摘要: 目前,很多企业在资金管理方面多采用网上银行管理模式,但在引进网上银行的过程中,出现了网银原始凭证管理难、网银业务量过大等问题。对此,本文提出遵循信息录入、主管授权、限时打印回单等措施,有效解决了网银业务大而烦的缺点,能够使资金部的工作有序运行。
关键词: 资金网银问题对策
目前,很多企业在资金管理上开通网上银行引进网银管理模式,部分企业在从慢慢摸索到日益熟练走上有序运行轨道的过程中,通过发现问题、解决问题,利用网上银行办理各种业务的技能上升到一个新的层次。企业利用网上银行实时监控异地企业的资金情况,保证了各企业之间、企业与供应商、客户之间和企业员工借支、报销的资金汇划及时、安全、快捷;一揽子解决异地企业的资金需求,企业的资金回笼和汇划得到了安全、有效的控制。但是,伴随着网上银行为企业资金管理上带来的种种方便和优点,不少的问题也随之产生了。
一、企业资金管理中网上银行业务存在的问题
(一)原始凭证管理困难
网上银行资金流程与日常资金流出一样,首先,相关业务人员必须出示相关原始凭证,经过审核以后,由出纳付款,引进网上银行进行资金的汇算清缴以后,对经过网银付款的银行存款也一样需要核对原始凭证,这是会计行业谨慎性的要求,也是出纳工作的必要程序。因此,目前企业网上银行的主要工作就是把申请通过网上银行付款的原始凭证传递到资金部,由资金部进行审核后予以付款。但是,从资金管理角度来看,该网上银行付款程序还存在如下问题:
1.业务繁多,工作量大。
原始单据每一张都要由出纳进行审核,如企业每天都有上几百笔网银支付业务,因此出纳每天花在审单上的时间就占用工作时间的大部分,这样工作量太大且工作效率不高,网银之外其他的工作只有加班完成。同时,会计部在人员分工上,对每个会计都规定了不同的职责,各会计分管不同的小模块,有人专门负责费用,有人专门负责应付账款,还有人专门负责应收账款,大家均有相应的岗位,但是岗位内容没有在相同内容上形成交叉。如果将原始凭证分成费用报销类、企业付款类等分由对应的会计审核,这样每一个会计分担下来的工作量就少了。所以,那些付款申请和报销的原始凭证理应由相关的会计审核,并做好会计分录后,直接拿到资金部进行付款就行了,原始单据就没有必要再拿到资金部由出纳来审核了。
2.原始凭证易丢失、可能存在重复打款。
原始凭证拿到资金部审核,还有两个弊端:第一,根据打网银的操作程序,打款的同事要对着原始凭证打款,复核的同事要对着原始凭证再进行复核,凭证在转移的过程中,贴在付款申请单后的发票就很容易丢失,而这些发票都是重要的报销凭证,一旦丢失要进行补票就会很麻烦,并且会涉嫌做假账,因此必须有效减少凭证传递的距离。第二,申请付款的表格和原始凭证放在一起,打款时很有可能重复打款,增加了资金的不安全性。
(二)网上银行业务量过大
1.网银业务程序固定。
网银业务的增多,给打网银的同事增加了很多的工作量,打网银的程序分两步:首先,一个人先进行打款信息的录入,接着第二步,要求主管进行核对信息并予以授权,钱就直接从银行账户转到付款申请人的账号上。网银的业务又只能赶在5点银行下班之前做完,所以做网银业务的同事每天还得加班再做其他的工作。
2.原始凭证丢单的可能性增加。
随着网银业务的逐步增多,大量的原始凭证堆积在资金部,等银行的回单拿回来后,出纳还得把回单和原始凭证配备好后再送到计会部,在配单的过程中,原始单据也很容易丢失;而且,回单的拿取时间具有不确定性,回单没回的原始单据就会一直堆积在资金部,丢单的可能性就更大了。
二、针对企业资金管理中网银业务的解决方案
(一)原始单据问题的解决方案
1.权限设置。
原始凭证经会计部对应的会计和主管的审核后,由会计保管,会计另制一张表格,写明付款单位名称、付款单位银行、收款人或收款单位名称和卡号以及付款原因,表格一式两份,需由会计和主管两人签字方有效,一份由资金部打款人签字后会计保留备底,另一份送至资金部打款,银行回单取回后,由出纳配备好每张表格打款相对应的回单后交给相关的会计进行做账。
2.规范出纳复核和打款时间。
为了给出纳充足的时间复核和打款,会计必须每天9点之前把要打款的表格送至资金部打款人手里,延时的当天将不予支付款项,留到第二天付款。如果有非常紧急的付款必须当天支付的,由申请付款部门经理和资金部经理两人同时签字后可交给打网银的同事临时予以付款。这样,规范了打款时间,就避免了资金部打网银同事一天到晚围着网银转的情况。
经过这样的调整,既解决了原始凭证的保管问题,又保证了资金的安全,还解决了因网银业务量日益增多带来的原始凭证堆积在资金部的问题,可谓是一举三得。
(二)出纳工作量大的解决方案
1.开通网上银行批量付款的功能。
企业可与银行业务员联系,开通网上银行批量付款的功能。以前打款信息的录入是一笔一笔录入的,有时候一个企业个人付款的业务多达几十上百笔,这样一笔一笔录,不但工作量大,工作效率不高,而且容易输错。开通批量付款功能后,对那些付款多的单位,可以做成一个EXCEL表,直接导入网银系统,进行批量打款,表格不用出纳再另外自己做,因为会计在出纳打款前要做表格交给资金部打款,现在只要会计把EXCEL表格电子版发给资金部打款的同事就可以了。当然,为了明确双方的责任,会计还必须按上面所说的要求做两份纸质的表格,以免电子表格有什么改动不能明确是谁的责任。这样一来,几十笔业务只要做一笔批量就能将打款的信息录入网银系统,授权的人也可以进行批量授权,只要查看明细无误后就选择批量授权,那些付款申请就一笔付出了,不用一笔一笔授权,从而大大减少了网银的工作量,节省了工作时间,提高了工作效率。
2.员工内部职位小幅调整。
企业还可在资金部的员工内部进行小幅度的职位调整。以前,出纳是这样分工的:几个出纳分管着不同的企业,相应企业的打款也由相应的出纳负责,而企业用于打网银的电脑很少,所以经常出现几个人等着网银机用的现象。现在,经过职位调整后,几家企业的网银打卡全部由一个人专门负责录入信息,由一个人专门负责授权,这样就显得有序多了,不会出现几个人等着用网银机的现象。两台网银机,一台打卡,一台授权,录入的打款信息一经录入无误,授权后钱马上就能到申请付款人的账上,感觉职责分明,条理有序,而且能保证资金到账的及时、快捷。
三、结论
由于网上银行具有实时性,通过网上资金划拨,只要网络畅通,同城或异地可以瞬时实现资金的转账;其次,客户可随时从网上下载标准格式的对账单,直接供本单位的会计核算软件进行对账处理,节省了大量的手工勾账工作;再次,网银可以协助企业集团理财,实施企业集团内部总(母)企业向分(子)企业划转调拨资金,查询分(子)企业账户信息,监控其资金运作;最后,客户证书管理功能将根据客户需要对客户证书设置各种权限,查询、更新证书,帮助客户实现有效的内部事务管理。
企业在网上银行的运用中,能充分发挥网上银行在对账和划款实时性上的优势。利用网上银行的自动对账功能,出纳日清月结的对账压力就可以直接通过网上自动对账功能解决,坐在办公室付款更是节省了出纳的工作时间,提高了工作效率,使出纳的工作迈上了一个新台阶;另外,也方便了个人借支和报销,同时也给企业业务来往的付款带来了方便,实现了款项的及时到账和安全性,也让资金的管理者能随时查看账上的余额和回款情况,及时掌握企业的资金运作状态,资金管理网上银行的引进是资金管理的一个飞跃。
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