公司公文写作要则
公司公文写作要则
总体而言，公司公文写作应遵循以下几点基本要求：合法、求实、合体、严谨、规范。公文内容与形式必须符合上至国家、下至公司内部方针政策、法规以及有关规定，具有合法性；求实，即要实事求是、讲究实效；合体，即公文主题明确、结构完整、格式规范。严谨，即要求公文结构须严密有序，避免产生歧义；规范，即要求公文格式、语言表达、符号使用都应符合有关规定，运用规范的现代书面语言，排斥使用口语词、方言词、土俗俚语及生造语词等，符合语法规则和逻辑，句子含义完整确切，具有较强的独立性，便于受文者全面理解和准确执行。
一、行文规则的基本内容
为确保公文迅速、准确地在公司内外传递，避免行文紊乱，公司有关部门应遵循相关规定，制定行文方向、行文方式的有关准则，这就是行文规则。基本内容包括以下几个方面。
（一）根据机关之间的工作关系准确行文各机构的组织系统、归属、职权范围决定机构之间的工作关系，机构之间的工作关系又决定着公文传递的方向。即处于领导、指导地位的上级机构向被领导、指导的下级机构主送下行文；被领导、指导的下级机构应向上级领导、指导机构主送上行文；具有平行关系或不相隶属关系的机构之间相互主送平行文。
（二）选择适宜的行文方式，一般不得越级行文行文方式是指机构之间公文传递的形式，分为逐级行文、多级行文、越级行文、
直接行文等。对外发文，应考虑需要和可能的条件，选择适宜的行文方式。
1．逐级行文。为了维护正常的领导关系，存在隶属关系或业务指导关系的机构之间应采取逐级行文的方式，按级逐渐上报或下发文件，即只对直属上一级机关或下一级机关制发公文，如果需要，再由上一级或下一级机关转发。
2．多级行文。为加快公文传递，在必要时可采取同时向若干层级的上级或下级机构制发公文，包括直达基层组织和向公司全体员工公布。
3．越级行文；为了维护组织或专业系统中的合理分工和正常的工作秩序，防止工作上的脱节、被动或抵触，一般情况下避免越级行文。只有在下列情况下才采用越级行文：情况特殊紧急，如逐级上报下达会延误时机造成重大损失；经多次请示直接上级和抄送机关，问题长期未解决；上级交办，并指定直接越级上报的具体事项；出现需要直接询问、答复或联系的具体事项；控告、检举直接上级等。因特殊情况越级行文时，一般应抄送越过的机构。
4．直接行文。同级或其他不相隶属的机构之间相互行文时采用。行文不受系统归属与级别层次的制约。
（三）正确选择主送与抄送机构
除普发性公文之外，一份公文通常只选择一个主送机构，防止由于多头主送而贻误处理。下列情况时，在向主送机构发文时，应同时抄送：对下级的重要发文应同时抄报直接上级机构；受双重领
导的机构向上级请示，应明确主送、抄送机构，由主送机构答复；上级向双重领导的下级行文，必要时应抄送另一上级；公文内容涉及有关机构的职权范围，需相关机构配合时，应抄送。如属下列情况，则不得抄送：请示在上报同时，不得向下级抄送；接受抄送的机构不得再向其他抄送；与公文办理无关的机构不得抄送。