公文管理制度（试行）
第一章
总则
第一条
目的 为使公司公文管理工作做到准确、及时、安全、规范，特制定本制度。
第二条
适用范围 本制度适用于浙江„„控股集团及各子分公司。本制度中公文是指公司正式印发的各类决定、决议、通知、通报、报告、请示、函、会议纪要等文件，以及公司收到的由政府及其他机构正式印发的各类文件。
第三条
职责分工 集团行政中心为公司公文管理的归口部门，包括公司发文的起草、初审、登记、 打印 、校对、流转、督办和归档工作，以及来文登记、传阅、督办、归档工作。
第二章
公文种类
第四条
决定、决议：适用于对重要事项或者重大行动做出的安排。
第五条
通知：适用于批准下级单位、转发上级单位和不相隶属关系单位的公文；发布规章；传达要求下级单位办理和需要有关单位周知或共同执行的事项；任免和聘用人员。
第六条
通报：适用于表彰先进、批评错误，传达重要精神和情况。
第七条
报告：适用于向上级单位或有关单位汇报工作、反映情况、提出意见或建议，答复上级单位的询问。
第八条
请示：适用于向上级单位或有关单位请求批示、批准的事宜。
第九条
批复：适用于答复下级单位请示事项。
第十条
函：适用于不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题；向有关单位请求批准、询问和答复问题。
第十一条
会议纪要：适用于记载和传达会议情况和议定事项，以要求有关单位共同遵守执行。
第十二条
布告、公告、通告：对公众公布应当遵守或周知的事项用“布告”；向国内外宣布重大事件用“公告”；在一定范围内公布应当遵守或周知的事件用“通告”。
第三章
公文格式
第十三条
公文一般由版头、发文字号、标题、主送单位、正文、附件、印章、成文日期、附注、主题词、报送抄送单位等部分组成。
（一）版头（发文单位标识）由发文单位全称或规范化简称加“文件”二字组成，用小标宋体居中印在文件首页上端。版头文字一般用红色套印。
（二）发文字号由单位代字、年份和序号组成。如：“浙江„„控股集团”发文字号为“„„集【2015】×号”。发文字号用 3 号仿宋体字居中排布于发文单位标识处下空 2 行位置。文件格式见附件 1。
（三）公文标题位置于红色反线下空 2 行，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整、排列对称、间距恰当。公文标题除发布法规性文件加书名号外，一般不加标点符号。
（四）主送单位应明确具体。上行文应主送一个单位，如需要同时送其他单位，应用抄送形式，标列于抄送栏内；平行文主送单位，应根据要求写具体；下行文的主送单位应视公文内容和发送范围而定。
（五）正文是公文的主体部分，应符合国家法律法规和方针政策。表达力求简明扼要、开门见山、观点鲜明、用语准确、层次清楚、结构严密。引用公文先引标题，后引发文号，日期写具体的年月日。结构层次序列标示，第一层为“一”，第二层为“（一）”，第三层为“1”，第四层为“（1）”，第五层为“①”。
（六）公文如有附件，应在正文下空一行左空 2 字，后标全角冒号和名称。附件如有序号，则使用阿拉伯数字，如附件：1.x x x x x 附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第一行顶格标识“附件”，有序号时标识序号。
（七）文件除会议纪要外，一律加盖印章。用印位置在成文日期上侧，要求上不压正文、下要骑年盖月。
（八）文件的成文日期，以领导人签发的时间为准会议讨论通过的文件，以讨论通过的日期为准，并在标题之下、正文之前，用小于标题字号的另一种字体注明会议名称和通过日期，加上圆括号。成文日期用汉字年月日标识，如二〇一五年九月一日（“零”应写成“〇”）。
（九）“主题词”标注在文件末页下端、抄送栏上方。
（十）公文如有抄送，在主题词下一行，逐次下移一行排列，每行均应左空 1 字，后标全角冒号，抄送单位间用顿号隔开，回行时与冒号后的抄送单位对齐；在最后一个抄送单位后标句号。
（十一）会议纪要格式。其版头标识为用宋体“会议纪要”四字组成，参照文件版头设定，其具体格式见附件 3。
第四章
公文收发文处理
第一节
发文 第十四条
发文处理程序一般包括拟稿、审稿、签发、缮印、校对、用印、分发等。
第十五条
起草公文的要求
（一）要符合国家的方针、政策、法律，结合和上级有关规定。
（二）情况确实、观点明确、文字精练、条理清楚、层次分明、标点符号要正确、篇幅力求简短。
（三）草拟公文，应符合公文格式要求，使用黑色签字笔或兰墨色的钢笔、或电脑直接打印，字迹要清楚，文面保持清洁。
（四）公文使用法定计量单位，除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修饰色彩语句中作为词素的数字使用汉字外，其他使用阿拉伯数码。
（五）勿滥用简称，年月日、人名、地名、文件名称、事物名称，一般不要简称。
第十六条
公文审核
公司的文稿在送领导签发前，应由起草文件部门负责人审核后送行政中心审核。核稿重点：（1）是否需要行文；（2）是否符合政策法规；（3）提出的要求和措施是否明确具体、
切实可行；（4）处理程序是否完备，行文关系、公文格式是否正确。
第十七条
公文签发
公司行政文件，由起草部门的部门负责人审核、行政分管领导复核后由董事长签发。
第十八条
签发后的公文不得再作任何修改，若需修改，必须重新送签。
第十九条
公文签发后，由文秘人员负责打印、装订、盖章、登记、分发，见附件 4。
第二十条
公文校对以原稿为准，非承办人不得擅自改动原文。校对未发现的差错，由校对人员负责；校对后，打印人没有改正的，由打印人负责。
第二十一条
公文办理完毕后，要及时送交集团行政文秘人员整理立卷，正式文和原稿一并归档，个人不得私自保存应归档的文件。
第二十二条
文件传递过程中，必须办理登记、签收、注销等手续，并按照收文簿检查归档。属于资料性文本的，办理签收手续见附件 5。
第二十三条
董事会机构及经营管理部门除特殊情况，一般不对外发文。经营管理各部门对所属企业发文仅限于联系业务函，如通知上报有关材料、告之相关规定要求、召集相关业务会议等，发文字号的编写，各部门标识示例：浙江„„控股集团行政中心：之集行函【2015】×号；浙江„„控股集团财务部：之集财函【2015】×号。
第二节
收文 第二十四条
收文处理程序一般包括登记、分办、拟办、批办、催办等。
第二十五条
上级单位发来的文件、电报、资料和业务单位发来的文件、函件，均由文秘人员统一签收、开拆、登记、呈阅、分发，并按不同类别进行分类处理。收文处理单见附件 6。
第二十六条
内容重要的急件，应由行政中心及时呈送有关领导阅批，如领导不在本单位时，要及时电话请示妥善处理。各部门收到急件时，应在规定的时间内（一般不超过3 天）答复并退回文件至行政中心归档。
第二十七条
一般性公文，送行政中心由行政副总裁签批意见，再送给有关部门办理或送领导批示后办理。行政副总裁在签批公文时，认为无需送领导阅批的一般公文，可根
据公文内容和性质直接批有关部门阅办。对要办理的一般性文件，一周内应办理完毕并退回文件。需要研究而不能马上处理的，也要先书面或口头简要回复。
第二十八条
行政文秘人员对有领导批示的公文及本公司发出的文件，要认真督促、催办，以防积压或漏办。各公司、各部门对上级或有关单位发出的文件，需要汇报贯彻执行情况的，应及时汇报。
第二十九条
承办人应根据文件规定的传阅范围或领导指示，安排传阅或办理。领导人之间不宜直接横向传递，以免积压或传失。
第三十条
领导参加重要会议带回的文件资料，在传达后，将文件资料交行政文秘人员归档。
第三节
文件的传阅与催办 第三十一条
传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回住所和公共场所，不得转借他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。文件传阅登记表见附件 7。
第三十二条
阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件交文秘保管人，阅批文件一般不得超过 2 天，阅后应签名以示负责。如有领导批示、拟办意见，行政中心应及时责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。
第三十三条
阅文时不得抄录和复印文件，如确系工作需要借阅的，需办理借阅手续，以防止丢失泄密。
第三十四条
文件阅完后，应及时交还文秘人员。
第三十五条
文秘人员对文件流转负有催办检查督促的责任，承办部门接到文件及函电应立即指定专人办理，不得压放文件。如需复印备查，应经行政部批准，原件应送交行政部。
第三十六条
行政文秘人员对承办的公文应抓紧催办，定期对相关文件进行收缴清退工作。一般为月底一小清、季末一中清、年终一总清。如发现文件丢失，必须及时查明原因和责任人，并如实向领导报告。
第三十七条
各部门应指定专人负责文件收交、保管、保密、催办检查工作。
第五章
附则
第三十八条
本制度由集团行政中心负责解释。
第三十九条
本制度自发文之日起执行。
第四十条
本制度试行期为一年，试行期满，如无修订，不再另行颁布。
附件：1、发文
2、发文审批单
3、会议纪要
4、发文登记表
5、来文收转登记表
6、收文处理单
7、文件传阅登记表
浙江„„控股集团
浙江……控股集团 文件
……集【2015】×号
××××××××××××××( ( 建议用小 2 2 号宋体字) )
××××: ××××××××××××××××××××××××××××××××······。
附件：（用小 3 号仿宋体字标识“附件”）
二〇一五年×月×日
主题词 ：××
××
抄送：××××用小 3 号仿宋体字标识“抄送”
浙江……控股集团
2015 年×月×日印发
附件 2 2
附件 1 1
浙江„„控股集团发文审批单
标题：
文件编号：
附件：
主送：
主办部门：
抄送：
拟稿：
核稿：
分管领导：
董事长：
发文日期：
处理意见：
会 会 议 纪 要 要
【 2015 】X X 号
浙江„„控股集团
二〇一五年×月×日
会议纪要
×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××······。
抄送：×××、×××
×××××
附件 3 3
发
文
登
记
表 表
登记人：
发文日期
收文单位
文
号
标
题
份数
签收人
签收时间
退文经办
签字
退文
时间
附件 4 4
来文收转登记表
日期
来文单位
文
件
名
称
签收人
转交部门
接收人
备注
附件 5 5
收文处理单
2015 年
X 月 X 日 来文单位
文号
文件标题
主要内容
附
件
初
步 处理意见
年
月
日 领导批示
年
月
日 处理结果
年
月
日 附件 6 6
文件传阅登记表
文件名称
发文部门
传阅范围
阅后签名 时 时
间 阅后签名 时 时
间
附件 7