浅谈人防档案工作中的保密与利用
人防档案是一种非常重要的社会信息资源。它不仅记载着人防事业发展的历史，同时也为人防事业长远发展起到启迪作用。这类信息资源既要重视其载体的保管与保护，更要重视其所含信息的开发与利用，使之能实现信息资源共享。在社会逐步发展和进步的过程中，人防档案资源的重要价值逐渐为公众所认可，所以就涉及到档案保密以及利用工作的重要性，保密工作做得好与坏，会直接影响到党、国家的安全和人防事业发展。
1 做好人防档案管理过程中的保密工作
1.1 档案库房的保密工作
档案库房是人防档案管理的重要场所，库房设置必须以保密为重要前提，不是所有办公室都可以用作库房，从档案保密的角度来讲，库房与办公室应尽量分开，库房与阅览室分开。不应将库房设立在办公楼的最底层，库房门窗等应做专门的加固处理，防止盗窃。档案库房应制定严格的库房管理制度，指定专人负责管理，无关人员禁止入内。档案库房的科学管理，是做好档案保密、维护档案安全的基本保障。
1.2 绝密档案的保密和管理
人防绝密档案是党和国家的核心秘密，关系到国家的政治活动、军事活动和经济发展的成败，也关系到党和国家的安全。因此，要提高思想认识，加强政治认识、大局意识、责任意识，为了确保人防核心秘密的安全，必须要加强领导，周密部署，管理好绝密档案。
绝密档案管理人员的要有高度的责任感和保密意识。绝密档案管理人员具有特殊的身份和地位，有知密较早、知密较多、知密较深等特点，他们肩负着比一般工作人员对于保守党和国家秘密更重大的责任，所以，档案管理人员的素质在一定程度上决定了档案保密工作好与坏。绝密档案管理人员要有高度的保密意识、事业心和责任心。无论在什么场合，都应对国家的秘密守口如瓶，做到万无一失，将保守国家秘密作为自己的神圣职责和应尽的义务。
绝密档案要设置保险锁、保险柜、防盗器，且应与非绝密档案分别保管。从保管条件上确保绝密档案的安全。
要加强绝密档案的日常管理。调阅、移出、销毁绝密档案时要严格按着规定的手续办理，在经相关领导审批后，认真办理登记、签字等手续，不允许任何人擅自调阅。使用后的绝密档案要及时清对和检查，如发现有失密、泄密等问题，应及时查明原因，进行补救，杜绝复制和汇编绝密级档案现象的发生。
1.3 正确区分人防档案的保密期限
根据《国家秘密保密期限的规定》中规定：除有特殊规定外，绝密级事项不超过30年，机密级事项不超过20年，秘密级事项不超过10年。保密期限在一年及一年以上的以年计，在一年以内的以月计。这里所说的“特殊规定”是指制定保密范围的中央、国家机关可以规定的有关保密范围中某类事项的保密期限为“长期”。对于规定为“长期”的国家秘密事项，在授权机关作出解密前，其他单位、机关应当对其采取长期的保密措施，不得随意决定解密和擅自对外提供。
1.4 正确履行人防档案管理人员的职责
维护人防档案安全的与完整是人防档案管理人员的职责。人防档案管理的根本任务就是要到做到人防档案保管得完好无损。要对已经破损的人防档案，进行及时的抢救。做到不散，不乱，不丢失。不散，就是相对集中得保管人防档案，防止分散保管人防档案造成档案丢失或损坏等严重情况。不乱，就是要人防档案排架整齐规范，使档案保管工作有条不紊。不丢失，就是要保证人防档案实体内容安全，不致因工作疏忽等各方面原因而使档案遗失或被窃。人防档案保管人员要时刻警惕，持之以恒，防止人防档案的损坏，确保人防档案的安全，为人防档案保管工作提供坚实基础。
1.5 适应把握档案涉密情况的变化
人防档案的密级是根据文件的贯彻情况以及时间的推移而变化的，并不是一成不变的。可分为升密、降密、解密三种变化方式。其中大多数的变化，总的趋势是降密，直至解密；还有极少数的升密变化，一般都是暂时的。其发生变化原因有三：一是保密范围发生了变化；二是保密时限的变化；三是密级文件作用发生了变化，原来的密级文件指导作用与现在工作已经不相适应，失去了指导作用，所以立档单位废掉了这类文件，密级也就自然消除了。
2 做好人防档案利用过程中的保密工作
2.1 加强人防档案利用中的监督工作
只有做好档案利用过程中保密工作的监督，才能有效地发现和制止不利于档案保密的不良行为情况发生，才能做到在正确利用档案的过程中保证档案的完整性和安全性。
1、要做好人防檔案利用中的监督工作在于制度的建设。俗话说，不以规矩，不能成方圆。这里说的规矩就是制度，要想管好、用好档案必须有一个科学有效的制度做保障。人防档案利用规章制度一般有阅览制度、复制制度、外借制度等。对利用人员的层次不同确定了不同的利用范围，规定了不同的审批手续，使提供人防档案的利用工作有章可循。在人防档案合理利用的同时，确保不失泄密和文件的完好无损。人防档案利用的规章条例应简明而严密且便于执行，在实践中要细心而认真的加以总结，加以充实和完善。
2、要做好人防档案利用中的监督工作在于队伍的建设。人防档案的管理人员对人防档案的安全负有直接责任，是档案利用制度的重要执行者，因此必须具备较高的素质。一是业务素质，要具备相关专业知识，熟悉档案法规条例，把握所保管的档案内容；二是政治素质，要热爱档案和档案事业，有高度的政治责任心，也踏实仔细的工作态度以及全心全意为人民服务的精神；三是文化素质，要有较高的知识水平，善于总结和利用工作中的经验并利用到人防档案的管理工作中来。此外，还要有敏锐的观察能力和工作能力，能巧妙处理和利用中出现的一般问题。
3、要做好人防档案利用中的监督工作在于监督的措施并加强重点监护。例如档案馆室要安装摄像监视器，对防止某些为不当原因而来馆查阅人防档案的利用者涂改或偷撕人防档案。要及时提醒平时养成看书划线或翻书沾口水之类习惯的利用者。加强利用监督，不仅要做到眼勤，勤观察档案利用者的动态，置每个利用者于视觉之中；而且要做到嘴勤，勤宣传档案利用的相关制度与规定，勤与档案利用者交流，掌握其利用档案的动机与目的；更要做到手勤脑勤，勤分析档案利用者的实际情况与利用效果，勤督促落实利用档案的登记制度，勤检查被利用的案卷。在利用者未离去时，认真检查被利用过的文件和案卷，及时处理发现的问题，并在利用登记簿上备注说明。损毁档案较为严重可归类成违法行为，若有发生，要及时向相关领导汇报，便于及时查处，将损失降到最低。
2.2 正确处理好人防档案的保密与利用
每个公民负有保守国家秘密的义务，这更是档案管理的工作人员的神圣职责。因此，档案管理人员要对工作尽心尽责，高度重视档案的保密性。日常工作中，人们往往有着重保轻的想法。人防档案管理部门要在认真做好保密工作的同时，切实完善工作职能，为领导决策提供良好的保障。要认真抓好密级档案在利用中的保密工作。要在规定的时间、地点、范围内利用。利用必须是在保密基础上的利用，无限制的利用会给党和国家的安全和利益造成危害。所以，对档案工作来说，保密与利用两者都十分重要，决不可偏颇。
人防档案是人防发展的历史记载，是人防工作重大事项经验总结。人防工作是国防建设的重要组成部分，它所形成档案资料不少带有较高的密级。所以管理好人防档案事关国家安全，用好档案事关人防事业的发展。我们只有管理好、利用好人防档案，才能促进人防事业快速发展，为建设一个现代的人民防空体系做岀积极贡献。
作者简介
房磊（1968-），女，辽宁省朝阳市人，副研究馆员，本科，研究方向：档案管理。