谈怎样做好人防档案工作的保密
【摘要】档案保密工作是档案管理工作中的重要内容，必须从保管、利用等各个环节加以重视，同时要处理好档案保密与开放的关系，确保档案的完整与安全，文章对此问题谈了一些见解。
【关键词】档案工作；人防部门；保密工作
【中图分类号】 XZ16 【文献标识码】A
【文章编号】1674-1145（2008）03-0059-02
档案工作中的保密是一项重要的基础工作，人防部门涉及到国防、军事等领域，工作文件涉密多、层次高，保密工作显得尤为重要。若在文件尚未解密之前就泄密出去，将造成很大危害。下面就人防部门档案的保密工作提几点看法：
一、档案保管过程中的保密工作
（一）做好档案库房管理中的保密
档案的库房管理是档案保密的重点。档案库房应按照国家有关规定单独兴建，从档案保密的角度来看，不宜将库房设在办公楼的最底层，库房门窗等应专门加固，以防盗窃。还应尽量做到库房与办公室分开，库房与阅览室分开。档案库房应指定专人负责管理，制定严格的库房管理制度，无关人员一律禁止入内。档案库房的科学管理，是做好档案保密、维护档案安全的基本保障。
（二）绝密档案的管理和保密
绝密档案是党和国家的核心秘密，它关系到党和国家的安全，关系到国家的政治活动、军事活动和经济发展的成败。因此，为确保国家核心秘密的安全，必须管理好绝密档案。
1．绝密档案应与非绝密档案分别保管。要设保险柜、保险锁、防盗器，从保管条件上确保绝密档案的安全。
2．提高绝密档案管理人员的素质。绝密档案管理人员具有特殊的地位和身份，有知密早、知密多、知密深的特点。他们对保守党和国家的秘密负有比一般工作人员更为重大的责任，因此，档案保密工作好与坏，档案管理人员的素质是个关键。绝密档案管理人员必须有较强的责任心、事业心和高度的保密意识，要有严谨的工作作风，经手的事情手续清楚。由于档案管理人员经常接触党和国家大量的秘密，这些秘密随着主人的社会活动被带到各个复杂的场合，往往一句话，说者无意，听者有心，在不知不觉中就泄露了秘密。所以档案人员无论在什么场合，都应做到守口如瓶，把保守国家秘密做为自己的神圣职责和应尽的义务。
3．加强绝密档案的日常管理。绝密档案的调阅、移出、销毁等应严格按规定手续办理，必须经指定领导人审批，认真履行登记、签字手续，任何人无权擅自调阅。绝密档案使用完毕后应及时清对、检查，发现失密、泄密问题，应及时查明原因，进行补救。
（三）做好档案的保管期限与保密期限的区分工作
确定保管期限的原则是，正确分析和鉴别档案内容的现实作用和历史作用，根据本单位工作的需要和为国家积累历史文化财富的需要，全面确定档案的保存价值，准确地判定档案的保管期限。而保密期限是根据国家秘密事项在一定时间内，如被泄露，将对国家的安全和利益造成的危害来确定的，它表示该国家秘密事项在其确定的期限内，受国家有关保密法律、法规的保护，产生法律效力的时限。《国家秘密保密期限的规定》中规定：除有特殊规定外，绝密级事项不超过30年，机密级事项不超过20年，秘密级事项不超过10年。保密期限在一年及一年以上的以年计，在一年以内的以月计。这里所说的“特殊规定”是指制定保密范围的中央、国家机关可以规定有关保密范围中某类事项的保密期限为“长期”。对规定为“长期”的国家秘密事项，在授权机关做出解密前，其他机关、单位应当对其采取长期的保密措施，不得擅自决定解密和随意对外提供。
（四）严格履行档案工作人员的职责
档案工作人员的职责，就是要维护档案的完整与安全, 做到档案不坏、不丢、不散、不乱。不坏，就是使档案保管得完好无损，不致因各种不利因素而使档案损坏。对已经破损的档案，要及时抢救。不丢，就是使档案绝对安全，不致因工作疏忽而使档案遗失或被窃，不仅保证档案实体安全，也要保证档案内容的安全。不散，就是要求档案的保管相对集中，不致因档案的分散保管而使档案管理不便，甚至造成档案损坏或丢失等严重情况。不乱，就是要求档案保管工作有条不紊，档案排架整齐规范，有规可循，有目可查，档案保管人员要持之以恒，时刻警惕，防止档案的损坏，确保档案的安全，为档案工作提供物质基础。
二、做好档案利用过程中的保密工作
（一）做好档案利用中的监督工作
档案利用监督是做好档案利用过程中保密工作的一项重要措施，它能有效地发现并制止纠正档案利用过程中不利于档案保密的各种不良行为，从而做到既能利用档案，又能保证档案的完整与安全。档案利用监督可以从几个方面实施：
1．制度建设。档案利用规章制度一般有查（借）阅制度、复制制度等，根据实际情况，对不同层次的利用人员确定不同利用范围，规定不同的审批手续，使提供利用工作有章可循。在大力开展档案利用工作的同时，确保不失密、不泄密及文件的完好无损，档案利用规章制度的条文应严密而简明，便于执行落实，并在实践中不断加以完善。
2．队伍建设。档案工作人员对档案的安全负有直接责任，必须具有较高的素质。一是政治素质，具有高度的政治责任感和全心全意为人民服务的精神，热爱档案和档案事业，慎重考察，把优秀的同志选调到档案工作岗位上来；二是业务素质，要具备专业知识，熟悉所保管的档案内容，熟悉档案法规，进一步加强业务基本功训练，包括熟悉掌握计算机应用技能。此外，还要有较强的工作能力和敏锐的观察能力，善于做利用者的工作，能独立解决利用中出现的一般问题。
3．监督措施。做好利用监督，要做到三勤：一是嘴勤，勤宣传利用档案的制度与规定，勤与利用者交谈，掌握其利用目的与动机；二是眼勤，勤观察动态，置每个利用者于视觉之中；三是手勤脑勤，勤分析利用者的情况和利用效果，勤检查被利用的案卷，勤督促利用登记制度的落实。要在利用者离去之前，仔细检查翻阅被利用过的案卷和文件，发现问题及时查处，并在利用登记簿上备注说明。对于损毁档案较为严重的违法行为，应及时报告有关领导，以便及时查处，挽回损失。传递档案时，应严格履行转递手续，严密包封，通过机要交通转递或派专人送取。有条件的档案馆（室）还可以安装摄像监视器。
（二）正确处理好档案保密与利用的关系
由于各种原因，档案工作普遍存在着重保轻用、利用不足的现象，由此产生一些弊端：大批档案得不到充分的利用，甚至有些很有价值的档案长期被束之高阁，变成一文不值的废纸，造成档案浪费；领导不能及时全面地了解情况，有效地利用档案；档案管理人员的管理价值也难以在利用档案的效果中体现出来。因此，在严格做好保密工作的同时，切实完善工作职能，为领导决策提供服务。机密档案应该保密，但保密的目的之一是为了利用，是有时间、地点、范围限制的利用，保而不用只会失去保的意义，失去档案的价值。当然，利用必须是在保密基础上的利用，无限制的利用会给党和国家的安全和利益造成危害。所以，对档案工作来说，保密与利用两者都十分重要，决不可偏颇。
三、做好档案开放中的保密工作
（一）做好档案的审查工作
审查工作是档案开放前的一项重要工作，其主要任务是科学而准确地区分、判定档案的开放与控制使用范围。对这项工作可以分三步：一是初审，档案工作人员根据标准，对开放期限内的档案逐件进行审查，初步判定开放与控制使用范围。二是中审，由具有较高政策水平和业务能力的同志，重点审查初审中没能判定开放与控制使用的部分档案，以确定其取舍。三是终审，由有关领导，根据初审和中审的情况，权衡利弊，进行综合分析、审查，最终决定与批准档案的开放与否。
（二）做好档案的解密工作
保密档案是有等级的，其划分等级是根据《保密法》规定，划分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。确定档案的密级，就是为了让档案工作人员根据不同的密级采取不同的管理措施，最大限度地提供利用档案。
（三）做好档案开放前的基础工作
1．提高开放档案案卷的内在质量。利用原有基础，进行系统整理，达到分类科学、组卷合理、编目清楚、排列系统的要求。
2．建立健全档号。要适应开放后检索与管理的要求。
3．编制检索工具。一是基础性检索工具，如《开放档案目录》；二是骨干性检索工具，如《开放档案卡片目录》；三是文字叙述性检索工具，如《开放档案全宗介绍》、《全宗卷》等，使开放档案的检索工具逐步形成以骨干性检索工具为主，以基础性检索工具为辅，以叙述性检索工具为必要补充的检索工具体系，实现检索途径的多元化。
4．准备好副本。对珍贵、重要的档案，应采取抄录、复印、照相等形式进行复制，搞好档案副本。
【参考文献】
[1]张爱仙，来晓东．试论档案保密与利用的关系[J]．山西广播电视大学学报，2007，（5）．
[2]王瑛．浅论档案保密工作[J]．云南档案，2007，（3）．
[3]武正洁．谈谈档案保密问题[J]．黑龙江金融，2005，（5）．
[4]魏岳林．关于档案保密管理问题的调查思考[J]．办公室业务，2003，（3)．