人事干部如何做好学校的档案管理工作
摘要：学校档案是广大教职工在长期教育教学工作、学校管理和学生学习等活动中形成的具有保存价值的文字、图表、音像等不同形式的材料。档案不仅记载着学校的办学历史，而且记载着全校师生员工的德、能、勤、绩。
关键词：规范、学习、提高、服务、热爱、保密
学校档案是广大教职工在长期教育教学工作、学校管理和学生学习等活动中形成的具有保存价值的文字、图表、音像等不同形式的材料。档案不仅记载着学校的办学历史，而且记载着全校师生员工的德、能、勤、绩。一个学校的管理水平、发展轨迹、文化积淀、办学特色，常常可以从档案中反映出来。现结合本人对学校档案管理工作的体会谈几点看法
一、工作规范到位是做好人事档案管理工作的基础
针对当前档案管理存在的这些问题，应坚持做到“四化”。一是收集归档程序化，建立健全干部人事档案材料的归档制度，特别对于人事变动、工资调整等材料，应及时督促有关部门收集，并按干部管理权限移交管档单位存档；二是鉴别整理规范化，严格按照《干部人事档案整理规范》规定，认真细致地鉴别、整理加工，该归档的归档，不该归档的予以剔除；三是设施建设标准化，按照档案管理设施建设的有关要求，配备标准的档案用品、微机和设备，使干部档案管理实现现代化；四是管理工作制度化，自觉执行档案管理的八项制度，使每项工作都制度化，保证管理工作井然有序地开展。
二、积极学习档案业务，提高档案整理的工作能力
随着新时期档案工作的不断发展和变化，要求我们档案员也要不断的学习，拓宽自己的知识面，学习技术，学习有关的知识，开阔视野，增长技能，以提高工作能力。为此我认真学习档案专业知识理论，更新知识，提高整理档案的水平。我全身心投入到档案工作中，认真地做好档案工作，为学校教育教学、科研和其他工作服务。同时，学校档案材料是领导研究工作、处理重大问题的依据，搞好文件材料收集是确保档案材料齐全完整的前提和基础，也是直接反映学校工作实绩的有力证明。为此为了避免档案资料短缺、脱节、不齐全的现象发生，使计划、总结、制度、会议记录、合同契约、名册、照片、录音、录像带等都能及时的收集整理归档。
三、强化服务意识，热爱本职工作
档案管理是一门专业性很强的工作，要求管理人员既要有高度的工作责任感，良好的职业道德，办事认真的工作态度，乐于奉献的工作精神，又要有扎实的档案管理知识。学校档案室学校在各项活动中直接形成的，它真实地反映学校的管理、教学、科研、后勤服务、基建等方面的基本情况，是学校全体员工辛勤劳动和智慧的结晶，是学校的重要资源。它能为学校总结经验教训，提供有价值的参考资料，能为上级检查，评估提供可靠、翔实的佐证材料。所以档案管理者，首先要认清自己工作的重要性。既要掌握重点，分清主次，更要树立服务理念，明确自己的工作职责。这样，才能热爱自己的工作，热爱档案事业。受传统观念的影响，档案管理工作在学校不被重视而使档案工作人员产生自卑感。其实，学校的每一项工作都是为教育教学服务的，只是服务的内容、方式、岗位不同，不论在什么岗位，都是为学校的发展做贡献。为此档案工作者要进一步提高认识，强化服务意识，恪尽职守，爱岗敬业，以热情的态度提供最优质的服务。
四、加强人事档案保管的保密工作。
保密工作是档案管理中的一项重要工作，贯穿了档案收集、整理、利用、保存的各个环节，是维护档案安全的重要手段，是档案事业持续科学发展的重要保障。人事档案管理部门保管着大量人事档案材料，涉及了公民个人资料，有很多涉密内容。一旦出现泄密，不但造成个人隐私的泄露，还影响了管理部门的公信力。因此，保密工作始终都是人事档案管理部门的重要职责。在日常管理实践过程中，发现目前有些单位、个人对人事档案的保密不重视，随意处理个人档案材料。出现了例如：转递接收档案时没有密封，收集整理材料没有专人负责，档案传递不走机要渠道，档案由个人或非单位持有、管理等不负责的情况，破坏了人事档案的完整、有效，严重影响了人事档案的安全，这样会造成不必要的后果。因此，人事档案保管和查阅使用方面都有严格的保密要求。
五、当前学校档案工作普遍存在的问题
1.档案材料残缺不全，学校档案应为学校的发展留下真实生动的轨迹，应该客观完整记录下学校各方面的工作。但目前在很多学校普通存在两种现象：一是没有综合档案室，学校各科室按照传统惯有的做法，只负责把自己科室自认为有用的材料加以收集整理汇总，档案保管各自为政；二是学校各部门与档案室协调工作严重脱节，档案工作人员没有深入各科室全面收集，各科室教职工贪图一时之便，也没有主动移交手中的档案资源。加之没有健全的档案管理制度，又缺少必要的监督机制，档案的错归错放、随意归档、缺失散失现象相当严重。
2.档案管理手段落后，学校档案不仅是一种历史资料，更是一种信息资源。因此，如何更为有效地利用这种资源成为学校工作发展的关键。目前的学校档案管理多是进行基本的材料收集、整理与保管，没有形成主动对档案资料进行分析、编研，以便有效地提供利用服务的意识，操作上也都是传统的、低效率的手工方式，极少运用计算机及网络技术进行管理，工作上也只是“你查我调”，还处于一种被动的、消极的状态，这些都不能充分发挥档案的作用及利用价值。
面对存在的问题，应该通过提高管档人员的整体素质，促进管档队伍的建设。档案管理人员的业务素质水平直接影响档案管理工作的质量，为了使档案工作人员能够适应档案管理工作的需要，首先要充分发挥档案工作人员的积极主动性、创造性，努力提高档案人员的知识水平和管理能力。由于设备的现代化，档案种类和载体的多样化，管理方法要不断改革，因此，对档案工作人员在业务知识、科学知识以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。原来那些传统的业务知识与工作方法，已不能适应新的形势，所以必须对档案人员加强继续教育，尽快培养一批既能掌握新技术，又能熟悉档案专业知识的人才，才能完成档案管理现代化的任务。
作为档案本身，是沟通历史与未来的桥梁，是连接社会与人生的纽带。随着教育教学改革的不断深化，教育事业的不断兴旺发达，对学校档案管理也提出了更高的要求，还有许多项目有待我们努力去完善。我们要不断提高档案管理水平，更好地为学校的管理、教育、教学工作服务。
参考文献：
[1]《中国科技博览》
[2]《学校管理学》
[3]崔静，人事档案信息开发利用中的矛盾关系