摘 要:高等职业院校人才培养工作状态数据采集平台是中国高职院校办学水平评估(新)方案的一个核心要素,它通过500多个单项观测数据指标可以直接监测出各高职院校办学的基本状况,不仅为高效办学水平评估提供最基本、最原始的数据,同时也可以作为各级教育行政部门、各高职院校自身一个非常直观、有效的管理工具。本文主要介绍了数据采集平台的建设,以及如何使用数据采集平台,同时针对使用数据采集平台当中可能出现的问题进行系统的分析,并提出了指导意见和建议。
关键词:数据采集平台 使用 建设 办学水平评估 管理
中图分类号:文章标识码: A文章编号:
1. 概述
1.1 构建高等职业院校人才培养工作状态数据采集平台的重要意义
随着社会发展对高技能人才要求的不断提高,高等职业院校的发展也从规范化建设转到内涵建设上,高职院校的改革发展要强化特色,提高人才培养质量。为了加强高职人才培养工作水平评估与质量监控,国家教育部对高职高专院校全面推进实施新的评估与质量监控体系,主要是通过对“高等职业院校人才培养工作状态数据采集平台”(以下简称数据采集平台)的使用,深化新评估方案,从内涵、形式等方面彻底革新原来在高职人才培养工作水平评估中所沿用的做法。
建立“数据采集平台”的主要意义正如教育部高教司高职高专处长范唯所强调的那样:我国高职人才培养工作主抓两头,一头是抓重点建设,即108所示范院校建设;另一头就是抓基础性的普及工作,涉及全国近1200所高职院校的专业人才培养工作水平评估与质量监控,即建设使用好“高等职业院校人才培养工作状态数据采集平台”。
1.2 数据采集平台的内涵
“数据采集平台”由10个一级项目分类和45个二级项目分类组成,通过36张数据采集表、约500个单项观测数据指标,最终将约120个汇总统计指标集成在1张统计汇总表中。每个状态数据基本来源于数据生成的源头,能更好地关注监控教学实施和管理运作的真实有效性、原始即时性;同时也充分考虑到了各项状态数据采集平台指标的导向性、安全性以及数据的可用性。
1.3数据采集平台的用途
“数据采集平台”本身具有以下四个功能:
1、统计汇总,反映现状。
2、管理监控,促进学校规范化。
3、分析开发,提供决策,把有价值的数据转化成知识。
4、知识管理,激发创新
“数据采集平台”的这些功能除了用于评估之外,还可用于学校内部的长效管理,可将导出的数据表组成各类工作簿使用于部门、专业和岗位的运作管理。
2. 数据采集平台的建设
2.1 数据平台建设的目标
2.1.1管理上的目标
要把平台建设作为学校不断的完善保证教学质量保障体系的重要手段和方法。通过平台建设来促进学校管理方面的制度化、规范化和标准化。通过平台提升学校的管理水平,通过平台深化内涵建设。
2.1.2要实现四个满足
平台建设将在全国为形成一个从学校到省教育行政部门及省厅、教育部三级教学管理网络,这个网络构成要满足四个方面的需要:一要满足高职院校的需要,学校从平台中随时随地了解差距,加快学校教学改革进度;二要满足教育行政部门的需要,将来实现平台网络化之后,就可以直接在网上点击相关链接,了解各学校的运行的状态,比如学校的发展,示范性院校验收、年检、二级工程的启动,以及精品课程、优秀的教学团队、教学名师、特色专项评审等等;三要满足评估工作的需要,平台条目里已包含新方案当中所需要的众多信息,涵盖了反映学校人才培养工作的主要内容,而且一些专项的评估也可以使用;四要满足社会各方的需要,平台对社会公布后,学生、家长、企业等可以借助该平台了解各学校的运行状况。
2.2 平台设计的三个依据
2.2.1 主要依据
(1)教高[2006]16号文,《教育部关于全面提高高等职业教育教学质量的若干意见》,平台的指导思想、贯彻实施、字段设计均依据16号文。
(2)教高[2004]2号文,《教育部关于印发》主要是评硬件,它是数据平台预审的主要依据。
(3)教高[2008]5号文,《教育部关于印发》是平台的框架结构,字段设计的重要依据。
2.2.2 示范性建设文件依据
平台设计还充分参考示范性院校的文件精神,如示范性院校的引领、榜样作用等,体现高职特点。
2.2.3 借鉴依据――高基报表
平台的填写说明,指标的解释与高基表的注释有一定的互通性。数据平台2009年做了一次修改,本次修改主要是针对与高基报表接轨问题。
2.3 平台建设的原则
2.3.1原始性
数据的原始性要求采集原始数据,由下而上,必须由信息的源头(如教师本人等)来填写。因此,数据的原始性就是要把信息源头的状况采集上来。
2.3.2 即时性
平台要跟踪变化、反映实时状态。数据有两大类,一是静态数据,二是动态数据。静态数据指相当长的一段时间内相对稳定的信息,如占地面积、建筑面积,宿舍面积等。而平台所关注大多数动态数据(高职评动不评静),如教师数等,经常会发生变动,能否即时采集这些动态数据,不仅可以体现一个学校的管理水平,而且可以反映出一个学校的制度化、规范化、标准化的程度。
2.3.3 独立性
平台要求“端对端”对接,采集者对数据的真实性负责,平台是独立运行的,它不依附于校内现有的一些软件系统。
2.3.4 写实、公开
平台数据要求实事、实情、实态、实数、实话,要向全体师生员工、社会各方公开。
3. 数据采集平台的使用
对高职院校来说,怎么把平台规范化、制度化操作,怎么使用好平台非常重要,要真正使数据采集平台成为学校提高管理水平、管理质量的一个良好工具。这其中理念的转变很关键,要从思想上、意识上接受这个平台,只有接受了,才能更好的了解平台、熟悉平台,理念不接受,平台就上不去。所以要认真了解平台的内涵,合理使用平台,才能使平台发挥最大的效用。
3.1 分析信息内涵连结
平台中的各项数据是客观存在的量化描述,但是孤立的数据所对应的往往只是单一的维度,既缺少内涵更不能代表整体。所以要善于进行组合提升,使那些孤立的数据加工成为具有丰富内涵的信息。
院校人才培养工作是一个庞大复杂的有机体,各系统、各部门、各项工作、各方人员之间都存在联系。因此,要将理念、组织、机制、队伍、过程管理、资源配置和监督评价的信息连结起来加以考察、判断。
要尽可能进行纵向和横向比较,从发展趋势分析影响因素与影响强度,比较其在同类中的位置,寻找造成其优、劣的根本原因。
纵向和横向的比较,不仅可在院校之间进行,还可以在专业、课程等层面进行。
例1:根据上海市2009年数据采集汇总平台,可知上海市高职专业分布概况如下:学校平均专业数:20个;专业平均规模数:185人;学校平均规模数:3622人。
同样,通过福建省2009年数据采集汇总平台,可以得出我省2009年的相关情况:学校平均专业数:19个;专业平均规模数174人;当年招生专业数占专业设置比为88%;学校平均规模数:3286人。
通过这些数据的对比可以看出各个地区之间的高职教育的发展情况。
例2:
上海市在2009年新专业申报时,首先在平台查找学校教学基本条件、师资、专业设置及招生整体情况,为评审专家提供客观的第一手资料。
上海市进行教育建设规划时,可以借助这一数据平台,了解各学校发展状况,使数据平台在建设规划的制定中发挥积极作用。
3.2 规范运行和合理使用
1、规范有序运行:建立制度、明确流程、规范运行、提高质量
(1)制订运行规定:理念即时、操作及时(如参观一次基地,回来就可以马上填写,不要等一年后再填。)
(2)分解指标任务:平台有400多个字块,要进行分解,有的信息由领导填写,有的信息由教师填写,然后再进行重新组合。
(3)明确汇总手段:端到端、点对点(个体对自身输入的数据负责,不能采用中间审核环节,每个数据输入后直接汇总到管理员处)。
(4)掌握操作方法:通过系统培训使每位老师准确了解应该输入什么信息、如何输入,明确每一种信息的内涵。
2、充分合理使用
(1)院校领导可以参照数据了解学校发展状况,同时可以及时发现问题,从而更好地做出判断和决策。
(2)评估专家要明确角色和程序。
①根据数据找重点,熟悉量化标准,积累评估经验。
②根据“说明”找原因:以“说明”为切入点,分析取得成绩或存在问题的原因。
③提出建设性意见或建议。
3、努力达到“五个满意” :教职工满意 、校领导满意 、省级教育行政部门满意 、教育部满意和社会有关各方满意。
建议各高职高专院校通过建设和使用数据平台,使之不仅能为新评估方案提供最原始、真实、即时的数据,而且能成为各级教育行政主管部门和各个院校提升管理水平的重要工具。
4. 数据采集平台的问题分析
4.1 平台本身存在的问题
1、个别字段设计不够合理。
2、有的注释内容不够全面 ,反映问题不够全面。
3、操作技术不够简易,Excel单机版存在局限性,而网络版就会好很多。
4、对个别指标内涵的理解上,容易造成歧义,不同学校存在不同的理解。
4.2 福建省数据采集平台普遍存在的问题
4.2.1 不少学校在思想意识上没有真正接受数据平台。
很多学校还只把“平台”当作填报上报数据的工具,而没有把它也当作是学校提高管理水平、管理质量的一个工具。
在实际填报的过程中,很多学校会询问教育部各种数据的具体指标是多少,言外之意是要参照指标来填报,而不是依据实际情况来填报,这既违背了“原始、如实”的原则,也违背了“平台”填报的初衷,同时也无法为学校自身的发展提供一些参考依据。再比如有个别学校把一些社会有职务的名人当作自己的专任教师,这明显违背了“独立、原始、即时、公开”的填报原则。诸如此类现象的发生,表明有部分学校只是将平台当作一个应付上级行政主管部门的填报工具,而没有把平台当作是一个有效的学校管理工具。
其实“如实、即时”填报好的“平台”完全可以当作学校各级领导的一个管理工具,领导可以随时通过平台上所显示的信息,了解自己学校的发展状况,并把它作为学校发展管理的一个重要参考依据。比如领导想了解校企合作、产学结合的具体落实情况,可以查看与其建立的校外实训基地(表4.2)的实际运行情况、查看在该单位的顶岗实习与录用情况(表7.4)、查看与该单位的产学合作具体情况(表7.5),通过查看平台上的这些数据,可以更深层次地了解学校在校企合作、工学结合方面的执行情况,为学校进一步深化教学改革提供原始的参考依据。
4.2.2 学校在填报数据平台时,会存在多级审核现象。
数据平台要求源头采集,不允许中间存在各级审核环节。但在实际的操作过程中,适当的审查是可以的,这个审核主要是落实数据填报的规范性问题,而不能修改源头采集的数据。数据一定要正确反映学校的实际情况。
4.2.3 在填写时对于规范化的要求做的还不够到位。
有很多学校也很重视平台的填报,通过多渠道了解应该如何填报数据平台,但最终还是会出现问题,这些问题主要集中在规范填写上,具体体现在以下几个方面:
(1)时间格式填写不规范,比如规范的时间格式为“2008-09”,但在填写时经常会出现大量不规范的格式,表现为“2008-9”、“2008/09”、“2008年9月”、“2008.09”、“2008.9”、“2008”等。
(2)填写时没有注意数据的单位,数值没有按照要求填写。如表6.1.1中的“行业企业工作时间(年)”已经标注好了单位是年,这时下面的表格就只能填写数值了,而且填写的数值应该是介于0-1之间的数值(因为平台要采集的是一学年之内的数据)。
再比如表4.1中的“设备值(万元)”已经标注好了单位是万元,如果填写时没有注意,按元来填写,就会造成统计错误;如果填写时又重复填写单位,就会造成数据无法汇总统计。
(3)有些不该空缺的栏目空缺,而该空缺的栏目却没有空缺。比如表6.1.1中的“是否为专业带头人、骨干教师”等判断类单一选项字段不能空,但很多学校在填写时把它们空缺了。
没有数据而且不是单一选项的项目,要求放空,不要再填写“无”了,如表6.1.3“校内专任教师其他情况”中的项目如果有就填,没有就空缺不要填,如果一个老师所有的项目都没有,那么连这个老师的名字都不要填写进去。此外像教工号等项目如果空缺,那么在汇总统计时,就会造成该老师的所有数据丢失。
(4)此外还有不少学校出现一人多专的情况,即一个人会以多种专职身份出现:院领导、专职教学管理人员、专职学生管理人员、专职招生就业指导人员、专职督导人员、专职教学研究人员不能是专任教师,也不能一个人兼两种或两种以上的专职工作。
(5)还有的在填写时会用简称,没有采用严谨的规范用词。比如表6.1―6.4/7.1―7.2里的系部和专业要用规范的全称,不要用简称,否则会让人感觉整个平台数据杂乱无序。
(6)有的学校在填报时没有注意平台所采集的时间段,会把多年的数据都采集进去。如2009年上报的数据应该是发生在2008年9月1日―2009年8月31日的数据,但很多人在填写的时候会把多年的数据都采集进去,比如表6.1.3中很多人的获奖时间、论文发表时间都是前几年的,甚至还有上个世纪80-90年代的。
(7)信息不全。部分学校在采集的时候只采集了部分信息,这就没有办法如实反映学校的办学状况。
4.2.4 对于个别指标的内涵理解还不够透彻。
由于不同的人看待问题的角度不一样,导致不同学校对平台数据的理解不一致,所以在填报时会出现同一个栏目里,不同学校填报的内涵不一致。有的学校在填报时没有注意认真阅读填报的注释,导致其对指标的内涵理解不够透彻。
5. 对数据采集平台的使用和建设上的建议
结合笔者在数据采集平台的填报汇总过程中的工作,总体感觉高职教育界对数据平台都很重视,但侧重点不一样:教育部官员和课题组的专家重视平台的实际作用,而各个高职院校重视的却是如何填报,这与教育部开发数据平台的思想理念存在着一定的偏差。这就要求各个高职院校一定要改变观念,切实重视数据平台的建设,不仅要严谨对待数据平台的填报,真正做到“原始、即时、独立、公开”,而且要把数据平台当作一个学校管理的工具,在使用好数据平台的基础上,还要根据各个学校自身的情况,积极参与数据平台的建设,使之真正为我所用。下面将从各院校对数据平台的建设和使用层面上,提一些个人的见解和看法:
5.1 平台使用、建设的即时性
教育部要求平台一年一报,但从学校自身使用的角度上来看,完全可以做到一月一报,甚至可以随时填报随时汇总,具体操作起来其实也很简单,太可不必全校上下大动干戈。一般每个学校都会有专人负责数据平台的管理,这样就可以在上一年度填报的基础上,由学校老师和部门随时把出现变动的信息及时填报并传送给负责数据平台的管理员,管理员再及时汇总,这样平台就可以随时体现出学校运行的基本情况。
5.2 制度管理、促进规范。
在即时填报数据信息的基础上,平台完全可以给学校提供一种有效的管理工具和方法,引导学校建立可靠、高效的内部质量保障体系,使教学管理更加规范、更加到位,学校应及时将发生变化新数据填报上去,以减少数据的误差,同时实现校内各部门之间的资源共享。通过使用平台,推进学校管理模式以及管理方法的改革,使之更科学化、信息化。比如若能及时把各专业的学生信息输入到平台中,那么这时不管是哪位领导或老师需要了解学校学生的情况,就不要再去找教务部门或学生部门要数据了,可以直接通过平台来查看了。再者通过平台的使用,一方面可以使全体教师既能看到自身的成绩,又能看到他人的成就,同时还可以更清楚地看到自身的优势和不足。另一方面,教职工可以通过平台看到学校的现状和发展趋势,学校领导可以通过平台了解教职员工的情况和学校的发展瓶颈,从而使学校逐步形成自我约束、自我激励、自我完善、自我发展的机制。
5.3 认真研究平台数据,服务教学管理,深化教学改革。
高职办学的要求是“以服务为宗旨、以就业为导向、走产学结合的发展道路”。对这些办学要求执行的怎么样、落实的怎么样,专业开设是否合理、是否平衡、课程设置是否合理、师资队伍结构是否合理?这些信息都可以在平台上体现出来,各级领导要认真研究平台的相关数据,为学校的进一步发展提供决策依据。
5.4 使用平台可以起到相互监督和为各种考核和评选提供数据支持。
平台数据可以在校内公开,所有的数据接受同事、领导的监督,这在无形当中就可能成为个人发展的动力之一。数据平台涵盖大量的基础信息,可以成为老师教学工作量考核、科研工作考核、人事考核的重要依据之一,以减少大量的人力物力。平台上也汇总了大量专业和课程的基础信息,它也可以作为学校评选精品专业和精品课程的参考依据。
5.5 数据平台的制度建设
在平台的建设和使用上,要使之形成制度,并严格运行,唯有如此才能使平台在学校的管理中发挥更大的效用。比如可以出台政策,明确规定平台的采集、浏览、分析与管理权限,不同类型数据的采集周期要求,不同行政与教学部门对所采集数据的浏览与分析要求,明确整个平台运行过程的奖惩办法。也可出台政策明确平台运行管理部门对平台进行开发、维护和角色授权等细则。
5.6 对数据平台的技术建设上的建议
各个高职院校可以以教育部开发的平台为基本依托,开发适合自己学校需要的新平台。具体可以从以下三个方面着手:第一,根据学校教学和管理的需要,适当增加栏目,使得平台的信息更加齐全;第二,根据需要开发 “仪表盘”,使数据统计更加直观,既可以横向对比,又可以纵向对比,这样经过对比后能产生比较的曲线或图标,或是发展的曲线或图标;第三,可以在EXCEL单机版平台的基础上开发网络版的平台,现已有很多省份在开发和试用了。我省教育厅和各个学校也可以根据自己的需要来开发网络版的平台,它更能体现“原始、即时、独立”的原则,通过网络版,老师可以随时输入有变动的数据,数据输入之后在网络的终端直接就生成汇总的数据,这样可以使统计的数据更及时,也减少了中间的审核管理环节,真正实现“端对端”的管理,更能保证数据的原始性。
以上是笔者结合自身工作经验提出的一些看法和观点。各高职院校要切实提高教育理念,真正重视数据平台的建设和使用,这样就能把数据平台做的更好,使它更好地为学校管理和各级教育行政主管部门服务,更好地为高等职业院校人才培养工作评估服务,从而进一步深化高等职业教育改革。用专家的话说,就是“数据采集平台建设好了会引起高职教育管理的一场巨大变革”。
参考文献:
[1]教育部关于全面提高高等职业教育教学质量的若干意见.教高【2006】16号文。
[2]教育部关于印发《高等职业院校人才培养工作评估方案》的通知.教高【2008】5号文。
[3]教育部关于印发《普通高等学校基本办学条件指标(试行)》的通知.教高【2004】2号文。
[4]教育部关于全面开展高职高专院校人才培养工作水平评估的通知.教高厅【2004】16号文。
[5]杨应崧.《高等职业院校人才培养工作评估方案》及其指标体系解读.(高等职业院校人才培养工作评估解读与问答).高等教育出版社.2009-11。
[6]何锡涛.“高等职业院校人才培养工作状态数据采集平台”解读.(高等职业院校人才培养工作评估解读与问答).高等教育出版社.2009-11。
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