新《档案法》背景下高校综合档案服务创新*

薛晓萌

(东北农业大学 哈尔滨 150030)

总结经验、认识规律、延续历史,确保各项事业发展进步,都离不开档案利用。因此,必须推进档案工作不断走向规范管理、依法治理、走向开放,实现现代化发展。伴随着社会的发展进步,以及信息数字化技术的运用,档案工作环境发生了翻天覆地的变化,新的档案记录形式、管理方式不断增多,档案管理由传统的纸质载体向数字化管理的需求越来越迫切,档案管理转型升级面临巨大挑战。伴随着新《档案法》的实施,我国档案管理管理工作发展方向和要求更加明确,依法实施档案管理更加有法可循。且较于原版本,新实行的《档案法》更具有时代性、创新性和开放性,更关注档案利用服务的落实,突出以人为本的档案管理理念,也更加重视对档案的利用。同时,对电子档案提出了明确要求,包括合法要件、安全管理要求和信息化系统建设等,目的就是推动以电子档案为核心的档案管理现代化发展。新《档案法》的实施,对于高校档案馆的建设发展影响巨大,提供了根本遵循。高校档案馆作为高校档案管理机构,肩负着高校档案留史、传承、资政、育人的责任,同时也强调高校档案馆为校内师生服务、为社会群体服务的基本要求[1],更重要的是高校档案的运用对于科技进步和地方经济社会发展存在着巨大潜力,因此更需要进行创新发展,也应该引起高度重视。

1.1 高校档案馆综合档案服务职能作用更加凸显

新《档案法》对于档案馆的文化职能构建是有明确要求的,国家层面积极鼓励档案馆以适当的宣传方式来实现对全民爱国主义以及中国特色社会主义教育,积极发扬和传承中华传统优秀文化,从而通过对于革命文化、红色文化、爱国文化等文化的宣扬来提高师生的文化自信,展现中国社会主义核心价值观。也可以通过记录历史、再现历史、弘扬历史,增强师生的历史自信,是引领全体师生树立“四个自信”的重要途径。在档案管理中,针对教育、科技以及文化的相关档案积极面向社会开放,这些内容其实都是在对档案馆的社会职能进行新的定义[2]。而高校档案馆作为高校校史文化以及思政教育的重要文献资料来源,本身就肩负着教育和文化传承的重要责任,因此更需要注重自身的文化职能构建,以及潜在价值的深入挖掘,发挥出在文化传播上、历史传承、价值观弘扬上的价值和作用。

1.2 高校档案馆信息化建设步伐加快

在新《档案法》中对档案信息化发展和建设提出了新的要求,这也是新《档案法》与原来的《档案法》之间最大的区别。现如今信息化建设高速发展,大数据、物联网、数字化技术日新月异,人们在日常生活中对于信息技术的运用也在不断地增加。在新《档案法》中,对于档案馆的管理强调信息化的普及,要求整个档案馆不再拘泥于传统的思想和体制管理中,而是持续推进档案信息化发展进程。而高校更是要在档案馆建设管理过程中,积极发挥自身优势,充分运用科技信息化技术做好档案管理工作,通过高标准和严要求来保证高校档案馆未来的发展,要跟时代同行甚至是做到引领整个档案管理新时代。新《档案法》中提出的电子档案的要求,倒逼高校对电子档案发展的推进速度,改变档案储存形式,确保现存文史资料的安全性和持久性,也是给现存珍贵档案加了一道保险锁[3][4]。

1.3 高校档案综合服务效率得到提升

在新《档案法》中,对于档案调取和利用的权利进行了很大的开放,对公民而言可以真正地通过自己手中的权益去借用档案信息,做好档案开放利用的监督员,保护借阅档案的权力。同时最大程度地简化了档案借阅的门槛和申请条件,压缩整个流程和手续,这样档案借用变得更加便利高效。甚至还鼓励公民参与档案管理,鼓励具有社会力量的个体以及群体加入档案管理中去,促进档案事业高速发展。同时在新《档案法》中还对档案主管部门的建设进行了机制的倡导,要求突发事件下活动的机制简化,能够最大程度地发挥出活动的相关价值,真正让档案去保护人民,去做出为人民服务,为人民做贡献的价值。而高校档案馆也不再单纯是高校内部的产物,既要服务高校内部师生,还应该走出校园,走进社会,去服务大众,保证群众的基本权益[5][6]。打破以往高校档案管理的封闭性,持续打通高校与政府的紧密合作,政府可以调动更多专业的、科学的数据资源,推动社会治理的科学化水平力,为社会主义现代化建设增添档案力量。高校档案与地方档案的紧密结合,无形中也丰富了政府档案资源的储备量和可使用的范围。

1.4 有效支持高校档案综合服务创新发展

在新《档案法》中,对于档案治理和档案发展提出了新的要求,档案管理不仅会落实到推动国家治理体系建设各方面,也会成为推动国家治理能力发展的新元素,在这个方向去研究档案治理理念更有意义和价值。国家还支持鼓励档案科学的研究和发展,立足技术创新、路径创新,不断推进档案在收集、整理、保护和利用等方面的进步,促动档案工作再上新台阶。同时在进行档案管理的过程中,要结合时代发展要求持续推动信息化制度的建设,以档案制度创新促进事业发展,特别是确定文化建设的新方向,从而实现制度到业务的全面创新。这也给高校档案馆的发展提供了思路,档案工作只有创新才有未来,只有创新才能更好地适应形势发展,满足高校自身建设需要,只有创新才能够达到持续发展的目的。

一直以来,我国很多高校在档案馆的建设以及对综合档案的提供利用服务上都比较单一,这虽然跟高校自身的学校历史、发展规模以及整体的体系构架有很大的关系,但是高校档案馆因为有别于图书馆,属于独立存在的机构,因此发展上往往受限较大,总体上来看,存在经费保障不足,体制机制建设滞后,管理服务水平不高等问题,因此在传统的高校档案管理过程中存在很多困境,阻碍了高校综合档案建设工作的发展进步[7]。

2.1 文化服务能力不高

对于高校来讲,档案馆的存在意义其实是十分重大的,其中包含高校的校史,甚至于一些重要的科研成果的保存,因此是高校底蕴和文化的体现,是高校不断传承和凝聚精神的核心。在对高校进行衡量评价的过程中,在人文以及精神上的考量更多的是要借助档案馆资源,学校科研底蕴高低也往往体现在档案记录上,是高校软实力的一种体现。但是伴随着科学技术的发展以及社会对高校人才培养的要求变化,我国很多高校在发展过程中更关注硬实力的建设,对于档案馆的文化属性以及综合档案利用服务功能的体现较为忽视,这也就使得当前我国高校在档案馆的建设过程中过于注重档案馆的场馆建设,过于看重硬件,却忽视了文化资源的聚集以及开发,这也使得很多高校中档案馆成了摆设,学生和教师对于其中的很多资源运用不到,关注度不够,这也就使得整个档案馆在文化服务上难以体现价值,文化服务能力难以得到凸显。很多高校的档案利用多以被动利用为主,老师、学生需要的时候到档案馆去查阅,自身缺乏主动服务的意识,积极向外推介档案资源还做得不到位,导致很多档案资源利用率不高。

2.2 档案信息化发展不足

在信息高速发展的新时代,档案馆在建设发展的过程中不仅要考虑历史因素,还需要提升未来发展的核心竞争力,因此档案馆也需要搭建信息化档案数据库,特别是针对本身拥有计算机等相关专业院系的高校,其本身的档案馆就应该成为该校师生科研能力,集成信息化的综合档案实践基地,通过学校以及地方政府政策支持来实现档案馆的信息化水平构建,帮助高校在档案建设过程中实现数字化、智慧化建设目标。而这一点在我国很多高校执行并不到位,整体依旧处于延迟和落后的状态。有的扫描、录入和储存电子档案的设备不足,档案信息化进程起步晚、推进慢,以至于有的高校面对庞大的档案电子化录入的工作任务,同缓慢的工作进度相比,仍旧一味地采取靠政策、要设备、找机会的策略,甚至直接采取躺平的姿势应对档案管理信息化进程。有的高校档案信息化完成率仍旧处于低水平状态,距离建设目标还有很远的路程。甚至于部分高校对档案信息化建设还缺乏足够的重视,目前仍旧缺少研究、缺少方案、缺少举措。信息化建设水平较低,直接影响整个档案馆未来发展潜力,信息化建设水平不够,最终也就没有办法借助信息技术实现数据信息的充分挖掘,那么就难以在高校内部构建出数字人文环境,难以搭建新媒体教育的氛围,难以实现档案馆数字化、信息化的深度融合,这是当前我国诸多高校亟待解决的问题。

2.3 服务对象范围较窄

高校在档案馆的建设过程中要明确档案馆的服务对象以及未来辐射的服务范围,档案馆的馆藏资源更多是以学校发展至今的成果为主,覆盖越广,内容丰富,档案馆的馆藏资源价值越高,对于师生的影响越大。只有这样,高校档案馆才能够发挥其本身的价值优势,借助馆藏资源来实现高校资政发展,和谐共进的效果。同时对于高校而言,馆藏资源本身还能够推动高校科研创新、文化建设以及人才培养,通过馆藏资源的调取运用来提高高校思政教育深度和广度,发挥出档案资源强大的教育服务价值。同时对于高校的毕业生以及研究生而言,综合档案的利用需求增量持续,无论是未来的就业选择,还是考研的学籍信息调取等都是需要运用到档案馆资源,另外,党群建设、行政和财会档案调取等也都需要用到档案馆资源。但是在这一点上,目前我国很多高校还存在诸多问题,最重要的就是档案馆的服务意识欠缺,没有积极地开发档案文化资源,缺少通过校史文化展览以及师生信息整合等方式来实现对于高校综合档案的宣传,以至于档案馆延伸服务范围有限。同时,高校档案开放的程度还不够,高校档案向社会的公开还不全面,在社会治理过程中,政府利用高校档案还不充分,高校档案馆资源在为政府科学决策上的资政作用不明显,社会价值还有待于进一步开发。

2.4 创新发展意识不强

高校档案馆因其自身设立特点,具有一定的封闭性,各高校对于档案馆的重视程度也不尽相同,导致高校档案发展多自成体系,创新发展意识受限,也无法借鉴市场化创新思维。目前,一些社会化档案服务业务已经相对成熟,在档案的收集、储存、管理等方面社会服务更加专业高效,在推进档案信息化进程中,社会服务的效率要远远超过单个高校本身。除此之外,对高校档案的重视也要有机融入学生教育中,在档案信息化发展过程中可以有选择性地让在校学生参与进来,通过实际的操作与管理,培养对档案的重视,激发投身档案管理事业的热情激情,同时也将有效缓解档案管理信息化推进速度缓慢中的人员不足等问题。因此对于高校而言,在新《档案法》的推动下进行的服务创新,应该是基于传统档案办理模式下的一种全面的升级,在确保档案馆内部资源安全保密的基础上实现尽可能地业务拓宽,不仅仅满足于高校内部日常的教学科研,还应该更多的拓展服务渠道以及反向助力思维,进而突破当前高校综合档案管理创新发展意识不足的局限性。

新《档案法》的颁布实施,为高校档案的发展和利用指明了方向,提出更高的要求,促进了高校档案更好的被利用和提供优质服务,也反向激励高校档案不断创新思路举措。

3.1 加强政策引领,坚定文化服务方向

高校档案馆承载的是高校校史以及文化的凝聚和传承,文化创新以及传承创新是高校档案馆应该肩负起来的责任以及使命,是实现高校文化资源推动教育科研发展的关键,文化服务应该是档案馆建立的第一要务,是档案馆发挥自身价值和作用的重要方向。高校要结合档案馆的实际情况,将馆藏资源视若珍宝,深入挖掘在教育科研上的作用和价值。高校在进行档案馆文化服务能力设计的过程中要充分结合校内外资源,开放校内外档案服务,通过网络等多种平台方式去实现高校档案馆在公共事务以及文化建设上的作用。现如今,高校在档案馆的建设过程中,应该注重文化资源的开发,推动文化创意产品以及文化创意主题的运用,让档案馆成为高校链接社会资源,实现高校校内外与社会文化交流对接的载体。高校应该放眼未来,注重档案馆文化资源开发的能力,将高校的办学宗旨,校史文化以及校园精神等档案文化资源进行汇编整理之后,通过文本挖掘、研究创编等方式进行校园文化和历史内涵的宣传服务,通过文化资源开发以及展览的形式向师生群体以及社会公众进行宣传,提高高校影响力,展现高校教育成果,推动高校持续性发展[8]。高校是社会的一部分,是政府服务的重要对象,同时也积极贡献于政府治理,参与社会服务,高校文化的弘扬与发展有时候会在一个地区产生较大而深远的影响,甚至一所高校会提高一座城市的品位和价值。高校必须时刻树立社会服务意识,扛起社会责任,以独特价值向社会提供优质文化产品供给。创新实施高校档案馆对外开放,让更多的社会群众享受高校文化的丰富内涵,同时也通过社会的需要不断充实自身的文化元素,实现互惠互利。

3.2 强化平台载体建设,明确信息化发展目标

在现代档案馆的建设构想中,信息技术的运用是必不可少的,信息化发展是高校作为教育摇篮应该引起高度重视,是推动教育创新和教学发展的关键。智慧化校园的建设必然缺少不了高校档案馆这一承前启后推动高校发展的重要机构。信息化建设的过程中实现的数字化、智慧化档案馆建设能够最大程度地体现高校兼容并蓄、包容创新的特点。无论是网络资源共享、校内外信息平台建设还是档案馆数据库以及云服务的实现都是现代化档案管理中不可或缺的。同时通过构建一个信息整合平台,实现资源集成、服务统一、高效输出,然后最大化地释放使用的权限,以保证最大化的实现对师生个性化服务,同时还能够通过跨媒体服务模式的运用来实现跟校外档案馆链接,实现资源共享。将现代信息技术集成到统一的地区数据平台,通过整合多元化、智慧化服务为一体,给学校师生以及社会公众带来更好的资源运用体验,实现了高校综合档案服务利用价值的最大化。信息挖掘的首要条件就是高校自身档案信息化发展的速度与质量,如果信息化进程慢,那么必然导致信息挖掘不充分,更不要谈共享与交流。加快高校档案信息化步伐,可以借鉴各地制定的“地方档案三年行动计划”等方式,倒排工期、施加压力,不断促进信息化建设进度和水平。平台建设需要政府主导和高校联盟公平建设,把更多的高校档案资源录入平台,适当的放宽准入门槛,为档案查阅提供更加便利的条件。

3.3 鼓励专业职业,壮大档案管理人才队伍

对于高校综合档案服务窗口工作者而言,长期处于高校档案馆这样的事业单位中,工作压力不大还相对稳定,很容易让他们缺乏危机意识,失去了奋斗意志。因此高校需要针对长期存在的事业单位工作压力小、竞争冲击小所带来的职工懈怠进行纠正,要引导档案工作者不忘初心、强化为查阅档案者服务的使命担当,吃力培养工匠精神。通过长期与档案工作打交道,容易产生交互,从而诱发自身情感与之交融共鸣,真真切切的爱上这份工作,真正的产生为之自豪的使命感和责任感。高校对档案工作重视,对档案运用得好,档案管理人员的责任感就强,正面激励的作用就突出,促使潜在价值形态逐渐地转变为现实价值形态,缓慢的潜移默化,让档案工作者产生工匠精神,提升服务热情。档案馆工作人员对馆藏档案资源负责,精心爱护,认真整理,能够发掘档案文化的深层价值,从而提高档案文化的转变传承能力,并以此形成自己独特的职业素养。这样的工匠精神以及服务意识才能够帮助高校实现对于档案资源的守护以及价值开发,将馆藏档案资源真正的挖掘出推动文化传承和精神传承的价值,让档案工作者能够从默默奉献转变为积极贡献[9]。要充分利用新《档案法》实施的有利契机,健全档案管理人才队伍,完善工作机制,创新工作举措,实现高校档案管理高质量发展。

3.4 坚持解放思想,持续稳固以人为本的理念

对于一个国家、一个民族而言,创新是发展的前进动力,是国家兴衰的灵魂。高校档案馆发展更是如此,发展的过程中一定要坚持创新,在创新发展中探索新路、找到出路。其中档案馆往往因为其本身的独特性以及资源的严肃性,在服务上、发展上禁锢了自己的创新思维,限制了发展信心。高校可以通过档案馆、校史馆以及博物馆的整合,从而实现对于校史、校情、展览以及资源开发的融合发展,最然分工明确,但力争实现共同进步。对于高校而言,档案馆的整体发展应该注重统分结合,将人事档案和学生档案进行划分,将不同学科进行划分,将学校的不同发展阶段进行划分,以专业的、规范的以及科学的方式进行档案管理。档案馆的开发利用要兼顾自身价值和社会价值,档案本身价值与日俱增,但社会价值的发挥,才能够让档案的机制提档升级。档案史料是资源,而且是非常珍贵的资源,要充分利用好这一珍贵资源,发挥出育人导人润物无声的最高境界[10][11]。坚持在管理过程中以人为本,协调统一,坚持一站式的服务模式,简化调档手续,实现远程档案管理和调取,采取多角色的综合档案管理方式,便于更好地进行“一站式”服务。

高校档案馆在实现现代化档案管理的过程中,要坚持挖掘校史,推动校史教育的开展,要在以人为本的教育基础上,在育人方式和育人方向上结合高校发展的实际情况,积极地将校史教育和档案馆参观作为教育的重要内容。例如,新生入学要进行校史馆和档案馆的校史校情教育,通过开展校史教育专题讲座以及校史教育课程等,让学生了解高校,明白校规校纪,深刻认识到大学精神的内涵。通过展现学校的发展奋斗历程,传播优秀校友风采,切实提高师生对学校的认同感和融入感,提高学生对学校使命的认同,从而更加努力学习,营造拼搏奋斗的校园氛围。高校积极地进行文化育人平台建设,将档案馆作为文化育人平台的核心建设内容,以现代化的信息技术手段以及资源整合方式不断丰富馆藏资源,通过线上线下“双线”开放的方式建立校史研究会、校园馆藏资源解读等,鼓励学生借助校园档案馆进行文化学习和科研开展,将档案馆作为高校学生实习实训的基地,给学生更多锻炼自己的机会,让学生有所学有所获。

高校综合档案是学校软实力的体现,是衡量学校教育教学质量,厚积科学研发能力,展现科学管理水平的窗口,记录着自身的发展历史和沉淀的文化底蕴,是学校发展壮大的根基和底气,促进走好未来道路。发展和利用好档案,有助于校园文化的全面发展全方位发展,加强师生对学校的认同感和归属感,从而更好的服务老师和学生,营造崇尚科学、认同理念的良好氛围。以档案的服务为依托,弘扬精神,展示魅力,可以更好的宣传推介学校,提升在社会面的影响力。高校综合档案电子化进程,可以有效的提升高校档案管理水平,突出档案在高校发展建设中的作用。作为档案资源的重要组成部分,高校综合档案的发展和利用,对于服务社会发展具有重大的意义。

新《档案法》的颁布实施对于高校档案馆建设而言是一次重大的改革发展契机,是实现综合档案利用服务创新发展的关键,也是提高档案馆服务水平的关键。利用信息化技术和大数据平台,通过电子信息的方式将珍贵的各种形式的档案转换成可以识别的电子文档,更容易加强对档案的保存、管理和利用,也更加方便对外开展服务,推进高校综合档案资源的有效利用,实现更大范围的共享。在新时期,高校综合档案利用服务需要立足根本,结合实际,坚持“以人为本”的理念,坚持信息化、智能化建设,搭建多元的共建平台,结合校内外馆藏资源推动高校档案馆发展,发挥档案馆价值和作用,为我国的档案事业发展贡献力量。

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