吴卓阳
（黑龙江科技大学，黑龙江 哈尔滨 150022）
提高高校人事档案的开发和利用，可以促进高校在校园建设管理及教育教学工作和教务管理工作等方面的持续性发展，并且为高校在对教师进行评选、挑选、薪资待遇的配置时提供重要的基础数据。所以高校要想提高内部的人事管理工作，就需要重视人事档案的开发与利用，将档案资料当中有价值的信息给提取出来，完善高校的人才队伍建设工作，根据教师的特点和能力，将教师分配到最合适的岗位，使教师发挥最大效用，提高教师的教学和管理等各项工作的水平，为高校发展提供助力。
1.1 为人才的挑选和使用过程提供数据支撑
高校在发展建设过程中，需要引进大量的人才，通过对人事档案的开发和利用，有效掌握人才的各项基本数据和实际情况，根据呈现的档案资料对人才有一个基础的认识，在进行分配时可以合理安排适合的工作岗位[1]。例如，高校在管理干部工作中，干部人事档案就是开展工作的重要支撑数据，首先根据档案当中的资料，对干部过去和现在的历史进行全面的了解，了解干部所具有的才能是什么，品德素质如何，干部的优缺点又有哪些等。为了实现这一工作目标，不但到在实际工作中观察和记录干部的工作情况和表现情况，还要通过查阅干部的各项档案资料，了解档案资料显示的内容与实际情况是否有出入，只有这样才可以更好地掌握干部的曾经工作经历与现在的工作情况。在进行全面分析和了解后，才能保证高校在任用干部过程中，不会出现因人事管理人员的个人猜想和判断或者是情感上的牵扯任用和提拔干部的情况，保障高校人事管理工作的公平性和科学化管理。
1.2 为高校内各项教学及管理工作提供数据信息
人事档案资料内容清楚记录着人才的学习和工作经历，关乎人才的薪资待遇配置，因此，对于人事档案的开发利用来说，可以在人才招聘和任用的各项管理工作中为高校提供重要的数据信息。高校在引进和留住人才的过程中，可以利用人事档案信息对人才的具体情况进行全方位了解，发挥人事档案的最大效用，为高校建设和发展提供有利条件。高校人事档案工作是为高校教育事业的发展以及各项教育工作提供服务的，如教学工作、科研创新工作、教务教学管理工作等。因此，对于人才曾经的工作经历和个人情况需要有全面的了解，还要保证人才自身品德素质的良好，为高校人才的培养工作打下良好的基础。
1.3 保障人事档案工作的顺利进行
高校日常人事管理工作的有效开展，离不开一定数量的人事档案信息，所以有必要加强对人事档案信息的利用和开发力度，特别是在高校智慧校园建设过程中，对于新时代高新技术的人才，尤其是具备了高素质、技术水平较高的研发人员[2]。所以高校想要组建一支综合素质较高且拥有高水平科研技术的教师队伍，必须对人事档案信息资料进行有效的开发，这样才可以保证人事档案工作的有效开展和实现其工作目标。
2.1 人事管理人员对人事档案管理工作的意识薄弱
从目前各高校的实际管理工作来看，大多数高校在人事档案的开发和利用方面并没有取得太好的效果和成绩，这是因为高校对于这项工作不够重视，思想观念与管理理念都比较滞后导致的，目前都还存在只重视人事档案的保存和管理，忽视人事档案资料的作用[3]。此外，大部分的档案管理人员缺失人事档案开发利用意识，无法对人事档案资料做到充分开发利用，导致在高校建设和发展过程中无法真正发挥人事档案的作用。既无法加快高校的发展和建设进程，又不能提高档案管理人员的工作质量，从而对人事档案的开发利用就不会有太多的想法和意识。
2.2 人事档案工作中各项信息资料传递缓慢
在开展高校人事档案开发与利用的工作过程中，涉及的部门较多，各部门的职能与所负责的工作内容有很大不同，因此就需要强化各部之间的联系和沟通，保证在进行人事档案工作时，档案信息传递流程的通畅。高校内部的各部门都是独立的组织，部门之间的交流和沟通较少，这样是阻碍了人事档案信息传递的效率，甚至出现忽视与遗忘的问题。如此下去，高校人事档案信息长期处于流通不畅、沟通交流缓慢的状态，将大大阻碍了人事档案信息的开发利用，各部门之间很难实现信息的及时交流和共享，不能体现出人事档案信息价值和效用。
2.3 人事档案管理信息化水平不够
为了保证人事档案开发利用工作能够顺利进行和实施，必须充分利用现代化信息技术，以现代化信息技术为支撑，搭建一个信息化管理平台。虽然目前大多数高校都开始使用信息化平台对人事档案资料进行有效的开发利用，但非常容易受到信息技术方面的限制和影响，从而不能充分发挥信息化系统的优势和价值。因此，高校在对于人事档案进行开发与利用时，应当重点关注信息系统的操作过程和使用方便的问题，并且贴合高校自身的实际情况进行调整和优化，建设一个与之相符的人事档案开发利用信息系统，并且不断提高信息化管理水平，并对信息化管理平台投入足够资金支持，配备相应的信息化技术人员。
3.1 培养主动服务意识和主动服务态度
高校人事档案服务工作长期处于一种需要什么才会提供什么的状态，这种服务形式很难达到新时代高校人事档案开发利用的要求。假如高校人事档案资料长期只是放在档案室的档案柜中，那么人事档案当中的信息资源将得不到充分的利用，无法发挥其应有的价值，会限制对人才的使用和安排，产生不必要的资源消耗[4]。因此，高校的人事档案管理人员应该具备主动工作意识，发挥自身的主观行动能力，主动为需要人事档案资料的教师或管理人员提供服务，并且根据其工作的实际需求，将人事档案资料及时提供给需要的教师或管理人员。高校的人事档案管理人员应当正确认识人事档案的利用规律和发展趋势，并且主动绘制人事档案目录和管理清单，为高校的发展建设创设良好条件。例如，在高校实行内部机构改革和人员重新划分时，或者在领导层出现换届的情况时，档案管理人员应当结合学校当下的实际情况，将全校个部门机构的人员名单、岗位名称和职能范围等数据进行汇总分析并制作成表格，将制作出来的数据表格呈报到领导层，让领导层可以根据真实可靠的数据报告进行有效的决策。
3.2 强化人事管理水平，落实现代化档案管理
在我国高校现代化建设当中，将现代化技术手段运用到人事档案管理工作当中，能够很好地为高校人事管理工作和改革发展提供很好的服务，在高校发展建设过程中起到重要作用[5]。首先，制定规范化的人事档案管理工作规章制度，保证档案资料的收集整理归档工作的质量。档案管理人员要将各从业人员的人事档案资料收集整理清楚，保证收集工作符合手续和流程，准确无误。对于各项档案资料的内容要做好检查鉴定工作，提高高校人事档案管理工作的真实性、准确性和权威性。其次，要增强人事档案管理信息化的建设和水平，通过利用现代信息技术，将原有的纸质版资料转变成数据信息储存，借助互联网的信息流通特点，将人事档案当中非机密文件资料进行及时的分享，进一步扩大高校人事档案的开发利用，为人事档案管理工作提供便利。例如，在收集整理时，可以采用英文字母的排列顺序，代替教师的姓氏，通过姓氏当中的首字母进行搜索查阅，可以大大提高查阅效率，而且也方便人事档案管理人员记忆和进行记录工作。
3.3 完善高校人事档案信息内容
档案管理人员在进行信息收集时，可以采取多种方法、灵活运用，将高校内部所有教职员工和领导者的所有信息进行整理收集，并且利用教务处记录和整理完成的人事档案资料，进行人员与人事档案的核对工作。同时将各种培训资料中与教师相关的各项资料整理收集到对应的人事档案内，丰富和完善高校人事档案的内容，并及时更新和补充教职员工的个人信息数据。除此之外，在进行年度考评过程中，教职员工要根据日常的真实情况填写考评表，校领导应根据教职员工的具体情况，给予中肯的评价。要加快高校人事档案管理制度的建设，建立完善的管理制度并对人事档案实施动态化管理，不断更新丰富人事档案内容，从而促进人事档案的开发利用。例如，在某项科研过程当中，由资深教师带领新教师开展科研工作，在完成科研工作后，将此过程中相关人员发表的文献、贡献和起到的作用等各项相关的数据信息资料进行及时的收集和整理，并将整理出来的文件资料，添加到相应教师的人事档案当中，并利用现代化信息技术将资料上传至信息系统。
3.4 提高宣传力度，实现人事档案信息的透明化
在进行高校人事档案管理工作时，还要不断加强人事档案的宣传工作，提高每位教职员工对人事档案管理工作的重视程度，促进每位教职员工积极参与到人事档案开发利用工作当中，确保人事档案开发利用工作的有效开展和实施。可以在校园网站上建立人事档案管理页面，将各项人事档案管理制度、流动人员人事档案管理办法和相关人事政策的问答等发布到网页上，实现各种人事档案信息的透明化。对于新进入高校的教职员工来说，对其的人事档案进行严格的审查，根据制定的管理制度及时发布补充人事档案资料的信息，让新入职教职员工第一时间与人事管理部门取得联系，并将缺失的人事档案资料及时送往人事管理部门，如教职员工的个人学历证明、培训经历证明、获得的奖励和称号资料等。对于相关人事档案的政策法规的宣传来说，要不断增加宣传力度，扩大宣传范围，让每位教职员工感觉到人事档案管理工作的作用和重要性，只有在思想上引起教职员工对此项工作的高度重视，才能够让每位教职员工主动配合和参与到人事档案的开发利用工作。
3.5 提高人事档案管理人员的综合素质水平
对于高校人事档案管理工作来说，档案管理人员综合素质和专业技术水平的高低直接影响到高校人事档案的开发利用，因此，需要采取有效措施加强对档案管理人员的培养。首先，大力开展培训工作。通过建立公平良好的学习氛围，促使每一位档案管理人员都可以享有培训的机会，可以学习更多的专业知识内容，不断更新自身的理念和知识体系，增加档案管理人员的工作积极性，提高人员的主观能动力，促使人员主动加入到创新业务的工作当中。其次，引进新的档案管理人员。高校可以通过设立助学帮扶的项目和给予一定的奖学金，帮助家庭条件困难的在校生，让符合条件的在校生参与到高校的人事档案管理工作中，为以后的就业积累工作经验，同时也可以为高校培养更多的人事档案管理人才。最后，引进专业的信息化技术型人才。高校要结合自身实际发展情况搭建或开发专属的人事档案管理系统，而信息化技术型人才是信息化管理系统的重要保障。
综上所述，高校人事档案开发利用是一项十分复杂的工作，并且在高校建设和发展中有着不可忽视的作用。由于涉及的部门、人员和事务较多，所以这对于人事档案管理人员来说无疑是一项挑战，面对日益增加的工作，需要档案管理人员具备足够的耐心和信心，在完成工作的同时还要不断提高自身的综合素质，对各项人事档案中的信息进行挖掘和利用，最大限度地发挥人事档案管理工作的作用，为高校的发展和各项建设奠定坚实的基础。■
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