育才 职业中专（技工）学校行政公文处理办法
第一章
总
则
第一条
为进一步规范行政公文处理工作，提高公文质量和办文效率，根据《国家行政机关公文处理办法》，结合学校实际，制定本办法。
第二条
行政公文是有法定效力和规范格式的公务文书，是进行行政管理的重要工具。公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。公文处理应坚持实事求是、精简高效的原则，严格执行国家法律、法规和有关规定，做到及时、准确、安全。
第三条
行政办公室是我校行政公文处理的管理机构，并负责指导各处室、专业科的行政公文处理工作。
第四条
处室、专业科负责人高度重视公文处理工作，加强对本部门公文处理工作领导和检查，应明确固定人员负责公文处理工作。
第二章
公文种类
第五条
常用公文种类 （一）决定：适用于对重要事项或重大行动做出安排；奖惩有关部门人员；变更或撤销下属部门不适应的决定事项。
（二）通知：适用于批转下发部门的公文；转发上级机关和不相隶属机关的公文；传达要求下属部门办理和需要有关单位阅知或执行的事项；任免人员。
（三）通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。
（四）报告：适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。
（五）请示：适用于向上级机关请求指示，批准。
（六）意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。
（七）批复：适用于答复各部门的请示事项。
（八）函：适用于不相隶属机关之间的商洽工作，询问和答复问题，请求批准或答复有关事项。
（九）会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项。
第三章
公文格式
第六条
文件格式一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送部门、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、印发机关和印发日期等部分组成。
（一）发文机关标识既版头、文头，由学校全称加“文件”二字构成，采用大号宋体字在公文首页上端套红标识。
（二）发文字号由发文机关代字，单位和序号组成，由行政办公室指定专人统一编写，如“XX 字〔2011〕1 号”。我校常用的行政公文发文字号应有 XX 字、XX 党字、会议纪要等。未编号但以学校或行政办公室名义印发的公文具有同等效力。
（三）上行文须标识签发人姓名（上行文指向具有隶属关系的上级领导、领导机关报送的文件，如“请示”、“报告”、具有请示性的“意见”）。
（四）文件标题由“发文机关+内容+文种”构成，应准确简要地概括公文的主要内容并标明文种。如“育才职业中专学校关于×××的通知”。文件标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。
（五）主送机关指导文件的主要受理机关，应当使用全称或规范代简称，统称。在标题之下靠左顶格标注。如“县人社局”、“各处室、专业科”。
（六）文件如有附件，应注明附件顺序和名称。附件序号使用阿拉伯数字，附件名称后不加标点符号。附件在正文左下标注。如“附件：1、”。
（七）成文日期以校领导签发的日期为准，应使用汉字写全具体的年、月、日，不得使用阿拉伯数字。
（八）附注指需要说明的其他事项。文件如有附注，应加圆括号标注，标注于主题词上方，成文日期左下方。
（九）文件必须标注主题词，印发机关和印发日期。印发机关一般为“育才职业中专学校行政办公室”和“育才职业中专学校党总支办公室”，印发日期以文件打印日期为准，用阿拉伯数字标识。
（十）抄送机关，指除主送机关外需要执行或知晓文件的其他机关，在主题词下方。如“抄送：县规划局、县国土局、县建设局”。
（十一）除“会议纪要”和电报外，公文应加盖印章。联合上报的文件，由主办机关加盖印章；联合下发的文件，发文机关都应加盖印章。印章应端正、清晰，做到上不压正文，下压成文日期。各公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应调整理行距、字距，务使印章与正文同处一面，不得采用标识“此页无正文”的办法。
第七条
公文按规定采用国际标准 A4 型（210mm*297 mm）纸双面打印，每页 22 行，每行 28 个字，左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。
第四章
行文规则
第八条
行文关系，根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。部门报送学校的公文，所属部门应签署明确意见。
第九条
学校统一对外行文，各职能部门不得自行对外正式行文。职能部门职权范围内的工作如需正式对外行文，可由学校或办公室转发。
第十条
“请示”应一文一事，一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应用抄送形式。“请示”应在附注处注明联系人的姓名和联系电话。“报告”不得夹带请示事项。
第十一条
“意见”文种可以用于上行文、下行文和平行文。作为上行文，应按请示性公文的程序和要求办理，作为下行文，文中对贯彻执行有明确要求的，下级机关应遵照执行，作为平行文，提出的意见供对方参考。
第五章
发文办理
第十二条
发文办理指制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、用印、登记、分发等，具体办理程序：
（一）部门拟稿人草拟文件； （二）部门领导审核并签署意见； （三）行政办公室核稿； （四）拟搞部门修改； （五）校领导签发； （六）办公室复核，确定文号，印制文件并加盖印章； （七）下发、传送或上报文件。
第十三条
制发文件要坚持少而精的原则，既要提高质量，也要控制数量。凡是可以用于电话、协商、原件批回等方式解决的问题不发文件；凡是可以用便函解决的问题，不发正式文件；属于部门职权范围内的事务，不以学校名义发文或者批转；各部门的情况报告、调查报告、工作部署等，一般不以学校名义批转或转发。
第十四条
草拟文件要求 （一）符合法律、法规、规章及其他规定，准确体现发文意图，注意政策的纵向连续性和横向一致性。提出新的政策、规定，要切实可行并加以说明。
（二）情况确实，观点明确，表达准确，结构严谨，条理清晰，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。
（三）文件的文种应根据行文目的、文件的职权和主送机关的行文关系确定。
（四）人名、地名、数字准确。引用公文应当先引标题、后引文字号。引用
外文应注明中文含义。日期应写明具体年、月、日。
（五）结构层次亭数：第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1、”，第四层为“（1）”。
（六）应使用国家法定计量单位。
（七）文件使用非规定化简称，应先用全称并注明简称；使用外文名称或其缩写形式，应在第一次出现时注明准确的中文译名。
（八）文件中的数字除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语名中作为词素的数字必须使用汉字外，应使用阿拉伯数字。
第十五条
文件送校领导签发前，应由部门负责人进行审核。审核的重点是：是否确需行文，涉及其它部门的事项是否已协商，行文方式是否恰当，是否符合规定的文种、文件格式、行文规则和拟制文件的有关要求。
第十六条
以学校名义制发的上行文，由分管领导审核，由学校主要负责人或主持工作的负责人签发；以学校名义制发的平行文或下行文，由学校主要负责人或由主要负责人授权的其他负责人签发；以职能部门名义制发的公文，由校级分管领导签发。公文一经签发，不得更改，如需改动，应报签发人审核。
第十七条
发文正式印制前，应送行政办公室进行复核，复核的重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，文件格式是否规范，书写及所用纸张和字迹是否符合存档要求等。经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序复审。
第六章
收文办理
第十八条
收文办理指对收到校外公文的处理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等。具体办理程序：
（一）行政办公室指定专人接收校外来文并登记、编号、填写传阅单。
（二）行政办公室或党办负责人提出拟办意见。
（三）学校主要负责人或分管领导批示。
（四）行政办公室或党办指定专人按领导批示通知有关部门办理或送有关人员传阅。
（五）向校领导反馈办理情况。
第十九条
凡署名本校的公文、函电等校外行政来文均由行政办公室统一签收，校内任何部门收到上级正式行政公文，或外出开会带回正式行政公文，应先交由行政办公室登记，后按程序流转，不得直接签批或传阅。
第二十条
审批公文时，对有具体请示事项或要求的，签批人应明确签署意见、姓名和审批日期，其它审批人圈阅视为同意；没有请示事项或要求的，圈阅表示已阅知。
第二十一条
承办部门收到交办的公文后，必须在文件规定的时限内及时办理，办理部门负责人要在传阅单上写清楚情况并签名；不需办理仅需阅知的，传阅者应在传阅单上签名；对于不属于本部门职责范围或不宜由本部门处理的，要及时退回行政办公室并说明理由。
第二十二条
公文办理中遇有涉及其它部门职责事项，主管部门应主动与有关部门协商。如有分歧，主管部门负责人要出面协调，不能取得一致时，可以提出明确意见报校领导审批裁定。
第二十三条
文件的传阅要通过行政办公室指定的专人办理，各部门间不得自行传送，以防差错。已办结的公文，办理部门应及时交回行政办公室。
第二十四条
送负责人批示或交有关部门办理的公文，行政办公室负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办并及时向校领导反馈办理情况。
第七章
公文管理
第二十五条
公文处理完毕后应及时整理（立卷）、归档，定期向档案人员移交，个人不得保存应当归档的公文；不具备归档和存查价值的公文，应经行政办公室内批准，定期销毁。
第二十六条
公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。
第二十七条
凡学校发送的公文，各处室、专业科要设专人接收和保管。凡属规章制度性的或涉及本部门的学校文件要妥为保存。
第二十八条
公文处理必须严格遵守《中华人民共和国保守国家秘密法》及有关保密法规，确保党和国家秘密的安全。上级机关的公文，除涉及和注明不准翻印的以外，经主管校级领导同意，行政办公室可以翻印、复印、转发，按正式文件管理。
第八条
附
则
第二十九条
本办法由行政办公室负责解释。
第三十条
本办法自下发之日起执行。