基于Excel服务器的保密管理系统的设计与实现
摘要：随着科技与信息化技术的不断发展，运用信息化手段提高管理水平已成为当前的趋势和方向。目前，保密工作基本都处于传统的管理状态，工作效率、管理水平不高，保密管理人员不能够适时掌握保密管理状态，所以设计开发一套保密管理系统具有十分重要的意义。本文采用基于“模板”的Excel服务器，介绍了保密管理系统的设计与实现。
关键词：Excel服务器；保密管理；信息系统
1 系統功能需求
1.1 实现保密业务流程信息化
在优化保密业务流程的基础上，能够通过电子表单、电子审批等电子流程实现纸质表格的审批过程。
1.2 实现保密档案电子化
一方面将相关纸质档案扫描成电子文件上传至保密系统中，另一方面各种业务流程单据直接作为保密电子档案留存。
1.3 实现数据共享与受限访问
通过用户权限的设置，控制数据的共享与受限访问，确保保密工作人员能够共享保密数据，同时各部门保密工作人员能够受限访问各自部门的相关数据。
2 系统功能设计
2.1 系统架构（见图1）
2.2 系统设计思想
保密管理系统的设计思想是可供全公司涉密人员使用，涵盖所有保密工作，并方便各级保密管理人员使用和管理，且能适时反映单位保密工作状况，及时更新各种保密工作管理台账，对所有保密工作相关活动进行闭环管理。
2.3 系统模块设计
系统模块设计如图2所示，各业务模块功能描述如下。
（1）涉密人员学习与自查。主要记录每月涉密人员学习心得和每月涉密人员自查。
（2）保密责任。主要实现包括法人或主要负责人、分管保密工作负责人、其他负责人、涉密部门或项目负责人、涉密人员的履职档案资料。
（3）保密组织机构。主要实现包括保密委员会、保密处及保密员等相关档案资料。
（4）保密制度。有效的保密制度静态显示由保密管理部门发布及更新；二级制度由各部门发布及更新；专项制度由各项目主管部门负责发布和更新。结构化显示国家和公司内全部有效的各级保密制度，员工可根据权限进行查阅。
（5）涉密载体管理。可实现从涉密载体产生到销毁全过程的闭环管理。涉密载体制作、使用、携带、外发、归档、销毁的数据均可适时保存，并方便查询统计。每位员工拥有自己的涉密载体台账，可以分权限进行部门和公司涉密载体载体数据的查询统计。主要实现涉密载体台帐管理、涉密载体外带审批、涉密载体移交审批及涉密载体销毁审批等功能。
（6）重要部门部位管理。可适时查询统计各重要部门的技术防范措施信息，包括外单位人员进入保密重要部门情况等。
（7）存储介质台账（数码介质）。主要实现数码相机台帐、数码照相存储卡台帐、摄像机台帐、摄像机存储卡台帐、录像带台帐、录音笔台帐等管理等功能。
（8）通信及办公自动化设备台账。主要实现传真机、复印机及晒图机台帐管理。
（9）涉密会议管理。主要实现涉密会议方案申报和检查、重大专项涉密活动申报和检查。
（10）外场试验。主要实现外场试验前的申请审批。主要实现外场试验审批管理。
（11）保密检查。主要用于实现保密检查各类档案资料的存储，同时实现保密整改通知单、保密整改完整情况等流程的填报，并实现保密检查数据的统计功能。
（12）奖惩与考核。主要用于实现保密考核、保密奖励与保密惩罚资料的管理。
（13）保密条件保障。主要实现保密各类经费的明细功能。
（14）安全保密设备管理。主要实现碎纸机、电子密码文件柜、手机柜、会议屏蔽机等设备的台帐管理，实现设备的申请、借用、维修和报废。
（15）保密工作记录簿。主要由各部门保密员进行填写，记录各单位保密工作开展情况，包括年度计划总结、培训记录、检查记录、会议记录及相关学习与自查的统计功能。
（16）保密片区工作。可实现6个保密片区工作计划、工作总结及会议纪要等管理工作。
（17）基础信息。可实现人员信息、机构信息等基础信息的采集工作。包括实现系统用户和机构新增、变更、注销等功能。主要用于实现机构、人员及系统用户等基础信息管理工作。
3 系统实现
保密管理系统主界面如图3所示。
4 结语
使用Excel服务器设计开发保密管理系统，采用“模板”式开发理念，搭建成符合企业内部保密业务实际的信息系统，能够满足企业日产保密工作需要，同时，提高了保密管理的水平和效率。
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（作者单位：南京长江电子信息产业集团有限公司）