完善财会档案管理工作应采取的措施
【摘 要】随着社会经济的快速发展，我国财务会计管理工作成为人们关注的重点，会计档案作为记录和反映企业经济业务的资料，是非常重要的历史材料和证据。会计档案管理作为企业会计工作过程中的一个重要组成，直接影响着企业的整体经济运作情况，因此其在企业管理工作中占据着十分重要的角色。基于此，本文就完善财会档案管理工作进行分析与研究。
【关键词】完善；财会档案；管理
一、财务会计档案特点及作用
（一）特点
来源的广泛性、内容的专业性、形成过程的严密性，均是会计档案的基本特点。首先，进行独立的经济核算、财务收支的单位都是会计档案的来源；其次，运用专业手段实施系统管理，将已经发生的经济活动做出全面的审查与核算，档案的内容一定要反映出企业内部的收支信息，凸出其专业性；最后，会计核算就是用设置账户、复式记账、填制与审核凭证、登记账簿、成本核算等多方面专门的方法，对会计对象做出连续系统、反映与监督工作。所以其形成过程又具有一定的严密性。
（二）作用
财务会计档案对会计分析与会计核查都有一定的依据作用。它对制定有效的经济计划及经济活动决策都能够提供大量可靠信息，可以获得可靠的数据与可行性资料；会计档案能够作为核查会计事项的书面证明。它负责记录经济业务信息，知道哪些符合制度内容，哪些不符合，不符合的内容进行重新审定、查案，保证其真实性的存在；会计档案是分析财政、经济、财务历史的有效系统资料。它能够反映出某个阶段的财务收支的全面事项存在的问题，并做出反应，将“历史事件”明确无误地呈现在档案之中。
二、财务会计档案管理中存在的问题
（一）对会计档案管理的重要意义认知度不高
从会计档案的责任人、经管人、使用人角度分析，对于会计档案管理的重要意义认知上都存在一定的问题。针对责任人来讲，首先许多的财会人员明明知道会计档案管理是财务管理的重要阶段，但是在具体执行过程中，都是”各自扫门前雪”，他们觉得对于会计档案管理的事情都是会计档案管理者的事，其实会计档案的管理与各个环节都有着紧密的联系；其次，会计档案管理者觉得会计档案在各个环节的操作上有经办人、审核人、归档人等责任主体，会计档案的管理的任务主要就是保管与销毁。对管理人来说，单位管理者还有财务负责人很重视资金管理与会计核算工作，然而对于会计档案的立卷、归档、保管、查阅与销毁等等管理工作环节比较漠视。对于使用者来讲，当对会计档案管理有需要的时候，就会很重视，然而对于会计档案在使用上需要办理复杂的手续，这一点却很反感，还有的因为办手续麻烦，就对档案管理者态度不好。
（二）缺乏明确的工作责任分配
企业财务会计具有一定的稳定性，其种类繁多、内容丰富且量大，包括会计凭证、会计账簿和会计凭证。因此，为了科学、有效地开展管理工作，保证其管理质量，大多数企事业单位选择细化分工，将其分类，并根据不同的项目进行管理。一切事物都有两面性，有利就有弊，分类管理也不例外。分类管理在提高工作便利性的同时，由于缺乏明确的工作责任分配，在实际财务会计档案管理工作过程中，相关管理人员相互推卸责任，档案部门和财务部门之间没有明确、系统地划分好工作，使本来分类就混乱的档案管理起来更加困难，使许多档案资料被管理得“无人问津”，从而严重影响了企业财务会计档案管理工作的效率，阻碍了其科学、系统的发展，影响了企业的社会信誉和经济效益。
（三）财务会计档案管理缺乏完善的制度
企业是以获取经济效益为目的的经济单位，而一个企业的经营方式和发展动向与其财务会计有着密切的联系。正因为如此，财会深受企业的高度重视，但是，财会档案管理却没有得到相应的重视，甚至被忽略，因此，在资料收集上，财务会计档案资料不全面。企业只注重会计凭证等专业资料的存档和整理，而电算化方面的归档和备份工作没有做到位，破坏了财务会计档案的内在联系和整体性。在管理上，财务会计档案管理制度缺乏规范化。财务会计档案与一般文件资料不同的是，保存财务会计档案是为后期工作反映经济活动历史，以便于为企业后期工作的重大决策提供资料和借鉴，便于后期工作顺利、有效地展开。但是，企业对财务会计档案管理的重视度不够，没有正规的、熟悉业务的专业工作人员负责相关工作，并进行档案管理；相反，财会档案大多由不同的兼职人员进行管理，人员的流动性较大，且没有接受相关专业知识、技能的培训和指导，相关的档案鉴定和销毁等工作没有得到相应的重视，以致严重影响了财务会计档案管理工作的质量和效果，甚至影响了企业的长期发展和经济效益。
（四）缺乏具有专业知识、技能的管理人员
对于每一个企业来说，优秀的工作人员是其长远发展、繁荣的必要条件之一。由于财务会计档案管理的规律性和特殊性，要求相关管理人员在精通相关业务情况的同时，熟练掌握相关档案的整理分类和装订技术。财会档案管理知识广泛，涉及计算机、会计、档案管理知识和相关的法律基础等。但由于我国在财务会计档案管理方面起步晚，加之对其重视度不够，导致缺乏受正规专业教育和具有档案管理工作经验的人员。管理工作得不到应有的重视，以及财务会计管理工作人员对自己工作的错误认识，严重影响了财务会计档案管理的质量和发展。甚至有的企事业单位因未认识到财务会计档案管理的重要性，未设置相关的管理部门，档案工作没有分配给专职的工作人员，而是由不同人员兼职负责，导致财务资料、档案的整理、装订不规范，致使企业财务会计档案管理工作滞后。
三、完善企业财务会计档案管理的有效对策
（一）对于会计档案的开发利用要引起重视
一是对于会计档案查阅利用手续要严格控制好，一定要做好记录，例如借出、送还、移交、销毁等等环节都应该做好规范的记录，要保证责任明晰、内容齐全、时间清晰。二是要有清晰的档案检索工具索引，例如在编制档案案卷目录、全引目录、专题目录、文号目录等等环节上，有效的引入计算机实施检索，保证调档速度快而准确。三是构建财务档案统计台账，例如建立财务档案查阅记录簿、文书档案汇总记录簿、财务档案数量统计台账、财务档案移交记录本等等。四是有效运用多种财务基础数据资料，对单位预算实施有效的管理、分析财务工作中的特点、找到问题，讨论出有效的方案，更好的为领导决策提供服务。