第 十一 章
公
文
教学目标：
1.学习公文基础知识； 2.掌握常用公文写法。
教学重点：公文的含义、作用、种类及语言 教学难点：公文的格式与写法 教学方法：讲练 教学时数：8 学时 第一节
公文概述
一、公文的含义
（一）公文的内涵
公文，是公务文书的简称，是党政军机关、社会团体、企事业单位以及其他社会组织行使法定职权、处理日常事务时经常使用的一种文体。
公文有其特定的撰写程式和行文格式，是传达党和国家的方针政策、发布党规政令军令、指导和商洽工作、请示和答复问题、报告情况、交流经验的一种重要文字工具。公文是应用文中最重要且用途最为广泛的一种文体。
公文的含义也可以这样来界定：
公文是用来办理公务的一种应用文书，是统治阶级管理国家，处理政务时用来颁布法律、法规、规章，传达政策法令、请示和答复问题、汇报情况、联系工作、制定计划以及记载政务活动的重要工具。公文出自法定的机关单位，具有处理公务的合法效用。
（二）公文的外延 公文的含义有广义和狭义之分。
通用文书 广义的公文
专用文书
即机关应用文 事务文书等 党务公文 14 种 狭义的公文，是指法定公文
行政公文 13 种
即法定机关使用的有法定效力的公文 军队公文 12 种 （三）公文、文件与文书的区别与联系：
公文、文件、文书，这是三个既密切联系又有所区别的概念。公文、文件、文书，它们在内涵上是有交叉的，就是说，同一份文字材料，既可以叫做文件，又可以叫做公文，还可以叫做文书，但是，这样的文字材料，在形式和内容上都是有严格要求的，只有符合这种要求，公文、文件、文书才可以作为同义词来交替使用，否则便是误用。公文、文件、文书三者可以说是同中有异、异中有同。所谓文件，它是领导机关根据自己的职责范围而制发的、具有法定效力并设有特定版头的公文；所谓文书，它是一切机关、团体、单位和个人，为传递信息、交流思想、联系事务、商洽问题、记录情况等而形成并使用的文字材料。稍加对比我们便不难发现，公文、文件、文书三者是一种包含与被包含的关系，具体地说，文件只是公文当中的一部分，而公文则又只是文书当中的一部分（公文是文书的一种类型），文书除了公文之外，还包括私人文书。文书还可指从事此项工作的职业和人，而文件则不能。
这几个概念，文书出现最早，在西汉；其次是公文，出现于东汉末年；出现最晚的是文件，在清末。从狭义上说，文件是指机关单位在职权范围内依法制发的有文件版头和固定格式的正式行文。这种文件现在一般称之为“红头文件”。
人们常说的法定公文，即是红头文件。因此，对“红头文件”准确而完整的界定应当是这样：
红头文件是指党、政、军各级机关及其他组织（企事业单位、人民团体、社会组织）在法律赋予的职权范围内，依照级别行使权力、办理公务、实施管理时所制发的具有法定效力和规范体式的公务文书。因其首页文头部分套红印刷而被称为红头文件。
二、公文的特点
1、鲜明政治性； 2、高度权威性； 3、作者法定性：是依法成立的机关或组织； 4、严格程序性； 5、显见时效性：公文要及时处理，不得拖延。
三、公文的作用
公文是传达和贯彻党和国家的各项方针政策，代表法定作者处理公务、联系工作的工具。工具性是公文的本质特征。它有以下几个作用：
1、规范准绳：具有权威性和约束力。
2、领导指导：
“有为而做”是公文价值的体现。通过公文传达贯彻党和国家方针政策，颁发政令、法规，动员群众实施，规定人们的行为规范，如国家机关依法发布的命令、令、决定、通告、公告等。
3、联系沟通：通过简报、通报、调查报告等公文向有关单位通报情况，交流经验。
4、宣传教育：如会议记录、会议纪要、大事记等，记录重大事项和问题。
5、依据凭证：公文有明显的凭证和依据作用。上级发布的下行文，是下级机关开展工作的依据；下级上报的公文，是上级决策的依据；一个机关自己制作的公文，是自己履行职能、开展工作的真实记录和凭证。
四、 公文的分类
公文的分类方法很多，这就带来公文分类的复杂性，即从不同角度，有不同的分类法。
（一）按行文关系或行文方向分，公文可分为三种：
1.上行文：↑下级机关制发给上级机关的公文。
2.平行文：←→平级机关或不相隶属机关之间的行文。
3.下行文：↓上级机关制发给下级机关的公文。
（二）按缓急程度来划分，有三种：
1.特急公文：简称特急件。
2.紧急公文：简称急件。
3.常规公文：简称平件。
（三）按秘密程度分，可分为三种：
1.绝密公文：涉及党和国家最高机密的公文。
2.机密公文：涉及党和国家重要机密的公文。
3.秘密公文：涉及党和国家一般秘密的公文，其内容不允许泄露。
（四）按公文的性质、作用分，可分为三种：
1.行政公文：指国家行政机关的公文，简称行政机关公文。有 13 种，由国务院制发。
2.党务公文：指中国共产党机关的公文，简称党的公文。有 14 种，由中共中央制发。
3.军队公文：指中国人民解放军机关的公文，简称军队机关公文。有 12 种，由中央军委制发。
具体言之，行政机关的公文种类主要有：
1.命令(令) ；2.决定；3.公告；4.通告；5.通知；6.通报；7.议案；8.报告；9.请示；10 批复；11.意见；12.函；13.会议纪要。
党务公文的种类主要有 14 种：
1.决议；2.决定；3.指示；4.意见；5.通知；6.通报；7.公报；8.报告；9.请示；10.批复；11.条例；12.规定；13.函；14.会议纪要。
军队机关的公文种类分为：
1.命令；2.通令；3.决定；4.指示；5.通知；6.通报；7.报告；8.请示；9.批复；10.函；11.通告；12.会议纪要。
党、政、军三大机关的公文种类中，有 8 种公文是共有的、有通用的，它们是：决定、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要。它们应用范围很广，使用频率很高，这就是人们通常意义上所说的公文，即法定公文。特指国家行政机关的公文。
去其重复，归纳起来，党、政、军三大机关使用的公文的种类，总共有十八种。如下：1.命令（令）；2.通令；3.议案；4．决议；5.决定；6.指示；7.公告；8.通告；9.通知；10.通报；11.报告；12.请示；13.批复；14.函；15.会议纪要；16.公报；17.条例；18.规定。
具体：
1、命令。适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。
2、决定。适用于对重大事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。
3、公告。适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。
4、通告。适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。
5、通知。适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。
6、通报。适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。
7、议案。适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。
8、报告。适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。
9、请示。适用于向上级机关请求指示、批准。
10、批复。适用于答复下级机关的请示事项。
11、意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。
12、函。适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。
13、会议纪要。适用于记载、传达会议情况和议定事项。
五、公文的格式
公文格式是指组成公文各部分的文字符号在载体（纸张等）上排列的规定，由国家有关机关以法规、规章、标准等形式对其加以规范。公文格式主要是对载体的规格尺寸、载体区域划分、公文各组成部分的排列次序与编排式样、文字符号的形体及尺寸等予以规范。规范的公文格式有利于维护公文的严肃性，方便公文处理；有利于应用现代化信息技术进行处理及公文管理。以下着重介绍国家行政机关公文格式：
（一）国家行政机关公文版面的基本规范 公文中横向距离的长度单位为“字”，一个字指一个汉字所占空间。公文中纵向距离的长度单位为“行”，以 3 号字高度加 3 号字高度 7／8 倍的距离为一基准行。公文用纸采用 GB／T148 中规定的 A4 型纸，其成品幅面尺寸为210mm×297mm。公文页边与版心尺寸：天头（上白边）为 37mm±1mm，订口（左白边）为 28mm±1mm，版心尺寸为 156mm×225mm（不含页码）。未作特殊说明公文中图文的颜色均为黑色。公文正文用 3 号仿宋体字，一般每面排 22 行，每行排 28 个字。公文应左侧装订，不掉页。
（二）国家行政机关公文格式具体结构 国家行政机关公文格式的具体结构由两条红色反线分割成三部分：眉首、主体和版记。
1 1 ．眉首部分
眉首，又称公文的“红头”部分，其位置是相对固定的，它相当于公文的“头”。其中包括：
（1）公文份数序号：是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。其主要作用是便于公文的分发、清退和查找，有助于明确公文管理人员的责任。一般情况下只适用于绝密、机密公文或需要清退的公文。要求用阿拉伯数字顶格标识在版心左上角第 1 行。通常根据印制数量来确定编制几位数的序号，如需印 1～99 份之间的，从“01”开始编写，需印 100～999 份之间的，从“001”开始编写。不要在份数序号前加上一长串“0”，如“00000001”就没有使用价值，但一般也不直接从“1”编起，避免误看作其他数字符号。
（2）秘密等级和保密期限：指涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限。公文的秘密等级分为秘密、机密、绝密。标识此项的目的是便于公文管理、确保公文安全。应将其顶格标识于版心右上角第 1 行；秘密等级和保密期限之间加“★”隔开，如“机密★一年”。
（3）紧急程度：表明公文送达和办理的时限要求。紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。其中电报应当分别标明“特急”、“加急”、“平急”。标注紧急程度的作用在于提醒处理时限，为催办公文提供依据，避免办文、办事延误。其位置是顶格标识于版心右上角第 2 行，与秘密等级和保密期限对齐，字体字号与保密等级相同，如无秘密等级和保密期限，可以顶格标识于版心右上角第 1 行。
（4）发文机关标识：用红色标识发文机关，以显示公文的权威性和郑重性。
它一般由有关部门核定的发文机关全称或规范化简称加上“文件”二字组成，如“北京市人民政府文件”、“国务院文件”等。使用简称时应注意其规范性、郑重性，避免产生歧义。
单一行文时，发文机关名称“一”字排开；联合行文时，主办机关排列在前，协办单位排在后，如行政机关与同级或相应的党的机构、军队机关、人民团体联合行文，按照党、政、军、群的顺序排列，“文件”二字在各单位名称右侧居中位置，如联合行文机关过多，保证公文首页显示正文。发文机关标识推荐使用小标宋体字，字号以醒目美观为原则，一般应小于 22mm×15mm。
（5）发文字号：由发文机关代字、年份和发文序号组成。
①发文机关代字编写的一般原则：以哪个单位的名义发文，就编哪个单位的代字，例如“国发”表示国务院的发文，“国办发”即表示国务院办公厅的发文。但是有时为了反映机关内公文的主办部门，也可以加上主办部门的代字，例如：“财农发”则表示财政部农业司承办的公文。编写代字时，要注意维护公文的严肃性；年份要用四位阿拉伯数字准确表达，并用六角号“〔〕”括起，不得用两位数简写，如“〔07〕”。
②发文顺序号是按公文的发文顺序统一编制的流水号，每年年初从“1”开始，序数字前面不加“0”和“第”字。公文字号应直接表达为××发〔××××〕×号，如“国办发〔2007〕45 号”。同一发文机关依次编写，不同发文机关不得接续编号。
③单一行文，公文字号“一”字排开；如是联合行文，只标注主办机关的发文字号；与其他机关联合行文时，原则上应当使用排列在前的机关的发文字号，也可以协商确定，但只能标注一个机关的发文字号。发文字号的位置，在发文机关标识下空 2 行居中标识。
（6）签发人：发文机关最后核查并批准公文向外发出的领导人姓名。其作用在于对公文的制发和内容负责。签发人只用于上报公文。在发文字号右侧标注签发人，签发人后加全角冒号。发文字号和签发人左右各空 1 个汉字平行排列；如有多个签发人，主办单位签发人姓名位于第 1 行，协办单位签发人姓名从第 2行起在主办单位签发人姓名之下，按照发文机关顺序依次顺列，其发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行。
2 2 ．主体部分
主体是公文的重心部分，其位置经常变动，以公文内容长短而定，它相当于公文的“身体”。其中包括：
（1）标题：是对公文内容的概括与揭示。标题的作用在于便于公文的检索和处理，介绍公文内容、行文目的和要求以及提供阅文线索。
标题结构由发文作者、事由、公文名称三要素组成。其中“发文作者”要求使用经有关部门核准的全称或规范化简称；公文“事由”应概括、简洁；“公文名称”应准确、恰当。
公文标题三要素通常应表达完整，但如果已有发文机关标志表达发文机关名称时，可以省略“作者”要素，如直接表达为“关于……的通知”的格式；命令、公告、通告等令知性公文，其标题中可以省略“事由”要素，如“中华人民共和国主席令”、“中华人民共和国国务院公告”、“中国人民银行通告”；但是在任何情况下都不能省略“公文名称”要素。
标题中标点符号的使用原则：标题末不加标点；标题中一般不用标点，如是转发法规性公文可以使用书名号《》，并列内容之间可以使用顿号。标题的字数
一般不超过 50 字。
标题应在红色反线下空 2 行标识，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。
（2）主送机关：对公文负主办或答复责任的机关。标注主送机关有三种情况：一是直接使用机关的全称，如“中华人民共和国财政部”；二是使用机关的通用的规范化简称，如“国务院”；三是标注同类型机关的统称，如“部属各高等院校”等。其位置应在标题下空 1 行左侧顶格标明，其后加全角冒号“：”。
（3）正文：公文的主体部分，用以表示公文的信息内容。正文的结构一般分为导语、正文主体与结语，在主送机关下一行书写。
（4）附件：指附属于公文正文的其他公文、图表、名单等材料。公文附件是公文正文内容的组成部分，其作用在于补充和完善公文正文的内容，与正文具有同等效力。附件应在正文下空 1 行左空 2 字标识“附件”，后标全角冒号和名称，附件如有序号使用阿拉伯数码（例：“附件：1．×××××××”）；附件名称后不加标点符号。附件应与正文一起装订，以方便查阅，如不能与正文一起装订，应在附件左上角第 1 行顶格标识公文的发文字号，并在其后标识附件，以防止附件散乱、丢失。
（5）成文时间：指公文的成文日期，它表示公文生效的时间。确定公文成文日期的原则是：一般公文，以负责人签发日期为准；经会议讨论通过的公文，以通过日期为准；法规性公文以批准日期为准；两个以上机关（部门）的联合发文，以最后签发机关（部门）负责人签发日期为准；电报以发出日期为准。
拟写成文时间要求：用汉字标全“年”、“月”、“日”，年代、月份、日期不能遗漏，不得以小圆点“. ”代替汉字表述年月日，“零”规定一律写为“○”，不能够用阿拉伯数字“0”。例：“二○○七”。成文时间的位置根据印章的位置而定。
（6）公文生效标识：是指发文机关印章或签署人姓名。加盖印章有两种情况：单一发文印章和联合行文发文印章。
①单一机关制发公文的情况：单一发文在落款处不署机关名称，只标识成文时间。成文时间右空 4 字；加盖印章应上距正文 2mm～4mm，印章应端正居中，下压成文时间。当印章下弧无文字时，仅以下弧压在成文时间上（下套方式）；当印章下弧有文字时，印章中心线压在成文时间上（中套方式）；“下套”的盖印方法，可以显示印章的庄重性，如国家行政机关的印章均有国徽，就可以将其完整地显示出来，此外，还可以增加成文时间的清晰度，防止因图案或文字压在成文时间上使其难以辨认。
②两个或两个以上机关联合行文的情况：当联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右各空 7 字居中排布，主办单位印章在前，两个单位的印章均压成文时间，两印章间互不相交或相切，相距不超过 3mm；当联合行文需加盖3 个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称（可用简称）排在发文时间和正文之间。主办单位印章在前，每排最多只能排 3 个印章，两端不得超过版心；最后一排如余 1 个或 2 个印章，应居中排布；印章之间不得相交或相切，在最后一排印章之下右空 2 字标注成文时间。
印章的颜色，除专用章外，印泥应为红色。应使用质量较好的印泥作为字迹材料，印迹必须是端正地自左而右环行，完整、清楚地表达发文机关的名称，禁绝出现印章字迹歪歪斜斜，缺字少划，或者模糊不清，或者自左而右字符颠倒的现象，以维护公文的严肃性和有效性。
当公文正文后的空白处不能容下印章的位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，必须使印章与公文在正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的办法解决。
（7）附注：指对公文内容或有关事项、要求的注释与说明，如需要加以注释的公文的阅读范围、使用方法、请示等上行公文的“联系人”和“联系电话”等，其格式如下：（此文发至县、团级）或（联系人：×××，联系电话：××××××××）。附注的作用是方便公文的阅读、理解，以及文书处理部门对公文的分发处理，保证公文的安全。公文如有附注，用 3 号仿宋体字，居左空2 字加圆括号标识在成文时间下一行。
3 3 ．版记部分
版记是公文格式结构的第三部分，其位置依公文格式构成而言，它相当于公文的“脚”。版记部分包括以下数据项目：
（1）主题词：用以揭示公文主要内容的规范化的词或词组。标注主题词有助于文书部门依据公文主题及时、快捷地处理公文，同时便于按主题查找、检索公文。主题词的标注程序是：全面审读公文，确认公文的主题内容；认真进行主题分析，对关键性语句准确、精练地进行主题概括，形成主题概念；在《公文主题词表》中选用最恰当的主题词语，词表中没有所需词时，可选用相关或相邻近的词进行组配，组配不合适或不能组配时，可选用最直接的上位词。
主题标引时应有效把握主题词标引的深度，除类别词和类型词外一般标注3～5 个，不超过 7 个。一份公文主题词的排列顺序应先标注类别词，再标类属词，最后标注表明公文种类的类型词。公文主题内容的类属词之间的顺序，一般按照概念大小从小到大排列。如果文件具有表示空间和时间的辅助因素，应标注在类属词后，公文类型词之前。“主题词”居左顶格标识，后标全角冒号，词目之间空 1 字，最末一词后无标点。
（2）抄送机关：指除主送机关外需要执行或知晓公文内容的其他机关。在主题词下一行，左空 1 字标识“抄送”，后用全角冒号；抄送机关之间用顿号隔开，回行后与冒号后的抄送机关对齐，在最后一个抄送机关后标注句号。如果主送机关过多而使公文首页不能显示正文时可以在抄送机关之上、主题词之下标注主送机关。
（3）印发机关和印发时间：用于标识公文承制部门名称、实发日期、印刷份数、联系人等，是对公文制发情况的介绍和解说。标注印发机关和印发时间的目的在于让受文者了解公文制发过程、为受文者与制发者的联系提供便利。其位置在抄送机关下一行，印发机关左空 1 字，印发时间右空 1 字，印发时间以公文付印日期为准，用阿拉伯数字标识。
（4）页码：按公文排列的逻辑顺序依次对公文编制的顺序号，保证公文不散页。页码用阿拉伯数字标识，在版心下边缘之下一行，页码左右各放一条 4号一字线；单页码居右空 1 字，双页码居左空 1 字。空白页和空白页以后的页不标识页码。
以上行政机关公文格式的数据项目，在具体的写作活动中并不是所有数据都必不可少，行政机关以及其他国家机关、企事业单位等可以灵活地根据自身的不同职能活动、业务范围、公文信息内容，选择与其相适应的数据项目来充分地表达意图和满足需要。如在眉首部分的序号、秘密等级、紧急程度等根据需要可以选用，不需要时也可不用；主体部分的标题、主送机关、正文、成文时间、文件生效标志等是公文必备的数据项目，附件和附注可据内容而选用。版记部分的主
题词、印发机关、印发时间和页码应标注，抄送机关可以选择。
六、公文的稿本
公文的稿本指公文的文稿和文本的总称。在公文形成过程中，有多种文稿、文本产生，它们在内容、外观形式，特别是在效用方面有很大不同。
1．草稿 （1）草稿是供讨论、征求意见、修改审核、审批用的原始的非正式文稿，内容未正式确定，不具备正式公文的效用。
（2）草稿的外观特点是没有生效标志（签发、用印等），文面上常见“讨论稿”、“征求意见稿”、“送审稿”、“草案”、“初稿”、“二稿”、“三稿”等稿本标记，标记大都位于标题下方或右侧加括号。
2．定稿 （1）定稿是内容已确定，已履行法定生效程序的最后完成稿，具备正式公文的效用，是制作公文正本的标准依据。定稿一经确立，如不经法定责任者（如签发人、讨论通过该公文的会议等）的认可，任何人不得再对其予以修改，否则无效。
（2）定稿的外形特征是有法定的生效标志（签发等）；有的还标明“定稿”、“最后完成稿”等稿本标记。
3．正本 （1）正本是根据定稿制作的供主要受文者（主送机关）使用的具有法定效用的正式文体，其内容必须是对定稿的完整再现。
（2）正本的外形特征是格式正规并有印章或签署等表明真实性、权威性、有效性的标志，在一些特殊公文上还标有“正本”字样的标记。
4．试行本 （1）试行本是规范性公文正本的一种特殊形式，即试验推行本，在规定的试验推行期间具有正式公文的法定效用。试行本主要适用于发文机关认为公文内容待一段时间的实践检验后可能将予修订的情况下使用的文本。
（2）试行本的外形特征主要是在公文标题中加注稿本标记，一般是在文种后用括号注明“试行”字样。
5．暂行本 （1）暂行本也是规范性公文正本的一种特殊形式，即暂时推行本，在规定的暂行期间具有正式公文的法定效用。暂行本常用于发文机关认为因时间紧迫公文中的有关内容可能存在不够详细周密等缺欠，不长的一段时间之后可能将予修订的情况下。
（2）暂行本的外形特征是在公文标题的文种之前加注“暂行”字样，如《行政法规制定程序暂行条例》。
6．副本 （1）副本是指再现公文正本内容及全部或部分外形特征的公文复制本或正本的复份。副本供存查、知照用。
（2）作为正本复份（与正本同时印刷）的副本与正本在外形上基本上没有区别，这种副本只在送达对象和使用目的上与正本有所不同，正本送达主送机关，供对方直接办理，副本送抄送机关了解内容或由本机关留存备查、归档等，在效用方面均具备正式公文的法定效用。
（3）作为复制件的公文副本（如抄本、复印本等）因不能再现公文的全部特征（如印章或签署者的亲笔签名等），公文的真实性无切实保障，因此不具备
正式公文的法定效用，只能供参考、备查。此类副本常需加注“副本”字样的标记。
7．修订本 （1）规范性公文正本的另外一种特殊形式，是已发布生效的公文，经实践检验重新予以修正补充后再发布的文本。自修订本生效之日起，原文本即行废止。
（2）修订本的外形特征除与其他正本相同之外，需要作出稿本标记，可在标题结尾处标作“（修订本）”，也可在标题下做题注，在圆括号内注明“某年某月修订”。
8．不同文字稿本 同一公文在形成过程中需要用两种或两种以上文字撰写和制作时，会形成不同文字的文稿或文本。在我国，以汉文和其他兄弟民族文字撰制的同一公文的不同文字的文稿、文本的效力完全等同。在涉外场合，公文中应对使用何种不同国家和民族文字撰制，以及它们是否具有同等效力作出明确的规定，并应指明在理解上产生纠纷时以何种文字的文本为准。
七 、 公文写作的基本要求
公文写作的要求很高，尤其是要求起草者具有工作实践的基础，懂得工作中许多微妙的关节，而在具体起草中要求较好的文字语言工夫。公文语言总的要求是庄重、平实、简练。公文语言功夫的核心是选词。选词一要根据所反映的客观实际需要，二要符合明晰、 确切、简练的标准，三要根据具体的语言环境， 为避免上下文重复而选择不同的词语，注意文中所涉及对象和阅读对象。多用书面语和文书用语，少用形象和描绘性词语和口语，不用方言土语，十分规范。
需要特别提出公文结构用语。一是开头用语， 用来表示行文目的、依据、原因，伴随情况等。如：为（了）、关于、由于、对于、根据、按（遵、依）照、据、查、奉、兹等。二是结尾用语。如：为要（荷、盼）、是荷、特此通知（报告、函告）等。
三是过渡用语。如为（对、因、据）此、鉴于、总之、综上所述等。四是经办用语。如：经、已经、业经、现经、兹经、办理、责成、试行、执行、贯彻执行、研究执行、切实执行等。五是称谓用语。有第一人称：我、本；第二人称：你、贵；第三人称：该。等等。
不同种类的公文，有着不同的具体要求和写作方法，但是，不论哪一种类的公文，都必须做到以下同点：
（一）要符合党和国家的方针政策、法律法令和上级机关的有关规定。
（二）.要符合客观实际，符合工作规律。
（三）公文的撰写和修改必须及时、迅速，反对拖拉、积压。
（四）要符合保密制度的要求。
（五）词章必须准确、严密、鲜明、生动。注意几点：
1.条理要清楚。公文内容要有主有次，有纲有目，层次分明，中心突出，一目了然。
2.文字要精炼，篇幅要简短。
3.遣词用句要准确。公文要讲究提法、分寸，措词用语要准确地反映客观实际，做到文如其事，恰如其分。
4.论理要合符逻辑。公文的观点要明确，概念要准确，切忌模棱两可，含糊其词，产生岐义，耽误工作。歧义是指语句有两歧或多歧意义，可同时形成两种或多种解释的一种语言现象。在文件中，歧义是一种非常有害的语病，它将使作
者与受文者对文件内容无法建立一致的理解，无法实现沟通目的。因此，必须避免歧义的出现。
例一：五个国家部委联合下文，要求降低能源消耗，减少污染物排放，加大环境治理和保护力度。
例二：根据《职工带薪年休假条例》，职工累计工作 20 年以下的，一年可以享受 10 天以下的工休假。
例三：安全生产非坚决贯彻执行“安全第一，预防为主”的方针。
例四：该当事人背着车间主任和副主任多次倒卖炉渣，谋取私利。
（5）造句要合符文法，通俗易懂，并注意修辞。不要随便生造一些难解其意的缩略语，对涉及一些平时用简称的单位应使用全称。
4.正确使用标点符号。一家家具厂的业务代表到某林场采购木材。经谈判双方达成协议，在合同中写道：“木材长于 2.5 米、有虫蛀的不要(合同中的顿号应该是句号)。”结果林场的人看到后认为有空可钻，有利可图，把一些不到 2.5米的木材全都发过去了。家具厂认为林场方面违约，但林场方面拿出合同，表示自己是严格遵守合同的。家具厂一方再看合同却说不出话来，一个标点符号的错误造成含义不同，真是哑巴吃黄连，有苦说不出。
在期货市场上，一个人向他的老朋友发信息询问：“1000 吨钢材，每吨 600美元。价格高不高?买不买?”结果那位朋友本意是说“不。太高”。可是漏了一个句号，变成了“不太高”。结果钢材买下来了，却给朋友带来上万美元的损失。
5.注意公文的结构层次表述方法 第一种：文字表述法——首先，其次，再次，最后；会议认为，会议提议，会议决定。
第二种：文字序数表示法—— 第一，第二，第三……。
第三种：数字序号表示法。有四个层次：
第一层次：用“一、二、三、”。
第二层次：用“（一）（二）（三）”。
第三层次：用“1.
2.
3.”。
第四层次：用“（1）（2）（3）”。
八 、 常用公文文种的区别（特点辨析）
文种是内容性质、具体功用相同的同类公文的规范化名称，在公文上标注文种可以为撰写者和阅读者双双带来便利：有了文种，撰写者会有所遵循，可以更加有针对性地采用不同的原则、方法和手段去创制能最有效解决特定问题的公文，并将其迅速准确地投入生效过程；有了文种，可以帮助阅读处理公文的人们一目了然地了解和把握具体公文的性质、公文对自己行为的影响，从而迅速确定办理这一公文的基本方法、程序与需采取的有关措施。但是，要真正获得这样的效果，其前提就是文种的标注本身必须准确，不能出现错用、误用。实事求是地说，要在目前我国常用公文文种的数量较多、文种之间的差别比较精细的情况下做到这一点，确实不是一件容易的事情，非常需要我们努力研读《中国共产党机关公文处理条例》《国家行政机关公文处理办法》等规范性文件，对若干在性质、用途相近相似的文种的适用范围及其他一系列特点认真进行辨析，分清它们之间的区别。如下几组文种尤其有此需要。
（一）“条例”“规定”“办法”间的区别
“条例”与“规定”和“办法”相比，主要特点是所涉及事物和问题的性质
更重要，范围比较宽；内容高度概括；有效的时间与空间范围广阔，稳定性强；对制定与发布机关的地位有较严格限制，如行政系统只有国务院有权使用，“国务院各部门和地方人民政府制定的规章不得称“条例”（见 1987 年 4 月 21 日国务院发布的《行政法规制定程序暂行条例》）党的系统也只限“用于党的中央组织制定规范党组织的工作、活动和党员行为的规章制度”（见 1996 年 5 月 3 日中共中央办公厅印发的《中国共产党机关公文处理条例》）；一般属于“自主的”规范性公文，即自身即可创造新的规则。
“规定”的特点是使用范围广泛，对制定和发布机关的地位无严格限制；所涉及事物和问题不如条例重大，范围相对窄一些；内容详尽具体，针对性强；一般既可是“自主的”规范性公文，也可以是“补充的”规范性公文（内容为依法或根据授权补充其他规范性公文的内容，对其加以细化和完善），也可以是“执行的”规范性公文（直接为有效执行其他规范性公文而制定，自身不创造新的规则，只是对这些公文在何种情况下适用做出具体规定，对有关概念和问题做出精细的解释说明）。但从实际使用情况看，规定更适合作为“自主的”和“补充的”规范性公文。
“办法”比“规定”所涉及的事物和问题的规模要更小一些，性质也相对轻一些；针对性更强，内容也更加详尽、具体而精细，更重直接的可操作性；除了一部分为“自主的”公文外，大部为“执行的”规范性公文，如各种“实施办法”即均具备这种性质。
（二）“决定”与“命令”的区别 “决定”与“命令”的不同点主要在：在使用权限方面“命令”非常严格，只有法律明确规定的机关可以使用，“决定”则可较普遍地使用；在适用的事务方面，“命令”涉及的是特定的具体事务，“决定”则既涉及这类事务也涉及一部分非特定的具有普遍性的反复发生的事务，公文本身也反复适用，即具有规范性公文的一些特点；在表达方面，“命令”高度简洁，只表达作者的意志和要求，“决定”则既表达意志、要求，又阐发一定的道理，交代执行方面的要求，指明界定有关事物的标准等。
（三）“指示”与“命令”的区别 “指示”与“命令”的不同主要在：“指示”的使用权限规定没有“命令”严格，上级机关对下级机关均可下达“指示”；在效用方面，“命令”对受文者来说必须无条件坚决执行，“指示”有时则在必须无条件执行基本原则的前提下，允许受文者根据实际情况相对灵活地处置具体事务；在表达方面“命令”只表达作者的意志和要求，“指示”则既表达作者意志，又注意阐发道理，指出具体任务、具体规则，以及实现目标的方法途径，还注意说明有关事物间的界限等。
（四 ）“指示”与“决定”的区别 与“决定”相比，“指示”涉及的事物和问题更加具体和特定；其作用的范围也是特定的，不如“决定”那样更具普遍性，有效期限也比“决定”相对短一些；“指示”的内容比“决定”精细具体，更强调可操作性、可执行性；“决定”对受文者来说是必须无条件坚决执行的，“指示”则在必须无条件坚决执行基本原则的前提下，允许根据实际情况灵活处置具体问题，甚至变通执行某些具体要求。
（五）“通知”与“命令”“决定”“指示”的区别 与“命令”“决定”“指示”相比，“通知”的用途更加广泛，但权威性明显要弱一些，自身一般不创设新的规则，只是依法或根据上级要求向受文者转达
上级机关的指示精神并予以具体化（这也正是代替“指示”用于布置工作，交代政策的通知所以必须不厌其烦地指明“根据------的指示精神------”的原因），告知应知或应办的事项，使一部分公文完成升格（批转）、生效（发布）扩展有效范围（转发）的程序。
（六）“批复”与“指示”（或指示性通知）的区别 “批复”实际上是一种被动的“指示”在基本性质上与“指示”没有什么不同。二者之间的差别只在于：“批复”内容的针对性更强，事物和问题以及所涉及的人员更加特定，更加具体，问题也比较专指单一；“批复”只用于回复请示的机关，一般不像“指示”那样具备普发性。
（七）“通报”与“通知”的区别 “通报”与“通知”的不同点主要在：“通报”不是像“通知”那样以具体的任务、详细的规范化要求和有关规则来指导和推动工作，而是用典型事例、有关情况来传达意图，启发教育有关人员，指导有关方面的工作行为；有关执行方面的要求也比“通知”要原则，甚至不涉及直接具体的执行要求；发送范围广泛，一般情况下，均直接下达给广泛范围内的各级各类工作人员。
（八）“通报”与“处分决定”的区别 “通报”与“处分决定”有很大不同，首先是制发公文的目的不同，“通报”是为了教育当事人更是为了教育更多的人，指导和推动有关工作；“处分决定”则主要是为了正式确认有关的错误事实和合法有效的处分意见。其次，对象不同，“通报”的对象必须是具有典型性的人或事，“处分决定”则是针对所有需给予处分的人及事。再次，内容性质不同，“通报”介绍说明错误事实时概括而原则，以能引出结论为度，“处分决定”中的这部分内容则具体而微；“通报”中常需有要求其他有关人员记取教训，采取有关措施的基本要求，“处分决定”则无此类内容，“处分决定”中必须有明确的纪律处分意见，“通报”则不一定有。最后，发送范围不同，“通报”发送范围广泛，“处分决定”则一般只与当事人及有关方面见面，很少普发。
（九）
“通告”与“公告”的区别
“通告”与“公告”的不同点主要在：“通告”仅对国内公布，其告知和约束的对象是作者统辖范围内的中国公民及有关的外籍人士，“公告”则对国内国外公布，其告知的对象极广泛；“公告”的事项更加重大，应具备使世人知晓的意义，“通告”则不限于此类性质的内容；“公告”的作者地位大都较高，“通告”则没有此限；“公告”主要是重要消息，除特例外不涉及强制性的执行要求，“通告”中则常涉及有关人员的应遵事项，有具体细致的行为规范和对公文具体如何遵守的要求。
（十）“通告”与“命令”“指示”“通知”的区别 “通告”与“命令”“指示”“通知”的差别主要在于：“通告”不涉及任何秘密；直接公开，即制成之后直接公之于众，而不像一部分“命令”“指示”“通知”那样，尽管最终也公开，但首先需按组织系统或专业系统逐层下达；“通告”的内容比“命令”细致具体，在文种使用上不像“命令”那样需受严格的权限限制；“通告”提出的规范是公民的行为规范，一般不像“指示”和“通知”那样涉及贯彻执行公文的要求，而主要提出公民应当遵守的具体事项；“通告”可依法自创有关规则，“通知”则主要是转达上级的指示精神并使之具体化。
（十一）
“通告”与规范性公文的区别
“通告”的一部分内容也具有一定的规定性，但它却与规范性公文有很大不
同：“通告”所涉及的主要是公民个人的行为规范，规范性公文则不限于此；“通知”中的规则更带有政策性而非规范性，因而稳定性不如规范性公文；“通告”的内容详尽具体，有一部分用于解释说明、阐发道理、叙述有关事实过程，指明有关事物间的界限、例举有关情况的成分，而这些成分在规范性公文中一般没有；“通告”效力的存在依赖于作者自身的法定管辖权，对在辖区内的公民有强制约束力；“通告”的生效程序比规范性公文简单，机关的法定责任者签发即生效，不必依靠制发“命令”“通知”等完成其公布过程；“通告”的传递形式也比较简便和多样，张贴、广播、刊载等形式均可保证其有效。
（十二）
“请示”与“报告”的区别
“请示”与“报告”的不同主要在：“请示”用于对上级机关有所呈请的情况下，可向其请求下达指示，请求其允许“自己”去做某一件事情，“报告”则用于汇报、反映情况、问题或提出建议、答复询问，不能带有“呈请”事项；“请示”能强制对方复文，“报告”则不能，上级对“报告”可以复文，也可以不复文；“请示”必须是形成于事情发生之前，“报告”则可根据情况，既可在事前，也可以在事后或事情进行当中形成。
（十三）
“请示”与“议案”的区别
“请示”与“议案”在基本性?上是相近或相同的，但也有一些区别：“议案”的作者是被严格限定的，受文者也是非常专指的，作为行政公文的“议案”的作者须是各级人民政府，受文者只能是同级人民代表大会或其常务委员会， “请示”则可用于同一组织系统或专业系统的任何下级机关对上级机关有所呈请； “议案”所关涉的事项是提请国家权力机关审议的重大事项，“请示”所涉及的事项则不仅仅是重大事项；在效用上，“请示”可以强制对方回复意见表明态度，但内容并不能强制执行，“议案”则在经审议通过后，具有法律约束力．要求有关机关或人员认真遵照执行。
（十四）
“会议纪要”与“决定”的区别
“会议纪要”与“会议决定”（决议）之间有如下不同：“会议纪要”一般不能独立对外发出，往往需要以“通知”等指明有效执行的范围与要求等，“决定”则可独立发出；“会议纪要”所记载的是会议的情况和议定事项，不一定必须如决定那样只针对重要重大事项；“会议纪要”不仅仅只反映议定的事项，“决定”则必须是完全确定的决策而不必反映其他意见；“会议纪要”中的议定事项是有关与会各方确立的意见，只要有一方反对即不成立，“决定”的内容则可根据有关会议规则由与会者中的多数人确认并通过即为有效，产生法定效力；在表达方面，“会议纪要”需综合反映会议的全面情况，对有关意见和观点进行阐述，“决定”则一般无这些内容。
（十五）
“会议纪要”与“协议”“合同”的区别
“会议纪要”可以用于记载会议的议定事项，有与“协议”“合同”相同的确定有关各方在实现特定目标过程中的责任、权利、利益、义务，备忘待查的作用，但它们之间的差别还是很大的，其中最主要的是：“协议”“合同”奉行对等的原则，即文中有关当事各方在实现同一目标过程中的责、权、利的规定必须对等，不允许出现其中某方面只享受权利、利益而没有承担相应责任，履行相应义务的内容，否则，将被视为无效的“霸王合同”。
在“会议纪要”中却没有这样的规则，作为一种处理内部事务的“备忘录”，它允许出现这种不对等。