大型国有集团公司公文使用规范化指引
企业公文是在生产经营和行政管理等过程中形成的具有强制执行效力和规范体式的公务文书，是传达贯彻党和国家的方针、政策，贯彻落实企业战略部署、经营方针，发布规章制度，施行行政措施，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况和进行经营活动等的重要工具和历史资料。
集团公司高度重视公文管理工作，始终严格落实中央办公厅 国务院办公厅印发的《党政机关公文处理工作条例》（中办发[2012]14 号）以及《党政机关公文格式》，不断在精准使用文种、规范公文格式、严格审批流程等方面下功夫，制定了《天津港（集团）有限公司公文处理管理办法（2019 修订）》（津港党发〔2019〕72 号）等制度文件，形成了具有集团公司自身特点的公文工作格局。相关日常使用公文的规范化要求和重点关注内容如下：
一、公文种类 按照《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14 号）所明确，现行公文种类主要有：决议、决定、命令、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要，共计 15 种。
其中，集团公司常用公文种类主要有：
决定、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。各类公文在制发目的、
- 2 - 格式、印发对象、签发流程等方面各不相同。
二、公文格式 （一）格式要素 1. 版头
版头示例
（1 1 ）份号：涉密公文应当标注份号。
（2 2 ）密级和保密期限：涉密公文应当分别标注密级与保密期限。
（3 3 ）紧急程度：紧急公文分别标注“特急”“加急”，电报分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。
（4 4 ）发文机关标志：一种是发文机关全称或者规范化简称加“文件”；一种是使用发文机关全称或者规范化简称。联合行
文，可并用联合发文机关名称，也可单独使用主办机关名称。
（5 5 ）发文字号：由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文使用主办机关的发文字号。
（6 6 ）签发人：上行文应当标签发人姓名。
2. 主体
主体示例
（1 1 ）标题：由发文机关名称、事由和文种组成。
（2 2 ）主送机关：公文的主要受理机关，应当使用机关全称、
- 4 - 规范化简称或者同类型机关统称。
（3 3 ）正文：公文的主体，用来表述公文的内容。
（4 4 ）附件说明：公文附件的顺序号和名称。一般与上面正文保持空 1 行距离。
附件说明示例
（5 5 ）发文机关署名：署发文机关全称或者规范化简称。一般与上面正文保持 3 行距离。
（6 6 ）成文日期：署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。成文日期
一般居右空 4 字距离。
（7 7 ）印章：公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。
印章示例
（8 8 ）附注：公文印发传达范围等需要说明的事项。如联系人及电话。
3. 版记
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版记示例
（1 1 ）抄送机关：除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关的统称。
（2 2 ）印发机关和印发日期：公文的送印机关和送印日期。
（3 3 ）页码：公文页数顺序号。
（二）规范要求 1. 发文机关标志
由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。联合行文时，如需同时标注联署发文机关名称，一般应当将主办机关名称排列在前。
2. 标题 一般由发文机关全称或规范化简称、公文主题和文种组成，位于红色分隔线下空二行位置。
多行标题排列为梯形或菱形，不采用上下长度一样的长方形和上下长、中间短的沙漏型。
多个发文机关名称之间用空格分开，不加顿号，换行时省略。
3. 主送机关 主要受理公文的机关。主送机关名称应用全称或规范化简称或同类型机关统称；向下普发的公文主送机关名称应规范、稳定。有多个主送机关的，各机关名称之间用顿号隔开，最后一个主送机关名称后标全角冒号。
4. 正文中的层次序数 第一层“一、”；第二层“（一）”；第三层“ 1.”；第四层 “（1）”。
5. 成文日期
一般署会议通过日期或领导同志签发日期。两位以上领导人审签，署最后一位的签发日期；联合行文，署最后签发机关领导同志的签发日期。
6. 加盖印章的公文 联合行文时，将发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，印章下压发文机关署名。最后一个印章下压发文机关署名和成文日期。（骑年盖月）印章之间排列整齐，互不相交或相切。
7. 抄送机关 指除主送机关以外的其他需要告知公文内容的上级、下级和无隶属关系的机关。
- 8 - 8. 总体格式要求
（1 1 ）页边距
一般情况下，上为 37mm，下为 35 mm，左为 28 mm，右为26 mm。
（ （2 ）空格和对齐 公文中每段首行缩进 2 个字符，全文要做到两端对齐。
（3 3 ）字体和字号
总体来讲，文件大标题采用二号方正小标宋简体；一级标题采用三号黑体；二级标题采用三号国标楷体；正文采用三号国标仿宋。
除此以外，密级和保密期限、紧急程度采用 3 号黑体；签发人姓名采用 3 号国标楷体；版记中要素采用 4 号国标仿宋。
（4 4 ）行数和字数
在以上页边距和字体字号规范标准下，国标定义为每页 22行和每行 28 个字，以此计算得出，行间距掌握在 28 磅左右。
（5 5 ）标点和字母
正文中标点采用全角，字母通常选用 Times New Roman 字体。
总体格式示例
三、常见错误 （一）标题要素不全 标题的三要素是：发文机关、事由、文种。除了有些公文可以省去其中某一要素或有其特殊的标题形式外，各要素应齐全。
（二）文件标题断行不当 应保证标题词句的连贯性，不应从词中间断开换行。如：
《 《集团公司关于健全完善集团公司董事会专门 委员会的通知》 》
（三）文种使用混乱 报告、请示不分，通报、通知不分，函、请示不分；一个公文标题中出现两个文种，如《天津港集团公司关于开展第二批多式联运示范工程验收工作的请示报告》。
（四）生造文种 将“方案”“计划”“安排”“措施”“要求”“汇报”等，这些不属于公文的文种作为公文文种使用，如：《天津港集团公司关于清产核资管理的汇报》 《天津港集团公司关于 2021 年投资的计划安排》等。
（五）发文主送单位名称不规范 如将“天津市人民政府国有资产监督管理委员会”写成“市国资委”。
（六）行文中前后称谓不一致
- 10 - 如：将“天津港集团公司”一会儿称为“天津港集团”，一会儿称为“集团本部”，一会儿又称为“集团公司”。一般情况下，集团公司规范全称为“天津港（集团）有限公司”，标准简称为“天津港集团公司”或“集团公司”，根据语境或发文对象灵活使用。
行文中应规范使用集团公司下属企业简称，不应将“煤码头公司”“交易市场公司”“邮轮母港公司”“中航油公司”等简称为“煤码头”“交易市场”“邮轮母港”“中航油”等。
（七）计量单位前后表述不一致 如：前面用“3000 平方米”，后面用“3 千平方米”或“3000 ㎡”。
（八）结尾表达欠妥 每一个文种都有自己的结尾方式，例如，情况报告用“特此报告”，递送报告用“请审阅”或“请收阅”；请示用“妥否，请批示”或“当否，请指示”或“以上请示妥否，请批复”。发函的结尾用“特此函达”“请函复”或“盼复”，复函用“特此函复”或“此复”。
（九）发文机关与落款不一致 如发文机关为“天津港（集团）有限公司”或“中共天津港（集团）有限公司委员会”，而落款是“天津港集团公司××部”。
（十）抄送单位不对 如将“公司领导”、 “××（人名）”作为抄送单位。