摘要: 校园网络环境下的信息互动促进了高校教务管理模式的改进,尽管目前还存在一些问题,但仍然有很大的提升空间。本文对高校教务管理中的信息互动的方式及作用、新问题、新空间进行了阐述。
关键词: 高校教务管理信息互动人机系统
校园网络建设与教育管理信息系统(EMIS)的应用为高校教务管理的信息化、自动化提供了通信、协调等技术支持,促进了学籍管理、专业设置及课程管理,考务管理及学生的成绩管理,实习、实训、毕业论文等实践环节,教学质量评估和学位管理等信息资源的整合与共享。教务管理人员与微机结合构成的人机系统因此改变了传统高校教务管理的运作模式,建立在信息的采集、传输、储存与处理基础上的信息互动成为教务管理的重要方式。
一、高校教务管理中信息互动的方式及作用
在高校教务管理中,教务处(部)与各学院及各学院之间的信息互动的方式有电话、会议、FTP、电子邮件、短信及QQ群,它们各有优长,共同为日常管理工作的有序、高效运转搭建了信息平台。其中,QQ群及短信平台因其在信息发布与反馈方面的成本、时效性等方面的优势,越来越受到管理者的重视。
(一)QQ群在教务管理中的作用
1.为教务处(部)和各学院的教学秘书提供了一个快捷的交流空间。QQ群里除了各个学院的教学秘书,还有教务处的领导和各个部门的工作人员。教务管理工作环环相扣,很多工作都是教务处统一部署,各个学院具体实施。QQ群能快速地发布信息,各学院可以在同一时间收到信息,迅速统一行动,大大地提高教务管理的效率。
2.促进了各个学院之间的交流。教学秘书这支队伍由于各种原因,存在一些不足之处,如队伍不够稳定;教学秘书所学的专业五花八门,并非都是秘书专业毕业的,等等,这是教务管理工作困难之一。笔者是非秘书专业,QQ群为笔者提供了一个学习平台。各个院系的教学秘书在群中交流工作方法,每个具体的工作用什么方式方法处理更合理,互相提醒这个时间段要做什么事,互相问候最近在忙些什么,等等,这样新手也可以在大家共同的帮助下迅速成长,同时也拉近了各个院系之间的距离,有益于各学院之间的在公共课的选修、考试安排等方面协同工作。
3.缩短了领导和教学秘书之间的距离。教学管理工作非常繁琐,情况复杂,很多时候教学秘书不知道怎么处理才符合政策规定。这时,教学秘书可以在群里向教务处的领导咨询,即时解决工作中的具体问题。
(二)短信平台在教务管理中的作用
高校教学秘书主要是协助学院分管教学工作的院长进行常规教学管理,协调解决教学过程中出现的问题,确保教学工作的顺利进行。在加强教学过程管理的过程中,短信平台发挥了积极作用。
1.将教师和教学秘书很好地联系起来。在教学的过程管理中,教学秘书要将上级的指示精神、院领导近期工作的部署和近期教学方面的一些工作传达给教师。短信平台具有快捷、覆盖面广、廉价等优势,能很快地将讯息传达给教师,避免电话通知在时间、成本方面的浪费。
2.将学生和教务管理工作联系起来。教学管理工作首先是面向全体学生的。各种考试考核工作、学籍问题、重新学习、实践活动、毕业设计(论文)相关工作、临时的教学方面的通知等都需要通知到全体学生。通过短信平台,教学管理者就可以在最短的时间内将通知发给班级负责人。另外,在教务管理工作中,接触特别频繁的往往是一些学习上需要帮助的学生,他们有的挂科太多留级了,有的是转专业的,有的是休学后又复学的,这些学籍异动的学生需要我们提供更多的帮助。他们有的课程是随着本班学生一起上课,有的课程要免修,有的需要跟别的班级后续或补修一些课程,这些学生给教务管理工作带来不少的麻烦。短信平台减轻了教学秘书在这方面的工作负担。
二、高校教务管理中信息互动的新问题
校园网络为高校教务管理提供了信息互动的有效途径,提高了教务管理的工作效率,但也带来了一些新的问题。
(一)在信息的发布与反馈过程中,重视信息的发布,轻视信息的反馈。教务管理人员在一定程度上是信息的操作者与执行者,但同时也是信息的反馈者。他们反馈的不仅是执行的结果,而且应包括源信息本身在实施过程中可能出现的问题,如果忽视这一部分信息反馈,必然导致只见数字不见人,只问结果不顾过程,这种不平衡显然不利于管理工作的改进。
(二)信息互动中的真实性问题。信息的采集、传输、储存与处理应该是准确、公正、公开的,这是高校教务管理工作的基本原则,在一些具体数据的处理过程中也体现了这一基本原则,但在涉及评教评学等环节时,人为的因素就会影响信息的可信度。首先是学生评价的可信度。有的班级无论教师授课如何,都一律评优,有的甚至由学习委员约集班干部代替全班同学完成“任务”。此外,学生对不同的课,比如专业课与公选课的态度不同,也影响评价的公正性。其次是信息处理的可信度。如何将高校内部的学生评教与所谓的“评师网”链接,由谁来担任管理员,过滤哪些信息,发布哪些信息,将校内哪些教师链接在一个页面等都是值得推敲的问题。如果管理员没有职业操守,学生的评教信息就有可能被人用作它途。最后,学生评教的结果以何种方式公布,才能达到教与评互动的目的,也会影响到信息互动的效果。
(三)在高校教务管理的人机系统中,机器子系统、人机界面的开发及维护受到高度重视,而对人的子系统及人机系统所处的环境有些高校则重视不够。人在人机系统中的主体地位不仅仅是一个计算机应用技术的培训问题,人的可靠性也不仅仅与操作失误或故障性差错相关,它涉及心理安全问题、职业归属问题、自我实现问题。高校教务管理人员作为一个群体,承担的工作十分重要,但对其定位却十分模糊。
(四)信息互动使信息数量激增,也产生了大量垃圾信息,还可能导致教务机密的被盗,或者一些人利用网络平台,故意泄漏教务机密。
三、高校教务管理中信息互动的新空间
高校教务管理中的信息互动应当充分考虑人的因素,真正营造一个以人为本的虚拟环境。QQ群就是这样一个可以和谐人际关系的公共空间。我校主管教学的校长也加入了QQ群,并在每天早上向群里的成员说声早安,给大家发个笑话,很好地调节了工作气氛,也让教学秘书感受到了上级对大家工作的关注与尊重,极大地调动了教务管理人员的工作积极性。除此之外,还有另外两种方式可以将教务管理中的信息互动推向深入。
(一)博客
在高校教务管理中,随着管理人员与机器的相处时间不断增多,人与人之间的交流沟通似乎退居次序。在一个非面对面交流的虚拟空间中,如何向对方展示自己的个性和喜好,为因工作的关系群集在一起的双方或多方提供一种交流的可能性,博客的出现在一定程度上解决了这个问题。博客的个人性、情感性、真实性赋予抽象的博主以感性色彩,管理人员之间可以通过博客增进了解,领导也可以通过博客,将自己对高校教务管理的理念以个人化的方式传输给各级管理员,并可及时了解下属的意见和建议。
(二)论坛
论坛是一个可以公开发表自己意见的虚拟空间,如果高校教务管理充分利用这个平台,就可以听到来自各个层面的最直接、最新、最尖锐的声音。楼主不仅可以从帖子的点击率看出网友对所讨论问题的兴趣,而且可以通过论坛培养学生对教务管理的民主参与意识,增加教务管理工作的透明度,在广泛的监督中提升高校的教务管理层次。所要注意的是以什么样的心态面对质量参差不齐的各类信息。
校园网络环境下的信息互动促进了高校教务管理模式的改进,但也带来了一些新的问题。在人机系统中,管理者不仅是操作者,而且是具有情感和自我实现需要的人。高校教务管理员队伍的稳定与素质的提升与其在人机系统中的角色定位大有关联。网络虚拟空间为信息互动提供了新的平台,但也潜隐着一些新的问题,如何面对诸如互动中的情绪化、随意性等现象,如何培养管理人员的职业操守,如何评价信息互动中的民主参与意识,等等,都值得进一步探讨。
参考文献:
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该论文得到南通大学教学研究立项课题资助,项目编号为:07A47