形成的记录为技术记录。（1）检验原始记录含抽样记录；（2）比对记录；（3）仪器设备期间核查记录；（4）证书报告及副本。4 .2 记录的要求4.2.1 检测原始记录表格由主检人设计，格式应规范，信息应完整。部室记录编号方法:××/□□-△△△-□□□□，“□□”代表部门代号，
“△△△”代表顺序号，“□□□□”代表编制年份。4.2.2 相关记录应使用公司规定的表格。4.2.3 检测原始记录表格至少应包括以下内容：（1）公司名称、检测项目、页码、总页码；（2）样品编号；（3）样品状态、性状（如需要）；（4）封样记录（如需要）；（5）检测依据或参考的检测方法（标准代号必须包括年号）；（6）使用的设备、标准物质名称、型号及编号；（7）检测数据、计算公式或导出结果；（8）检测时的环境条件及样品预处理情况；（9）检测中意外情况的描述及处理记录（如存在）；（10）检测日期、地点；（11）检测人、校核人、审核人签字及日期（检测结束日期）；4.2.4 填写记录时应符合以下规定：（1）记录信息力求完整，以保证必要时在尽可能接近原条件下进行复现；（2）记录应在工作中形成，不得追记，应有相关人员的签名；（3）记录须清晰明了，宜使用黑色墨水钢笔、签字笔填写，计算机自动采集数据时可采用计算机打印；（4）记录应客观、真实、清晰、准确，不得随意删改。当记录中出现错误时，应杠改，并将正确值写在旁边，不可涂改或擦掉重写。对记录的所有改动应有改动人的签名或加盖名章。（5）原始的观察结果、数据和计算应在观察或获得时予以记录，并按特定任务予以识别。4.3 原始记录按技术标准要求保留相应的有效位数，标准未规定时应按相应的国家标准执行。4.4 数据修约应按技术标准执行，标准未规定时应按《数值修约规则与极限数值的表示和判定》GB/T 8170-2008 修约。4.5 记录的修改4.5.1 记录的填写应真实、准确、内容完整、字迹清晰，不得随意涂改；如需修改应用单杠划去并有相关责任人的签名。保证可以追溯到前一个版本或原始观察结果。应保存原始的以及修改后的数据和文档，包括修改的日期、标识修改的内容和负责修改的人员。4.5.2 记录格式的修改由科室负责人负责本部门记录格式的编制/修改、审核，
修改完成后由技术负责人审核签字后交由质量管理部发放。4.5.3 质量管理部负责受控记录格式的备案与编制清单；启用新格式时，对原有格式予以废止。5 5 记录的保存5.1 相关记录填写完成后应及时交质量管理部归档；技术记录待检测工作全部完成后与检测项目相关文件记录整合一起并交质量管理部归档。5.2 记录应安全保存。当以电子形式保存时，存放环境应适宜，并应保证记录可恢复并且只读。5.3 一般情况下，记录不得复印和外借。公司内部人员确需查阅时，应办理借阅手续，填写《受控文件借阅记录》，由质量负责人批准后方可借阅，阅毕应立即归还，不得丢失、损坏。5.4 实验室记录保存期限应符合合同和法规规定。公共场所和生活饮用水的档案记录一般永久保存。相关记录保存期为 6 年，样品保质期超过六年的，其技术资料按样品保质期的期限为准。设备归档档案保存至设备报废后 6 年。内审，管理评审，不合格报告及其纠正措活动记录，保存期为六年。生物安全事故处理记录要求妥善保存，为环境和人员健康情况提供记录。5.5 记录保存至规定期限后，由档案管理员填写《受控文件销毁登记表》，经质量管理部负责人校对，质量负责人审核，公司总经理批准后，由档案管理员销毁。5.6 记录的保密应严格执行《保护客户秘密和所有权程序》。6 6 支持性文件6.1 质量手册 第 4.5.12 节6.2 《保护客户秘密和所有权程序》××/××-03-20××6.3 《文件控制程序》××/××-11-20××6.4 数值修约规则与极限数值的表示和判定 GB/T 8170-20087 7 相关记录7.1 《文件借阅/复印记录》××/××-003-20××7.2 《文件停用/销毁记录》××/××-004-20××