摘要：目前，腾讯 QQ等即时通讯工具已广泛地渗透到了人们的学习、生活、工作中。调查显示，使用QQ辅助办公的人群越来越多，QQ辅助办公的用途、影响力、赞同度不断扩大。同样，QQ的众多功能在高校教务管理的实际工作中得到广泛应用，为高校教务管理带来诸多便利，有利于节约资源，提高工作效率和质量、加强团队沟通交流。
关键词：即时通信工具；高校教务管理；QQ辅助办公
中图分类号：G203 文献标识码：B文章编号：1009-9166（2011）0014(C)-0188-02
随着我国高等教育的快速发展和计算机技术的突飞猛进，规范化、信息化、网络化已成为高校教务管理改革的一大趋势。正是在这样的条件下，即时通信工具QQ被多数高校行政管理人员运用于日常工作。QQ具有在线/离线信息收发、语音/视频聊天、图片传送、点对点续传文件、资源共享、保存信息、QQ群、远程协作、短信、博客等强大的功能，调查显示，QQ的这些功能已经为行政人员传送文件、沟通交流业务、传递工作信息提供了很大的便利，既便于加强沟通交流、及时传递信息，提高工作效率、提高管理质量。本文以QQ为例，探讨即时通信工具在高校教务管理中的应用。
一、QQ简介
腾讯QQ简称QQ，是腾讯公司模仿ICQ于1999年2月推出的基于互联网的即时通信工具。在众多通信工具中，腾讯QQ在我国的用户最多，占据国内约65%以上的市场份额，成为我国继固定电话和手机用户之后位列第三的国民沟通方式，同时腾讯QQ也是目前亚洲最大、世界第三的即时通信工具。随着QQ版本的更新，QQ已具有在线／离线信息收发、语音／视频聊天、图片传送、点对点文件续传、资源共享、查阅资料、保存信息、QQ群、远程协作、新闻阅读、交友、短信、游戏、贺卡、商城、个人博客等强大的功能。QQ良好的开放功能、合理的界面设计、简单的用户操作和众多的服务功能，使得它在高校教务管理中也具有一定的应用价值。
二、高校行政管理人员QQ的使用现状
（一）使用QQ辅助办公的人群越来越多
“网络聊天”、“挂Q”已成为当今大学校园的重要流行词汇，亦是大学校园生活的一个方面。在高校日常管理工作中，多数高校行政管理人员表示自己需要经常使用QQ或其他即时通信工具。
此外，QQ群作为腾讯QQ开发的一个功能，已经成为高校行政人员工作中经常使用的一个工具。为了完成某种工作，或是为了加强所在集体的联系及其他目的，教务处、学生处等各部门有内部QQ群，如院系秘书QQ群、教务工作QQ群、考务工作QQ群、师资管理QQ群、科研QQ群等。各种QQ群出现在我们网络中，这些QQ群为小群体交流带来即时性、便利性。随着人们对于QQ的认知率不断提高，使用QQ的人群越来越多，使用QQ辅助办公已是一个现实情况。
（二）使用QQ辅助办公的用途不断扩大
上班挂Q的便利是多方面的，多数认为使用QQ可以迅速实现同事间信息共享、便于工作交流，、能更快捷地上传下载通知、文件，即时了解学校最新教育教学信息。
高校行政人员利用QQ辅助办公的情况越来越多，鉴于QQ的便捷性与即时性，在利用QQ辅助办公方面多数用其传递工作信息、传送各类文件、沟通交流业务、开展办公室人员管理。可见，行政人员使用QQ辅助办公的方面较多，使用率较高。
（三）使用QQ辅助办公的影响力较广泛
不少教务管理人员认为QQ对其从事的高校管理工作影响较大：QQ能提高教务管理或其他行政管理的工作效率；利用QQ办公可以节约人力、物力及各部门间来回跑动的时间等资源，提高工作效率；可以加强同事间的沟通交流；可以拓展人际关系，创建和谐共事氛围。总之，使用QQ辅助办公，为行政人员的工作带来不少便利，尤其是负责具体工作的人员。
（四）使用QQ辅助办公的赞同度比较高
一方面，对于工作中使用QQ的利弊性，大多数给出了正面回答，利大于弊。另一方面，也可以利用QQ开展网上教务咨询，或利用QQ或QQ群辅助办公、管理。
总体来看，高校行政人员对使用QQ辅助办公的赞同度、认知率、使用率都很高。
三、QQ在高校教务管理中的应用
随着QQ版本的不断升级，它的功能越来越多。其中一项新功能“QQ群”，可以说集众多功能于一身，高校教务管理就可以利用群功能及时进行信息发布、文件传送等提高工作效率。笔者认识的不少教务管理人员中，每个人都有1~2个以上的QQ工作群。这些群在及时发布信息、加强沟通、资源共享等方面发挥了重要作用。
利用QQ群聊天工具的在线／离线信息收发、语音／视频聊天功能，可以进行实时与非实时的文字、语音、视频交流，可以一对多，多对一，多对多，十分方便。目前，大多数高校都有相隔较远的新老校区，且多实行院系二级管理甚至三级管理，因此教学信息的及时传达、教学进度的及时跟踪、紧急问题或突发状况的及时应变处理、公共教学资源的宏观安排、院系之间的沟通协调等就非常重要。针对这种状况，我们可以利用高校网络平台方便地建立一个教务处全体工作人员与院系秘书的QQ群和全体教务处工作人员之间的QQ工作群，以便加强教务管理工作人员之间的沟通和交流，节约人力资源，提高工作效率。例如，利用QQ在线／离线信息收发、聊天记录等功能及时实现教务处与院系之间的文件传送，通过QQ群的交互式交流共同探讨工作中遇到的问题等。
QQ群内成员之间可以快速传送文字、图片、视频等文件。在所建立的教务管理QQ群内，可以在教务处与院系间、院系与院系间快速准确地传送文件，可以实现校内各类公文的收发和传阅，既能加快信息的传递速度，又可以节约资源。QQ群的群硬盘还提供了共享空间，群内的每个成员都可以向此共享空间上传文件，也可以从中浏览、下载他人上传的文件，十分适用于有关学籍管理、考务管理、师资管理、教学质量控制等方面规章制度和文件精神的及时下达。另外，QQ群还开设了一个公告栏，群管理员可以通过它发布一些重要通知。
QQ还提供了QQ表情、魔法表情、QQ秀等服务。各式各样的QQ表情、图片等特殊网络表达符号，或可爱或形象或搞怪或温馨，既可以表达心情，又能给人带来开心一笑，营造轻松氛围。QQ的这种功能可以消除教务工作者偶尔出现的烦躁情绪，促进身心健康，提高工作效率。另外，同事间有时难免会出现一些小误会，这时可以运用QQ表情向对方巧妙地表示自己的心情，避免人际关系趋于紧张。
由于高校校园网的普及，QQ又是免费的，因此教务处通过QQ为广大师生提供答疑解惑服务既便捷又节约成本。教务管理日常工作中，工作人员常常多次重复地解释、回答同一个问题，尤其是在学生选课、成绩查询等方面，建立一个教务咨询QQ群是解决这个问题的有效途径之一。通过QQ群的群体交流模式及聊天记录查询功能，教务工作人员可以就师生提出的有关考务、学籍、选课、调课、借用教室等方面的教务管理问题做出统一回答，师生也可以将工作学习中的需求和建议快捷地反映到教务处，方便教务处及时掌握教学第一线的相关信息，及时解决出现的问题，促进教学工作顺利开展。
四、QQ应用于教务管理存在的问题
QQ或QQ工作群作为教务管理的一种辅助工具和辅助管理方式，毕竟网络只是一种虚拟社区，无法代替传统的管理与服务方式。同时，QQ在带来便利的同时也会产生一些问题，例如，少数人以工作为名利用QQ聊天、玩游戏，影响了工作。又如，使用QQ群后，部门同事间习惯于文字交流，敲打键盘沟通多了，有时面对面的言语交流就少了。再如，即时通讯工具QQ已成为电脑病毒传播的新途径，易攻击教务系统。面对种种负面影响，并不表示要否定它。应避其缺陷，通过加强规章制度建设，提高工作人员文明上网意识、自律意识，制止工作时间私聊现象。同时加强网络安全防范，减少病毒攻击危害等，更好地借助网络技术开展教务工作。
总之，作为我国名列第三的即时沟通工具QQ，因其信息收发、图片与文件传送、资源共享、QQ群、远程协作、交友等强大功能，已经为多数高校行政管理人员工作所应用。观察身边同事，“教务处创建的院系秘书QQ群、教务工作QQ群、考务工作QQ群、师资管理QQ群、科研QQ群”等各式各样的工作群已经在我们的实际工作中广为应用。这样的工作方式对高校深化管理体制改革、创新教务管理方式带来了机遇与挑战，也为提高工作效率、加强沟通合作、密切师生联系、切实做好教学服务工作，构建和谐校园带来了重要意义。
作者单位：湖南涉外经济学院
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