摘 要: 教育部自2007年开始实施的高校新生学籍电子注册制度是规范高校招生秩序和办学行为,维护高等教育公平、公正,进一步完善高等教育学历证书电子注册制度的一项重要举措。本文对新生学籍电子注册的工作流程进行了分析,并讨论了工作中存在的几个问题及解决方案,以期有助于增强新生学籍电子注册工作的规范性、准确性、完备性。
关键词: 新生学籍 电子注册 工作流程 存在问题 对策
2007年3月教育部印发了《普通高等学校新生学籍电子注册暂行办法》(以下简称《办法》)(教学〔2007〕3号),该《办法》自2007级新生开始施行。同时,为加大政策宣传力度,于9月发布《高校学生获得学籍及毕业证书政策告知》,至12月1日2007级近570万高校新生可上网查询自己的注册信息。自此,新生学籍注册全面实行了电子化[1]。高校新生学籍电子注册制度是规范高校招生秩序和办学行为,维护高等教育公平、公正,进一步完善高等教育学历证书电子注册制度的一项重要举措。本文对新生学籍电子注册的工作流程进行了分析,并讨论了工作中存在的几个问题及解决方案,以期有助于增强新生学籍电子注册工作的规范性、准确性、完备性。
1.新生学籍电子注册工作流程
首先,登陆教育部学籍管理平台,下载经教育部高校学生司备案的招生录取数据[2]。自2009年起,教育部学籍管理平台新增了录取数据增量下载功能,因为普通本科、专科新生学籍电子注册时间分段错开进行,录取数据增量下载功能大大方便了数据核对和整理工作。
其次,按照教育部有关新生入学材料复查的工作要求,对新生学籍信息进行核对,对信息不一致的新生予以核实确认并根据错误类型予以更正,同时提交证明材料。目前学籍注册工作的定位更加单纯,即先注册学籍再修改信息。新生学籍注册状态共四类:报到入学、放弃入学资格、保留入学资格、取消入学资格,依据新生报到的实际情况予以注册。上一年度保留入学资格的新生若本年度报到入学,则予以注册学籍;未报到或报到后复查不合格的,标注为取消入学资格。普通高校新生学籍电子注册表为15个字段的DBF文件,包括考生号、学号、姓名、性别、出生日期、身份证号、民族、专业名称、分院(校)、系所函授站、班号、层次、学习形式、学制、入学日期,2009年调整为17个字段(新增了政治面貌、专业代码)。新生学籍状态标注完成后,对于学籍信息核查有误的在在校生模块中进行修改,同时提交证明材料。
最后,填写《普通高等学校统一录取本专科新生学籍电子注册统计表》、《普通高等学校特殊类型办学形式新生学籍电子注册统计表》、《普通高等学校统一录取本专科新生放弃/保留/取消入学资格名单汇总表》及学籍信息修改汇总表和相应材料,交市教委学籍管理部门审核备案。12月1日,全国注册新生学籍信息统一上网,供社会查询。
2.新生学籍电子注册工作中存在的几个问题
2.1新生学籍电子注册流程有待完善。
自2007年3月教育部印发《普通高等学校新生学籍电子注册暂行办法》至今,新生学籍电子注册工作共进行了三年。高校学籍管理部门在学籍电子注册工作中不断总结经验,目前高校学籍管理部门主要是学生处或教务处,而此项工作涉及招生办、学生处、教务处及学生所在系等多个部门,需要多方协作共同完成。各部门在新生学籍电子注册工作中的职责、分工不够明确,不能使此项工作规范化、简单化[3]。
2.2新生学籍信息修改所需时间过长。
新生报到后,高校对新生学籍信息进行核对,包括姓名、性别、身份证号、出生日期、民族、录取专业、学制等,对信息不一致的新生予以核实确认并根据错误类型予以更正同时提交证明材料。根据要求,若姓名或身份证号变更,需派出所出具姓名或身份证号变更的相关书面证明材料复印件,并加盖派出所公章,考生提供新身份证复印件。外地考生办理相应材料往往需要两个月时间,有时会拖延到学期末,延缓了新生学籍注册的工作进程。
2.3存在重名重身份证号的新生。
有些考生被高校录取后,由于对学校不适应等因素离校,重新参加高考并考入另外一所高校。若考生在离校时所在高校没有及时进行处理,则在教育部学籍管理平台会出现重名重身份证号的情况。但是同时也存在确属冒名顶替的学生,应及时取消入学资格。
2.4学籍管理人员素质有待提升。
自2007年教育部实施新生学籍电子注册开始,学籍管理工作开启了一个新的时代。这对学籍管理人员的要求有很大程度的提高,需要其熟练掌握并运用计算机信息技术对学籍信息进行处理。新生学籍在教育部学籍管理平台注册以后,全国注册新生学籍信息统一上网,供社会查询,这就要求信息准确无误,而要做到这点,学籍管理人员要有很强的责任感和自我监督的主动性。
3.做好新生学籍电子注册工作的几点对策
3.1重视学籍电子注册工作,完善工作流程。
新生学籍电子注册是加强教育教学管理,完善学历证书电子注册制度的一项重要工作,在打击假文凭、规范办学行为、维护高等教育声誉、保护学生权益等方面有重要作用。高校应对学籍电子注册工作予以高度重视,完善工作流程,在工作中不断总结经验,各相关部门明确职责,协调一致,提高工作效率。
3.2加大宣传力度,有误信息及时更正。
在新生中加大《高校学生获得学籍及毕业证书政策告知》的宣传力度,将其随录取通知书一同发放给考生,使每名考生知晓学籍电子注册的重要性,使信息有误的学生提前准备好相关材料,加快信息更正进程。
3.3准确标注学籍状态,杜绝重名重身份证号现象。
新生学籍注册状态共分四类:报到入学、放弃入学资格、保留入学资格、取消入学资格,依据新生报到的实际情况予以注册。坚决杜绝为未报到新生办理学籍电子注册的现象。对于确属冒名顶替的学生,及时清查并予以妥善处理。
3.4多学习,多交流,提升学籍管理人员素质。
随着社会的发展,学籍管理工作日趋信息化,高校新生学籍电子注册的实施对学籍管理人员素质提出了新的要求。学籍管理人员要认真参加市教委学籍管理部门组织的培训;并在工作中不段总结经验,加强学习;虚心向其他高校的学籍管理人员学习,把好的经验应用到自己的工作中;拓展知识面,增进计算机操作技能;加强责任感,为新生学籍电子信息准确、及时上网奠定基础。
4.结语
教育部自2007级新生开始施行学籍电子注册,高校新生学籍电子注册制度是规范高校招生秩序和办学行为,维护高等教育公平、公正,进一步完善高等教育学历证书电子注册制度的一项重要举措。本文对新生学籍电子注册的工作流程进行了分析,并讨论了工作中存在的几个问题及解决方案,以期有助于增强新生学籍电子注册工作的规范性、准确性、完备性。各高校应充分认识到新生学籍电子注册的重要性,以高度认真负责的态度做好此项工作。
参考文献:
[1]于玉华.高校学籍电子注册存在问题探究[J].河北广播电视大学学报,2009,(2).
[2]石晓玲.现行普通高等教育电子注册制度浅析[J].泰州职业技术学院学报,2008,(8).
[3]谭明芳,黄灵芝.高校学籍电子注册制度存在的问题及对策[J].广西医科大学学报,2008,(25).