新形势下石油企业办公室工作科学管理探讨
摘 要：石油企业办公室作为一个单位的服务中心、信息中心、参谋中心、指挥中心和运转中心有着举足轻重的职能作用，是协调上下机关各部门，连接企业领导和企业所属基层单位的“中枢神经”。办公室工作如何做到科学管理，将直接制约和影响着本单位各项工作的开展和完成。文章以中石油燃料油有限责任公司华南销售分公司为例，主要分析办公室科学管理对石油企业发展的重要性及其存在的问题，并提出相应的解决措施，以对石油企业健康持续发展提供参考。
关键词：办公室工作；重要作用；科学管理；对策
办公室管理一直被视为管理科学中一项十分重要的实践课题。这是因为办公室是所有公共和私人组织中的中枢神经系统。企业办公室管理既有一般办公室管理的共同点，也有其自身独特的规律。在石油企业所属单位内部，办公室工作就是通过“办文、办会、办事”体现联系沟通、协调服务、监督指导等职能作用，从而达到服务领导，服务机关部门和基层单位，服务员工群众的目的。所以，石油企业办公室工作的管理是否科学以及科学化程度如何，直接关系到所在单位的形象和管理效能的高低。
1 石油企业办公室的管理职能及重要作用
1.1 石油企业办公室的管理职能
石油企业办公室是企业的主要职能部分之一，职责在于“参与政务、管理事务、搞好服务”，是企业赋予办公室行使企业行政工作的指挥中心，具有桥梁作用。而中石油燃料油有限责任公司华南销售分公司主要职能有：人事管理、文件收发、印信管理、文电保密、宣传报道、督查督办、会议安排、车辆管理、工程与物资采购、信息管理、后勤保障等方面。基于上述原因，石油企业办公室犹如“决策参谋部”、“工作执行军事部”和“后勤服务部”，其职能作用发挥的如何，直接关系企业工作的落实和开展，科学管理能否直接影响企业整体管理水平的提升。
1.2 石油企业办公室工作实施科学管理的重要作用
石油企业办公室承担着参政议政、管理事务、搞好服务的重要职责，其作用反映在以下三个方面：
（1）参谋助手作用。当前石油企业发展新形势下敢于和善于给领导当参谋，是做好办公室工作的基础。而参谋就应当以“服务全局”为基础，以“辅助决策”为目的，以“提醒警策”为手段，围绕企业的中心工作组织开展工作调研，及时掌握基层单位的热点和难点问题，反映内部存在的问题和矛盾，了解员工群众的心声和需求。参在点子上，谋在关键处，为领导决策提供及时、准确、全面的信息，提出决策性的意见，协助企业领导处理、督查政务，组织安排单位重要会议和重大活动。
（2）协调服务作用。作为石油企业办公室，基于企业属性所致，在实际工作中，协调服务是办公室的一种工作方法、一种管理方式，通过协助领导，在办公室的职责范围内或在领导授权下，借助有关政策、规章制度和有力的措施，依靠“办文、办会、办事”来衔接沟通，调整和改善人际之间、部门之间、部门与基层单位之间、工作之间的关系，缩小或消除各种矛盾，促使各项活动趋向同步化与和谐化，使管理行为在不同级别的管理层次中发挥充分效能，使管理过程更加流畅，以实现共同目标的过程。
（3）督查督办作用。作为办公室工作的一项重要职能，督查督办任务就是依据本企业（单位）召开的工作会议定的事项、确定的重要决策、部署的重点工作，通过分解事项，明确完成进度、负责领导和落实部门，开展重点督查督办，促进贯彻和落实。对党政联席会议、领导例会议定事项及领导现场办公（调研）批示和交办的事项，专项按月督办、按月通报，使之落实。针对员工反映较多、反映强烈的问题或职代会建议提案主动查办。
2 石油企业办公室工作实施科学管理存在的主要问题
与传统模式下的办公室管理相比，现代石油企业办公室尽管在作用发挥、协调运转、服务保障等方面已具备了较为科学合理的管理方法，但因受机制体制、内外部关系、工作属性等因素的影响，仍然存在有以下几个方面的问题。
2.1 管理理念不强
石油企业快速发展背景下，对整个管理工作的开展都提出较高的要求，需在管理内容、管理形式上进一步创新。特别其中的办公室管理工作，应结合企业经营管理中的动态变化，在管理理念上不断完善。然而现行办公室管理活动中，仍未表现出全方位、高层次特征，且不具备一定的预见性，在管理理念上仍局限在简单的控制、监督与指挥层面，忽视企业经营管理中的变化情况，如职工思想变化等。这种管理理念，直接导致办公室工作止步不前。
2.2 管理效率不高
目前石油企业在办公室工作方面，部分人员完全将自身工作界定在事务性工作层面，实际开展工作中更倾向于机械地完成上级领导安排的任务，很少对办公室涉及的工作主动思考。如在进行文案起草或相关措施规定制定中，往往难以得到上级领导认可，而基层员工对于这些措施也会产生明显的反感心理。事实上，办公室工作除表现在事务处理方面，也需做好信息收集、整理与处理等方面，能够将有效的信息提供给企业决策过程中。
2.3 管理制度不全
制度是办公室管理工作开展的重要保障。然而当前石油企业在办公室工作方面，并未在制度上进行具体明确，管理工作无思路、管理工作目标不明确以及职责模糊等问题极为突出，这样管理人员在工作负荷上极高，且最终获得的管理效果也不明显，整个管理过程中人力、物力等资源都将耗费许多。一旦办公室管理面临复杂多样的工作问题，将表现出无所适从的局面，究其原因在于管理制度的缺失。因此，制度建设应成为当前办公室管理需考虑的重要问题。
2.4 管理创新不够
在全球经济一体化，信息全球化、网络化，新生事物令人应接不暇地扑面而来的今天，石油企业在办公室部分工作人员由于对自己定位不准，导致工作目标不明确，总是墨守成规、循规蹈矩，未能培养出自己用开放的观念、开放的思维方式来思考和处理每一项工作。
（1）人员素养不能满足需要。办公室工作覆盖面广而宽，所涉及的具体业务工作繁多，且工作要求非常高，因此办公室人员需要具有较宽的知识面和专业技能基础，比如：文秘、保密、舆情处置、接待等工作，都需要相当的工作水平和工作技巧，而目前石油企业办公室系统的工作人员并非全为“一铆一楔”的专业人员，工作能力和水平有所欠缺。