摘要：公文用语与我们常见的文艺作品的语言大有不同，它看似简单，却包罗万象，需要精雕细琢。它有着独特的四个特点：即模式性，庄重性，准确性，简洁性。 关键词：公文写作；语言；特点
中图分类号：H08文献标识码：B文章编号：1009-9166（2011）011(C)-0255-02
2000年8月24日，国务院正式发布新的《国家行政机关公文处理办法》（为叙述方便，以下简称《办法》），从此，公文写作研究进入了一个新的时期。然而，许多业外人士和初学公文写作者认为公文写作简单易学，甚至认为只要套用固定的格式加以填充即可。笔者认为，公文写作不是简单的套现，公文用语也与我们常见的文艺作品的语言大有不同，它看似简单，却包罗万象，同样需要精雕细琢。它有着独特的特点。
那么，公文用语究竟具有哪些特点？《办法》指出草拟公文应做到“情况属实，观点明确，表达准确，结构严谨，条理清楚，自述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。”因此，笔者通过实际工作和调查研究，认为公文用语具有模式性、庄重性、准确性、简洁性等四方面的特点。
一、公文用语具有模式性的特点
1、公文的标题用语具有模式性
公文的标题有固有的模式，一般由三个部分形成：发文单位、事由、文种名称。而且，事由部分多使用介词“关于”。例如《国务院关于加快卫生体制改革的决定》、《中共湖南省委、湖南省人民政府关于对八件实事落实情况进行督查的通知》。在实际行文中，也可省略前两部分的其中一种，但文种名称不能省略。例如《中华人民共和国卫生部令》、《关于在××城区开展打击各种非法载客营运的通知》。前者省略“事由”，后者省略了“发文单位”。
2、公文的开头用语具有模式性
公文开头为了说明发文目的或根据，套用“为了”、“根据”等词语。也有的批复或回函用“收悉”、“收到”等词语。如××市教育局开展纪念教师节活动行文“为了隆重庆祝第二十个教师节，发扬……决定在全市……”又如某单位回函其他单位“××××年×月×日来函收悉，据我局研究决定……”。
3、公文的结束用语具有模式性
公文的结束用语除表示全文结束以外，另兼有区别文种、引起注意、联系上文、表示盼望等作用。例如，下行文的结尾用语，常用“特此通知（通告）”、“此复”、“自××××年××月××日起施行”。平行文的结尾用语常用“特此函告”、“望予接洽为感”。上行文的报告，不要求强制答复，用“专此报告，望予审批”。上行文的请示，要求强制答复，用“妥否，请指示”、“专此请示，望予批准为荷”、“如无不妥，请批转有关单位执行”。
二、公文用语具有庄重性的特点
1、语言表达要通顺，文字要精炼，篇幅要简短
公文用语不能藻饰铺陈、浓妆艳抹，而要着力于通俗易懂、庄重得体、恰如其分。不用夸张、虚构、形象性的写法，不用华丽而言不尽意的词语。例如某工厂的2008年工作总结“2008年，我厂工作在市委、市政府和上级有关部门的领导下，坚持……取得了……现总结如下……”显得简单精炼，庄重严肃。公文写作应坚持有话则长，无话则短，力求篇幅紧缩，扼要简短。
2、适当保留使用一些通俗的古语词
古语词在现代口语已较少使用，但是由于许多古语词在历史上长期的传承运用中，由于其使用环境和氛围使其天生具有一种郑重、权威、严肃的色彩，所以在公文写作中适当运用一些古语词，更显庄重风格，且能增强公文的号召性和实施效力。例如“兹介绍××同志前往贵单位联系有关事宜，望予接洽为感”，文中的“兹、事宜、予、接洽”等词语，简洁、得当。又如“来函收悉”、“妥否，请批复”、“拟于×月×日召开大会，届时，请贵局领导莅临指导”等句中“悉、妥、拟、届、莅临”等词语精炼、斩钉截铁、具有号召力。实际上，上述许多古语词已成为公文的专用语。
3、多用书面语，慎用口语词汇和方言词汇
书面语是在口语中精挑细选、千锤百炼而来的，它虽不及口语和方言生动活泼，但语言严谨、规范、歧义较少。公文用语要求规范化，坚决排斥口语词汇和方言词汇，使用起来，显示出深沉、庄重的韵味。例如：某厂年终总结“领导得法，大家干得更认真，更带劲了，生产也直线上升，大家的钱袋也逐渐饱满”中的“得法、带劲、直线上升、钱袋、饱满”等词语过分口语化，如果改为“在上级的正确领导下，全厂职工齐心协力，上下同心，在提高生产效率的同时也带来了可观的经济效益”就庄重多了。另如某单位因小纠纷致函邻单位时“如能答应，那千万好；如不允许，就双方拉倒”，当然该函件还有许多补充性的语言，但是这种油滑且过激的词语影响了公文的效果，如果改为“本着双方共赢的目的我单位提出以上拙见，如有不妥，请复函”就好多了。
4、多用强调句和介词短语，排斥倒装句、省略句
虽然说陈述句是公文适用最多的句子，因为陈述句叙事清楚、表义朴实准确，但是公文中强调句也必不可少。强调句的使用，一方面是结构的需要，另一方面是为了再次强调提醒。例如“特此公告”、“特此报告”、“特此通知”、“特此复函”等，这些句式中，“特此”等词语的运用，不仅让受文对象重视，也给对方一种掷地有声、一言九鼎的感觉。另外，为保证公文的准确严密，常常大量使用介词短语，例如某市政府通知“为了切实做好我市的消防安全工作，根据上级有关文件精神，市政府决定对各系统、各单位的消防工作进行检查验收，通过检查验收，总结经验，找出差距，进一步提高……现就有关事项通知如下……”文中“为了”、“根据”、“通过”、“进一步”、“就”等介词的运用，不仅使该公文文意严谨、周密，而且也显示出庄重的风格。另外，为了防止公文歧义，使公文更加严谨，排斥使用倒装句和省略句。
三、公文用语具有准确性的特点
1、要辨析词类、词义，避免混用，精心选用
公文写作在表达上的准确无误，表现在公文用语的准确性上，要使公文用语准确，要注意分清词类、辨析词义，特别注意同义词的选用。例如：“破除婚姻法可有可无的思想和背离法律另搞土政策的作法”，其中“破除”二字在《现代汉语词典》中的含义是除去（原来被人尊重或信仰的事物），这句话虽然破除的是“思想”和“作法”，但这种“思想”和“作法”不被人尊重或信仰，所以搭配不妥当。如果改为“克服婚姻法可有可无的思想，改变背离法律另搞土政策的作法”更妥当。公文用语在表达准确的同时也要注意辨析词类，例如某局表扬单位内部职工“由于××同志平时勤奋刻苦，而在本次比赛中获得了全市第一名，为本局获得了光荣。”这里的“光荣”一词使用不当，因为“光荣”在这里是形容词，不能充当宾语，但是把“光荣”改为“荣誉”的话，因为“荣誉”是名词，可以充当宾语，那这段话就妥当了。
2、要使用准确的数据、规范的数字
使用准确的数据，是提高公文反辩驳力的重要手段，准确的数据加上规范的数字表达，使公文的事实更清楚，举证更有力。例如某单位向上级报告“我所是全额拨款的事业单位，因前任领导管理不善、上级拨款（办公经费等）严重不足，基建欠款等问题，……以至目前负债千万余元，处在水深火热之中。为了缓解我所困境，特……”，一个全额拨款的事业单位，负债千万余元可不是个小数目，文中说明引起负债的许多客观或主观原因，但是千万余元具体欠在哪里？所以这样的文件必须有详细数据作说明，必要时还必须有详细的附件，才能使此报告更准确，更具真实性。另外数字特别是时间用语都有明确的标准，例如1月31日发生的事件可简称“一三一”事件，但是1月21日发生的事件却不可简称为“一二一”事件，而必须在中间加“•”为“一•二一”事件，而12月1日发生的事件则简称“一二•一”事件，等等，在此不详细举例。
3、公文用语在强调准确性的同时，也要注意模糊语言的运用
公文写作要求准确，而模糊作为准确的对立面，似乎与公文无缘。其实，公文不仅需要用准确词语表达准确概念，必要的时候也需要用模糊语言，而模糊语言的运用，在公文中是为了更准确。例如说公款吃喝问题，“到目前为止，此风尚未刹住”，其中“目前”在此就是模糊语言，如果改为“×年×月×日”反而不准确了。又如“我局的个别干部，存在个人腐败问题”，在此“个别”就是模糊语言，在不能点名的时候，“个别”的使用不仅点到了对象，而且还扩大了对象范围，更具权威性。又如“由于种种原因，我市还存在相当数量贫困人口”，文中的“种种”、“相当数量”就是模糊语言。公文用语中表达模糊概念的词还有“现在”、“最近”、“近来”、“大部分”、“某些”、“不少”、“几乎全部”、“凡”、“十分”等等。总之，模糊语言运用的目的不是使公文模糊，而是让公文更准确。
四、公文用语具有简洁性的特点
为了提高工作效率，加快交流速度，公文用语在明确的基础上形成了独特的简洁风格。古人论文，主张“文以辩洁为能，不以繁缛为巧”，提倡“文约而事丰”、“言简而意赅”。简洁就是要没有冗言赘语，用最少的文字表达最丰富的内容。语言冗繁累赘，多是由于思想模糊造成的，所以只有思路清晰，写出的公文才简洁、扼要。具体来说，要注意以下几点：
1、力戒重复�嗦
写作公文时，要从特定目的、要求、对象出发，任何与行文主旨无关或关系不密切的内容都不必展开铺叙。除了必要的重复为了引起注意或强调的语句，力求节约用字，力戒重复�嗦，否则，不仅影响公文的庄严性，而且降低了公文的作用。由于此处需引用长篇范文分析，限于篇幅，不详细举例了。还需注意的是，简洁并不等于简单，并不是说公文越短越好，文字越简越好，应该服从公文主题的需要，适当使用简洁语言。
2、避免冗繁累赘
有的时候，公文原意并无重复，由于某些原因使各个句子组合在一起，使句子变得冗繁累赘。这就需要作文者认真修改，删去重复、可有可无的字、词、句，做到一文一事、主旨单一，这样可突击重点，节省篇幅，例如某市卫生防疫站向市政府申请经费的报告“我站是一个集市卫生防疫站、市结核病防治所、市健康教育所……等6个单位于一体的公益性卫生事业单位，担负着全市卫生监督监测、疾病控制……”文中主旨意在申请经费，对象为本市政府，文中开头详细说明本单位职能等，其实对本市政府的报告不必如此细说，可改为“我站是一个六合一的公益性卫生事业单位，担负着全市卫生监督监测……”可见，修改后的公文语言简明扼要、凝练得多，但同时文中事实依旧准确，在讲究语言简洁的同时，不该精简的绝不可随意删减。
作者单位：娄底市疾病预防控制中心
作者简介：彭杰辉（1979― ），男，档案馆员，汉语言文学本科，主要从事办公室工作。
参考文献：
[1]国务院.国家行政机关公文处理办法[S],2000.
[2]张元忠.最新公务应用文写作[M].第一版.长沙:中南大学出版社,2000:1―40.
[3]刘卫国.现代公文写作[M].第二版.广州:华南理工大学出版社,2001:14―24.
[4]中国社会科学院语言研究所词典编辑室.现代汉语词典[S].商务印书馆.1999.