吉林大学国际交流中心从成立至今已10年，自2000年合校后，新吉林大学的外国专家、留学生工作有了很大的变化和发展，教学管理、业务管理和服务保障也有了明确的分工。由原来的各校的各自管理和服务，变成集中教学、业务管理，但由于校区的原因，外国专家、留学生食宿分散在7个住所，这种现状给国际交流中心做好外事服务保障工作提出了新的更高的要求，也给我们带来了新的研究课题。
国际交流中心是集住宿、餐饮、娱乐等于一体的外事服务部门，为外国专家、留学生提供相应的服务是国际交流中心的工作内容。外事服务作为一种特殊的社会活动，是高校管理、服务工作中的一个特殊部分。优质的服务是国际交流中心的生命线，而缔造“外事家园”是有别于其他后勤部门的重要标志，为做好这种特殊的服务工作，我们要从以下几个方面做好工作。
1.掌握外事工作的方针、政策，是缔造“外事家园”的重要前提条件。
缔造“外事家园”是所有工作在外事战线上的全体同志的共同职责和任务，国际交流中心，作为外事后勤保障部门，更是具有举足轻重的地位。我们要教育员工时刻牢记：每位员工不是普通的打工者，而是为国家外交工作添砖加瓦的光荣的外事工作者，我们从事的每一项工作都与国家的外交工作和学校的发展息息相关，员工既要认识到外事服务工作的重要性，更要从政治意义和战略意义的高度认识所从事的工作。服务层次要提高，思想认识首先要提高，要经常组织员工进行理论学习和国际形势教育，清楚外国专家、留学生工作的目的、性质、任务、意义及特点等，并落实到实际工作中去。经常与管理部门和业务部门沟通，定期为员工上外事知识和外事纪律等方面的教育课，这是非常必要的。这会大大提高员工的外事观念和人员素质，将在整体上对外事工作起到十分重要的作用。
2.加强与外国专家、留学生的感情投资,是缔造“外事家园”的重要环节。
我们要从感情培养入手，从点滴做起，与外国专家、留学生真诚相待，主动关心他们的学习和生活，逐渐建立感情基础。外国专家、留学生远离祖国和亲人，生活在一个完全陌生的环境里，无论是工作、学习，还是生活，几乎每个人都会碰到一些令人烦恼的、自己难以解决的各种各样的实际问题和难题。这和我们到国外留学、进修和工作一样，尤其是初到一个陌生的国度，特别希望能得到别人的帮助。虽然有些事情看起来似乎与我们的职责毫不相干，然而这些困难对他们来说确是实实在在的。如果我们不伸出手帮助他们，他们就很难找到解决的办法。因此，我们要改变自身形象，绝不能把外国专家、留学生仅仅当做管理对象，更应把他们看成我们的家人和朋友。虽然我们不是业务管理部门，但承担着很大的工作任务。我们是与外国专家、留学生接触最多的，尤其是在各公寓居住的外国专家、留学生遇到的麻烦会更多，因为远离主校管理部门的专家科和留学生科的老师，他们的问题和困难是在第一线的我们最先知道的，也最清楚的。许多工作需要我们来完成，如果我们只管职责内的事，服务工作就无法做好。我们要实实在在地把外国专家、留学生当做服务对象。不管他们有什么困难，我们都要满腔热情，尽力满足。这就更显得缔造“外事家园”对做好服务工作的重要性。在家里，我们既要当家长，又要和他们处朋友。既要照顾和关心他们，又要帮助教育他们，就四公寓而言，近几年主要居住的是20岁左右的外国学生，我们的员工利用业余时间与外国留学生嘘寒问暖、谈天说地、唠家常。在与外国留学生的交流中深刻感觉到他们的所想所思，也了解到他们的很多情况，并且从中发现工作中存在的一些问题，许多问题都是在这种情况下了解到并及时得到处理的。员工与外国留学生之间建立了相互理解和信任的关系，他们真正把我们当做了家长和朋友。
3.正确对待中外文化差异，是缔造“外事家园”的必要条件。
鼓励相互交往，为外国专家、留学生的生活和学习提供一定的便利条件，尊重他们的宗教信仰和民族习惯，消除文化差异带给他们心理的隔膜与落差，保证他们的正当权益是我们做好外事服务工作的必要条件。外国专家、留学生的许多思考问题的方法，我们不经过深入了解，是不能准确理解的，在很大程度上是文化背景、风俗习惯、个性差异造成的。我们要真正了解工作对象，就必须做个有心人，除了平时与外国专家、留学生保持经常、广泛的接触外，还要随时捕捉一些细微的变化及喜怒哀乐，了解外国专家、留学生的心理特点。这就是所谓的情知教育，它的前提是双方感情的融洽。思想感情虽然是无形的东西，然而它随时都支配着人的行为。在看待外国人与中国人的交往方面，我们要学会正确分析和正确引导。对于外国留学生与中国人的交往，无论是同性还是异性，只要行为不过分，我们就应予以鼓励，至少不干涉。只要做好调查研究和管理的法制化、程序化工作，制定和完善外国专家、留学生的有关法律法规和实施条例，明确管理和服务部门的各自职责，就能很好地解决文化差异带来的矛盾和问题，在校园内营造良好的生活环境和建立良好的外事管理服务机制。
4.优化食宿环境，让公寓真正成为外国专家、留学生的“家”。
和平常人一样，回到家就要住得好、吃得好，对外国专家、留学生在生活上热情关心，尽量满足他们的生活需要，解除他们的后顾之忧，是我们建立家庭的基础条件。既然是外国专家、留学生的家，就应有让外国专家、留学生接受和比较满意的住宿条件和饮食条件。目前国际交流中心各个住所的硬件条件已经相当优越，无论是住宿条件、设备设施，还是洗浴条件、文体娱乐等方面都是比较到位的。除此之外就是吃的方面，目前各个住所都配备了外国专家、留学生的自用厨房，满足了他们的需要，这是很必要的。然而，如果餐厅再能提供一些各国风味的菜肴，让各国友人都能感到中心既像自己的家，又是具有国际水平的服务部门，在这里还能吃上物美价廉、可口的家乡菜肴，那会锦上添花，同时解决了餐饮只有中餐的问题。这样既扩大了餐饮的经营品种，又提高了中心的层次，更显示了交流中心的国际接待水平，这也是缔造“外事家园”不可缺少的内容。
5.注重外国专家、留学生的业余文化生活，与员工娱乐活动相结合。
既然是家，他们除了工作、学习、吃住外，还要玩。以四公寓为例，与外国留学生开展体育比赛和联谊活动，是四公寓一贯坚持的活动之一。事实使我们感觉到这对消除外国留学生的孤独感和寂寞感，起到了十分重要的作用。我们充分了解和清楚外国专家、留学生对文化生活的需求，有组织地开展各种课外活动，并与员工的活动结合在一起，效果更理想。外国专家、留学生在会馆和公寓居住，接触最多的人就是员工，通过联谊活动，双方建立了友好关系，增强了服务与被服务对象的相互理解，也为活跃员工文化生活增加了新的内容。我们经常组织青年员工与外国留学生在一起活动。年轻人在一起，就像家庭里的兄弟姐妹一样，其乐无穷，这样做使外国留学生感到在公寓里生活有亲切感、信赖感和温暖感。
总之，在长期的工作实践中，我们的体会是在新形势下，做好外事服务工作，为外国专家、留学生创造一个在中国、在吉林、在吉林大学的“家”，让他们在异国他乡，在校园里能愉快地生活、学习。我们在工作中要把握好三条：文化理解、情感沟通、热情服务。我们要不断学习，不断提高服务层次，做好外事后勤的各项保障工作，为缔造新吉林大学的“外事家园”作出应有的贡献。