不动产电子档案管理和有效利用
摘 要：信息技术飞速发展，人类进入高科技时代，不动产的管理也慢慢实行电子管理。因为以信息技术的优势为渠道，所以不动产的电子档案管理和利用也变得更加快速和有效，在社会、经济、生活中的作用也日益显著。因此，本文就不动产电子档案管理的特点和如何有效利用进行详细介绍。
关键词：不动产电子档案；管理；利用
1.不动产电子档案的特点
1.1电子档案的时效性和共享性
时效性，相比普通档案管理工作，电子档案的管理无疑更加方便快捷，普通档案的归结整理是一项纷繁复杂的工程，从档案备案到档案整理、再次提档这一个流程走完所消耗的人力和时间非常巨大，但是电子档案利用信息技术的快捷可以直接在几分钟甚至几秒内就能将所需档案筛选出来，因此具有好的时效。
共享性，电子档案的庞大数据和信息都可以压缩成压缩包或直接通过移动硬盘进行拷贝。现在的不动产档案信息都可以实行共享制度，查看信息也不用费时费力的去档案室翻箱倒柜，通过计算机，远程提档也是轻而易举的事。如此，也让电子档案的相关信息传播更快更远，得到普及。
1.2传统档案与电子档案的相辅相成
传统纸质档案的介质是纸张，而电子档案的媒介确是多种多样的。例如：图像、文字、声音、表格、程序以及数据等等，这不仅丰富了我们文件的保存方式，也使得我们利用起来变得更加具有生命力。电子档案的保存必须依赖于各种媒介，计算机、U盘、光盘等等，但是这些媒介对于保存时间、保存质量是有严格要求的，达不到保存的要求，对于电子档案的破坏性是永久性的。而纸质档案可以长久保存的特征弥补了电子档案的局限性，虽然纸质档案在保存的时间里也会有破损，但是还会承载着大部分的信息，它们有机的组合在一起使得档案的管理和利用都具有历史性的意义。
2.电子档案的管理
2.1制定电子档案的管理方法
电子档案的记录和保存方式明显区别于传统的纸质档案。电子档案的收集、整理、扫描、上传有一套严格的执行标准，电子档案形成后必须和纸质档案一同归档，纸质档案的归档包括装订和上架，放在档案对应的位置，而电子档案则是在固定可靠的系统里电子归档，实现电子档案和纸质档案的统一管理。
2.2对相关档案人员进行培训，提高专业素质
如今，虽然计算机网络已经普及到各家各户，但是针对电子信息的管理和应用仍是一门专业性较强的业务。结合不动产电子档案，使得相关专业人员更加少之又少，而电子档案的管理也是新兴专业，没有前辈们留下的经验可以参考和借鉴，都要靠我们这一代人边走边总结，边总结边创新。电子档案形成后是永久性的，这就要求电子档案的形成是准确且完整的，因此，最初形成电子档案的人员更要是一批精良的队伍。对电子档案的收集、整理和扫描要统一标准，对图像的大小、色彩、分辨率、剪裁尺寸以及存储格式也要区别划分。
3.不动产电子档案管理的有效利用
3.1对电子档案数据准确性进行审核
落实不动产电子归档的首要工作就是搜集准确无误的信息，不动产信息的来源很多，从何落实房产档案的收集工作是每个不动产信息工作者要上的第一课。要搜集准确信息，首先要派遣优秀员工进入基层单位对档案工作进行检查、督导，以便保证房产档案的完整性，对房产档案移交问题进行探讨，让搜集信息的工作者直接参与到实际项目中来，这样对数据的了解就会更加深刻，对数据的审核也可以有据可依；其次，对于搜集上来的资料信息，在处理过程中要严格遵循不遗漏、不改动、不泄露的原则，确保内容的完整和数据的原滋原味。倘若收集上来的数据本身就存在问题，则要经过退回再收集或者再处理后才能归档。
3.2制定不动产电子档案数据库
电子档案和纸质档案最直接的利用价值是保存数据和信息，所以对于电子档案有关不动产的相关类型信息必须有一套严格的收集、整理、评估、扫描和上传保存的执行方案，建立不动产信息登记平台，在符合国家制度的前提下对数据的处理最好实行流水制，通过一环扣一环的工作安排，将工作落实到相关负责人，才能保证每个环节的有条不紊，电子档案形成后必须在固定可靠的系统里电子归档，归档过程中每一项工作所应用的软件标准，硬件指标和保存格式都要统一，这样一来，不动产的电子档案管理就会有层次性、统一性，等数据统一保存时就可以制定出不动产电子档案数据库，以供随时调阅。
3.3规范电子档案信息的数据化管理
不动产电子档案的管理工作中有一些是涉及个人隐私和财产隐私的部分，这部分信息不能实行共享化，我们要依据实际情况制定切实有效的安保制度。电子档案信息的数据化管理首先就是加强私有信息的保密工作和计算机的加密系统；其次，不动产的电子档案系统要尽快与房地产行业等交易系统形成有机结合，获取第一手资料和信息，克服电子档案在时间和空间上可能存在的问题，实现档案信息的数据化管理和建立公共共享平台，这样的数据化平台一旦建立，管理者就可以透过数据信息来对市场导向和趋势做出有决策性的建议。
3.4做好电子档案的保密工作
没有规矩不成方圆，针对电子档案的安全管理和保密工作，我们应根据实际情况制定切实有效的电子档案的安全保密制度。首先，要保证所提供的电子档案是有利益关系的权利人或义务人，不能泄露给未经授权的人；其次，保证电子档案数据不会被篡改；第三，提高技术，对操作系统进行加密。
4.结束语
综上所述现代社会就是信息社会，信息技术的应用领域非常广泛，在地理测绘、施工建筑、科学研究、艺术探讨等方而都有涉及，从利用计算机对电子档案进行归档、保管和利用，不知不觉，电子信息技术在不动产电子档案管理这一领域也慢慢渗透，渐渐成熟。因此，我国档案管理相關部门更应该顺应科学，加强学习，确保将信息技术与档案管理有机结合，使电子档案安全可靠的处于健康状态。
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（作者单位：齐齐哈尔市不动产登记中心）