X X X X 食 品 集 团 有 限 公 司 企 业 标 准 Q/RHSG 1504—XXXX 代替 Q/SHG 1504-xxxx 资料管理规定
XXXX - 05 - 09 发布 XXXX - 05 - 10 实施 XXXX 食品集团有限公司
发 布
Q/RHSG 1504—2013 I 前
言 本标准按照 GB/T 1.1《标准化工作导则
第 1 部分：标准的结构和编写》给出的规则起草。
本标准由公司标准化委员会提出并审核 本标准附录A-附录F均为规范性附录 本标准起草单位：
本标准主要起草人：
本标准批准人：
本标准于XXXX年9月28日首次发布，于2013年5月9日第二次发布。
Q/RHSG 1504—2013 II 修改履历表
版次
章节
条款
修改内容或记录号
修改人
（起草人）
批准人
修改日期
（发布日期）
实施日期
Q/RHSG 1504—2013 1 资料管理规定 1 范围 本标准规定了资料管理的术语和定义、职责、资料的搜集、订购、登记、建卡、编目、上架和日常管理。
本标准适用于本公司资料的管理。
2 术语和定义 2.1 资料 是指公司在生产经营中涉及的科研、技术、生产、经营和管理方面的专业性书籍、手册、目录、标准、标准汇编、标准化书籍、技术性法规、杂志期刊、声像资料等的统称，以下简称资料。
3 职责 3.1 资料管理部门负责资料的搜集、订购、登记、编目、建卡、上架和日常管理以及资料申购的审核。
3.2 各相关部门协助资料管理部门做好资料的搜集、订购工作。
3.3 各资料借阅人负责资料借阅期间的维护保管工作，保证资料完好无损、不丢失。
3.4 资料分管部门领导负责申购资料的审批。
3.5 财务部门负责订购资料款项的办理。
4 总则 4.1 公司资料统一由资料管理部门集中管理。
4.2 各部门搜集到的资料及购买的资料（包括外出学习培训、参观考察等得到的资料）均应交资料管理部门统一保管、利用。
5 资料的搜集、订购、登记、分类、建卡、编目、上架 5.1 资料的收集 5.1.1 应根据公司生产、技术、经营和管理等方面的需求，适时进行资料的搜集，保证资料在数量上的充分性和内容上的有效性。
5.1.2 资料的搜集途径和方法主要有 5.1.2.1 根据《科技新书目》向当地新华书店搜集； 5.1.2.2 通过“征订单”进行搜集； 5.1.2.3 与资料出版发行部门联系搜集；
Q/RHSG 1504—2013 2 5.1.2.4 向有关协会、信息网、专业研究机构及政府有关部门联系搜索. 5.1.2.5 利用各部门人员出差、开会、学习、培训班、参观考察等活动搜集相关资料； 5.1.2.6 通过关系向相关企业索要。
5.1.3 资料的搜集应根据需求情况编制搜集计划，并按计划分清轻重缓急安排搜集。
5.2 资料的订购、登记 5.2.1 资料的订购可通过《科技新书目》、征订单进行订购，也可以直接到新华书店、书展及其他途径进行购买。
5.2.2 资料的订购必须严格按照申购审批程序进行，经批准后的申购方可组织购买。
5.2.3 资料的购买分计划购买和临时性购买，计划购买是为补充藏书由资料管理部门根据技术、生产、经营、管理的需要和各部门要求提出年购买计划（必要时亦可订出季、月计划）经总经理审批后实施采购；临时性购买由各需求部门提出申请并填写“科技资料申购单”（见附录 A），首先送资料管理员审核，对资料是否有馆藏或已订购进行核实并签署意见，然后送资料分管部门负责人审批（对一次订购额在 1000 元以上者应报总经理审批），批准同意后转资料管理员进行订购登记（登记表见附录 B），最后交财务部办理汇款或报销。
5.2.4 对未经批准自主购买的资料，若要报销，购买者应将资料交资料管理部门并履行本标准 5.2.3规定的审批手续后方可报销。
5.2.5 资料订购发票背面必须有经办人及资料管理员签名后方准进帐或报销. 5.2.6 当申购资料收到后，资料管理部门应在“资料订购登记表”（见附录 B）上作出标识（注明收到的时间、数量等内容）。
5.3 编目、建卡、标识、上架 5.3.1 搜集到的资料应按“资料分类代码表”（见附录 D）的规定进行分类编制馆藏目录（如经营、管理类资料馆藏目录、财会、经济类资料馆藏目录……）,其格式和内容见附录 C. 5.3.2 所有资料均应编制借阅卡，借阅卡的格式与内容见附录 E，且借阅卡必须装于资料封底内侧的卡袋内。
5.3.3 所有资料均应在封面（封面太光滑时允许在第一页处）和封底卡袋上盖“资料编号章”，并填上相应的编号（与馆藏目录编号一致），“资料编号章”内容与形式如图 1 所示。
图1
图2 5.3.4 其中“总号”栏用四位阿拉伯数字表示馆藏资料的总册数顺序号（如 0100 表示为馆藏第 100册资料）；类号用带类别号（见附录 D）和三位阿拉伯数字表示该类资料的总种数顺序号表示，当同一种资料有几册时，其顺序号相同，但应在顺序号之后加带圆括号的顺序号[如(1)、(2)、(3)…]注明同种资料的顺序[如 A098（2）]。
5.3.5 所有资料都必须在封面、目录页（多页时在第一页）、第一页及中间页的两到三处盖上“福建xxxx 食品集团有限公司资料专用章”（其内容和形式见图 2）。
5.3.6 所有资料在完成编目、建卡、标识后，应将其分类放置在资料架（柜）上，且在资料架（柜）上作相应的分类名称标识。
5.3.7 对标准文本(汇编除外)应采用盒装,并在盒的正面和左侧面分别列出盒中标准的编号,对编号连续的,可只列头尾编号并在中间加波浪号“～～”。
总号 ××××
类号 ××××（×）
福建容和盛食品集团有限公司 资料专用章
Q/RHSG 1504—2013 3 5.3.8 标准文本盒装应同级标准(如 GB、NY、SN„企业标准)装于同一盒内,且按标准顺序号排列. 6 日常管理 6.1 借阅管理 6.1.1 公司资料原则上只借给本公司职员、非本公司职员需借阅，应经资料分管部门领导批准方可外借，且应规定归还期。
6.1.2 借阅资料时借阅人必须在“资料借阅卡”上写明借者、借期等内容，归还后资料管理员应在还期处写明归还日期。
6.1.3 资料借阅卡应以借阅人为单位用橡皮筋绑扎，且同一部门放在一起，以便查阅。借阅卡应妥善保管，并有防盗措施。
6.1.4 期刊杂志一般不设借阅卡，需借阅者在“期刊杂志借阅登记本”上登记，写明期刊名称、期号、借阅日期、签名等内容即可。
6.1.5 资料借阅期一般不超过一个月，对于业务常备资料允许长期借用，但公司需要调用时应及时归还。
6.1.6 借阅人对所借阅资料应妥善保管，保持资料完好无损，严禁撕破、撕去及严重脏污等影响资料使用的现象发生，否则将由借阅者赔偿。
6.2 资料整理 6.2.1 应经常性地对资料架（柜）上的资料进行整理，保证资料按类放置、摆放整齐有序，查找方便。
6.2.2 对资料和资料架应经常进行清扫、擦洗，保持资料和资料架（柜）的清洁、干净。
6.2.3 对期刊杂志的摆放应方便查阅，并应及时将新到期刊放置到期刊架上，把旧期刊收集起来集中管理。
6.2.4 各种期刊杂志应在第二年一月底前以年度为单位装订成合订本，并办理借阅卡。
6.2.5 对于声像资料应采用袋装或盒装并进行相应标识。
6.2.6 对公司馆藏资料应每年清点和核对一次，对资料馆藏情况（资料类别、数量、遗失情况等）作出总结并上报分管领导。
6.2.7 资料管理员每年末应对当年在购买资料种类、数量、资金开支情况进行统计并作出总结上报资料管理部门负责人。
6.2.8 资料管理员应对馆藏资料适时进行时效性检查,对过时资料应及时挑出处理,对标准文本、标准汇编、标准目录和标准化法规应跟踪版本的有效性及更改信息,对被替代或作废的标准资料应及时进行更替,对有更改信息(更改通知单)的应及时进行更改与传递,以保证馆藏标准及各部门使用的标准的有效性。
7 丢失、损坏赔偿 7.1 借出的资料一旦丢失或损坏（撕破、缺页、严重脏污等）,责任者必须填写“资料丢失、损坏处理单”（见附录 F），经资料管理员核实后，送资料管理部门负责人裁定赔偿。
7.2 一般性资料丢失其赔偿原则按资料价格赔偿，对重要的稀有资料应依据其价值加倍赔偿，具体幅度由资料分管部门负责人裁定。
7.3 对资料损坏的赔偿，应依据资料被损坏的程度和可再利用性确定赔偿幅度，具体幅度由资料管理部门负责人裁定。
Q/RHSG 1504—2013 4 A
A
附 录 A （规范性附录）
资料申购单 A.1 资料申购单见表A.1 表A.1 资料申购单 序号 申购资料编号、名称 单价（元）
申购数 金额（元）
备注
申购部门
申购人
申购日期
申购部门意见
负责人：
年
月
日 资料管理员意见
签名：
年
月
日 资料管理部门意见
负责人：
年
月
日 本表保管部门：资料管理部门；保存期：2年。
Q/RHSG 1504—2013 5 B
B
附 录 B （规范性附录）
资料订购登记表 B.1 资料订购登记表见表B.1 表B.1 资料订购登记表 序号 资料编号、名称 订购数 单价/金额 发行单位、地址、邮编、 联系人 联系 电话 订购
日期 经办人 收到
日期 备注
本表保管部门：资料管理部门；保存期：3年。
Q/RHSG 1504—2013 6 C
C
附 录 C （规范性附录）
资料馆藏目录 C.1 资料馆藏目录见表C.1 表C.1 资料馆藏目录
类别:
序号 资料编号、名称 数量 馆
藏
编
号 备
注 总
号 类
号
本表保管部门：资料管理部门；保存期：长期。
Q/RHSG 1504—2013 7 D
D
附 录 D （规范性附录）
资料分类代码表 D.1 资料分类代码表见表D.1 表D.1 资料分类代码表 分
类 代 码 分
类 代 码 经营、管理类 标准类 财会、税务、经济类 畜禽饲养、屠宰类 畜禽饲料及其加工类 质量、计量、检验、试验类 A B C D E F 机械、电气、动力设备类 工程土建类 计算机技术及信息处理类 声像资料类 其他类 J G H K Q
Q/RHSG 1504—2013 8 E
E
附 录 E （规范性附录）
借阅卡 借阅卡见表E.1 表 E.1 借阅卡
书名：
书码：
编号：
借
者 借
期 还
期
Q/RHSG 1504—2013 9 F
F
附 录 F （规范性附录）
资料丢失、损坏处理单 F.1 资料丢失、损坏处理单见表F.1 表 F.1 资料丢失、损坏处理单 资 料 名 称
馆藏编号
数量
价格
丢失、损坏
原
因
责任人：
年
月
日 丢失、损坏
部门意见
负责人：
年
月
日 资料管理员 意见
签名：
年
月
日
资 料 管 理 部 门
意见
负责人：
年
月
日 本表保管部门：资料管理部门；保存期：1年。
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